探究大數(shù)據(jù)背景下的檔案管理模式轉(zhuǎn)型

李曉葉

[摘 要]現(xiàn)代信息技術(shù)不斷進步有助于檔案管理方法革新與電子化檔案系統(tǒng)普及應用。進入21世紀以來，在諸多新興信息技術(shù)中，大數(shù)據(jù)技術(shù)因能將原始數(shù)據(jù)加工轉(zhuǎn)化為可利用信息而受到社會各界的普遍歡迎，各行各業(yè)在處理電子文本檔案時都首選使用大數(shù)據(jù)技術(shù)。該技術(shù)可以幫助檔案管理者收集相比實物檔案更多的數(shù)據(jù)，且僅占用極小空間，數(shù)據(jù)保存成本較低，信息挖掘效率更高，具備較強可循環(huán)利用效果，管理者能夠借助大數(shù)據(jù)技術(shù)記錄并統(tǒng)計數(shù)字化檔案庫中不同領域數(shù)據(jù)的內(nèi)在相關性，高效去除數(shù)據(jù)庫中的無用或冗余數(shù)據(jù)。工作人員使用較為方便，管理難度不高。基于此，文章分析了大數(shù)據(jù)技術(shù)對現(xiàn)代檔案管理方式革新的推動作用，并指出了基于全新信息技術(shù)構(gòu)建的數(shù)字化檔案管控機制的內(nèi)在弊端，提出了具有參考意義的解決方案。

[關鍵詞]數(shù)字化檔案;大數(shù)據(jù)技術(shù);信息安全

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2020.16.087

[中圖分類號]G271[文獻標識碼]A[文章編號]1673-0194（2020）16-0-02

0? ? ?引 言

以大數(shù)據(jù)技術(shù)為代表的各類信息處理技術(shù)極大地解放了現(xiàn)代社會的生產(chǎn)力，讓一體化集中管理制度普及成為可能。大數(shù)據(jù)技術(shù)能夠處理相互之間毫無關聯(lián)的原始數(shù)據(jù)并發(fā)掘其中價值，使之可為某一目的而被重復使用，或者同時用于不同目的。因此，企業(yè)必須意識到大數(shù)據(jù)時代數(shù)據(jù)的應用潛力是無窮無盡的。為了更好地發(fā)揮數(shù)據(jù)可利用價值，檔案管理部門應將其轉(zhuǎn)化為經(jīng)濟效益及社會效益，做好電子數(shù)據(jù)的收集與儲存工作。隨著技術(shù)革命的出現(xiàn)，各行業(yè)的檔案管理模式發(fā)生了改變，檔案管理部門必須與時俱進，保證檔案數(shù)據(jù)處理模式與現(xiàn)代社會的技術(shù)相適應。

1? ? ?大數(shù)據(jù)技術(shù)對現(xiàn)代檔案管理體系革新的推動作用

1.1? ?突破了數(shù)據(jù)存儲的空間條件限制與信息追溯的時間條件限制

傳統(tǒng)形式的紙面檔案管理無法完整地記錄信息錄入檔案的時間，可追溯性不高;在信息技術(shù)產(chǎn)生并應用之前要完成業(yè)務數(shù)據(jù)錄入與儲存必須消耗大量時間成本;檔案存放占用較多空間;在查詢檔案內(nèi)部各項信息之前需要辦理煩瑣復雜的手續(xù)，修改處理紙質(zhì)檔案信息的難度大，耗費時間長;檔案管理者的工作熱情普遍不高。但大數(shù)據(jù)技術(shù)條件下，管理者可在任意時段修改編輯電子檔案的數(shù)據(jù)，幫助有需求的用戶在數(shù)字化檔案庫中查找想要的信息，檔案管理工作不再有空間條件方面限制，且使用大數(shù)據(jù)技術(shù)處理檔案數(shù)據(jù)的管理系統(tǒng)能夠在錄入檔案資料的同時記錄資料錄入時間，且無法由管理者進行二次修改。這就保證了檔案信息的可追溯性，一旦發(fā)生信息編輯錯誤或存儲設備損壞，管理系統(tǒng)可以臨時調(diào)用云端存儲的數(shù)據(jù)進行全面修復，避免因人為活動造成檔案數(shù)據(jù)遭受不可修復的損壞。

1.2? ?改變了數(shù)據(jù)存儲模式，延長了檔案使用壽命

大數(shù)據(jù)技術(shù)為信息數(shù)據(jù)更換了具備更長使用年限的載體，減輕了檔案修復和保存消耗的資金成本，提高了檔案中有價值數(shù)據(jù)的轉(zhuǎn)移效率。在面臨突發(fā)自然災害或人為失誤時，基于信息化技術(shù)構(gòu)建的檔案系統(tǒng)有更強的抗風險能力與自我修復能力，利用大數(shù)據(jù)技術(shù)構(gòu)建的數(shù)據(jù)存儲體系不會因某一終端設備損壞受到結(jié)構(gòu)性損傷。相比之下，紙質(zhì)檔案容易因各類突發(fā)事故或次生災害受到不同程度的損壞，或者紙質(zhì)檔案因時間限制發(fā)生老化破損，紙張因過度脆化而難以使用常規(guī)手段進行查閱，喪失繼續(xù)使用的價值。大數(shù)據(jù)技術(shù)采用分布式存儲機制，能夠提高檔案儲存的安全性、增加檔案使用壽命，且數(shù)據(jù)庫日常運轉(zhuǎn)的穩(wěn)定性高于紙質(zhì)檔案館，技術(shù)層面的升級革新能減少對紙張的大規(guī)模使用，減少對林木資源的消耗，老化的紙質(zhì)檔案無法循環(huán)利用，而廢舊的電子設備可回收利用，更加節(jié)能環(huán)保。

1.3? ?改變了檔案管理人員的工作模式

傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案時代的檔案信息錄入工作是分階段的，個人材料上交時間并不統(tǒng)一，各項基礎性信息的錄入并不完整，個別文化素質(zhì)不高的工作人員對某些專業(yè)性較強的檔案信息把握不準確，對內(nèi)容理解有較大偏差，容易發(fā)生誤錄和歸檔類別錯誤問題，不利于用戶使用檔案數(shù)據(jù)。引進大數(shù)據(jù)技術(shù)的檔案部門可定期清查云端電子化檔案的信息數(shù)據(jù)完整性，將個人化的檔案信息處理工作轉(zhuǎn)變?yōu)椴块T所有員工合力完成的集體任務，通過均分檔案信息處理任務減輕員工的個人工作壓力，從源頭控制好檔案信息處理工作的質(zhì)量與效率，依靠信息技術(shù)保證檔案數(shù)據(jù)的可用性，避免因個人理解力不足而錯錄檔案信息的情況發(fā)生，檔案部門的管理員可借助大數(shù)據(jù)技術(shù)查詢基本信息的類別，在做好信息分類后再對個人信息進行數(shù)字化歸檔處理。

1.4? ?提高了信息流通速度

檔案信息在錄入數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)后，必須通過大數(shù)據(jù)技術(shù)進行處理，因為只有將數(shù)字化信息進行數(shù)據(jù)化利用，才可以發(fā)揮信息的潛在利用價值，獲取更多的經(jīng)濟收益。傳統(tǒng)形式的紙質(zhì)檔案庫無法將信息通過大數(shù)據(jù)技術(shù)加工并進行數(shù)據(jù)化處理，信息流通速度較慢，無法高效傳輸具有時效性的資源。而在大數(shù)據(jù)時代，數(shù)據(jù)化的檔案信息能夠在網(wǎng)絡空間進行高速同步分享傳輸，依托云平臺能夠讓每個接入信息分享網(wǎng)絡的個體在云端存取各領域的數(shù)字化檔案信息，各類自動化的云服務能夠降低普通人查閱專業(yè)技術(shù)化檔案并從中提取可用數(shù)據(jù)的難度，為平臺記錄數(shù)據(jù)開辟更多的使用途徑，檔案中記載的信息數(shù)據(jù)價值能夠在云共享活動中得到充分利用。

2? ? ?利用大數(shù)據(jù)技術(shù)管理檔案信息的弊端

2.1? ?檔案信息管理隊伍的素質(zhì)不高，難以維護信息安全

大數(shù)據(jù)技術(shù)全方位地改變了檔案信息的存儲形式，也為檔案信息管理人員提出了新的工作要求。信息時代的檔案數(shù)據(jù)管理工作對工作人員的專業(yè)素質(zhì)要求較高，如果工作人員對現(xiàn)有的信息分類方法缺少理解，就無法保證檔案錄入工作的效率與準確性，部分檔案部門工作者業(yè)務能力不高，難以全面理解數(shù)據(jù)表達的意義，不具備主動在數(shù)據(jù)庫中尋找問題并解決問題的大數(shù)據(jù)意識，網(wǎng)絡技術(shù)知識匱乏，無法妥善操控信息設備，未能掌握數(shù)據(jù)分析技巧，容易埋沒關鍵性數(shù)據(jù)的重要使用價值。此外，部分員工道德水平較低，無法堅守既定的行業(yè)行為準則，容易對外泄露機密數(shù)據(jù)。這些素質(zhì)不高的員工拖慢了檔案管理體制向信息化方向升級的速度，成為現(xiàn)有檔案管理體系中的不穩(wěn)定因素，檔案部門管理者必須對其加以清除。

2.2? ?檔案信息管理方法未能跟上技術(shù)升級步伐

檔案管理隊伍使用的信息管理措施與紙質(zhì)檔案時期基本一致，未能進行系統(tǒng)性的優(yōu)化革新，檔案管理人員仍習慣在將信息錄入電腦之前進行歸類，保留了一些在整理紙質(zhì)檔案時養(yǎng)成的工作習慣，例如，在重要檔案上做明顯標記便于未來查詢等。多數(shù)檔案管理者不習慣使用數(shù)據(jù)處理軟件對信息進行分類，分析信息含義時受到固有思維的限制，無法根據(jù)檔案信息本身的性質(zhì)做出更精準的分類，新時代技術(shù)革新推動了檔案信息一體化發(fā)展進程，融為一體的數(shù)據(jù)比分為不同類別的數(shù)據(jù)更具重復利用價值，工作人員使用傳統(tǒng)的檔案信息處理辦法無法完成信息庫中各大數(shù)據(jù)集的重組搭配工作，也無法保證重組后的檔案信息數(shù)據(jù)的還原性，檔案管理人員自身掌握的數(shù)據(jù)樣本較小，數(shù)據(jù)分類或重組經(jīng)驗不足，無法按照現(xiàn)有的行業(yè)質(zhì)量標準處理檔案中的各類數(shù)據(jù)。

3? ? ?提高數(shù)字化檔案管理效率的可行措施

3.1? ?重建檔案部門管理結(jié)構(gòu)與管理隊伍，提高人員專業(yè)素質(zhì)

由于現(xiàn)存管理隊伍素質(zhì)不高，且管理人員習慣陳舊管理模式，對信息技術(shù)的使用技巧掌握不足。只有人員素質(zhì)隨著技術(shù)升級而升級，才能切實提高檔案信息管理效率，提高數(shù)據(jù)信息存取查閱速度。因此，檔案管理部門必須重建管理隊伍，提高工作人員的專業(yè)素質(zhì)和辦事效率，使他們保持工作的積極性，讓新購置的信息處理設備發(fā)揮更大的效用。因為我國信息行業(yè)的高端技術(shù)人才供應不足，無法滿足社會各行業(yè)的用人需求，所以檔案部門可與國內(nèi)高校合作，共同培養(yǎng)一批具備較強的算法設計能力與較高統(tǒng)計學學科素養(yǎng)的數(shù)據(jù)分析師，縮減面向社會招募人才消耗的時間成本，建立完整的大數(shù)據(jù)分析人才培育體系，引進國外具備相應工作經(jīng)驗的優(yōu)秀行業(yè)人才，為檔案管理工作注入活力。高效率的檔案處理工作必須由具備相應大數(shù)據(jù)處理經(jīng)驗的專業(yè)人才隊伍作為支撐，新時代的檔案管理者應對數(shù)學和統(tǒng)計學知識有所了解，并掌握基本的編程技巧，具有較高的網(wǎng)絡科學與信息技術(shù)素養(yǎng)。主管人員可對檔案管理人員進行系統(tǒng)性的專項能力訓練，培育基層工作人員的敬業(yè)精神與服務意識，使之遵守行業(yè)紀律規(guī)范，提高檔案管理工作

的紀律性。

3.2? ?創(chuàng)新檔案信息管理方法，開發(fā)信息的內(nèi)在價值

現(xiàn)代檔案管理工作必須面對海量的數(shù)據(jù)信息，專業(yè)的數(shù)據(jù)分析師能夠從大量原始數(shù)據(jù)中挖掘具有一定參考價值的信息，檔案管理工作者不應沿襲舊時代的工作思路與方法，而應改變數(shù)據(jù)分析方法，在整理匯總檔案信息的同時將信息加工為可采集的數(shù)據(jù)，并探索其具體的應用途徑。將用戶查詢過的檔案信息作為數(shù)據(jù)分析的線索與出發(fā)點，預測用戶下一次查詢數(shù)據(jù)的類別與方向，通過大數(shù)據(jù)技術(shù)進行數(shù)據(jù)匯總與深度挖掘，探明大多數(shù)檔案查詢者關注的是哪種信息，根據(jù)檔案信息關注度的變化推出具有吸引力的附帶式信息查詢服務。

4? ? ?結(jié) 語

在檔案管理制度中應用大數(shù)據(jù)技術(shù)，為改變紙質(zhì)檔案時代的管理方法與管理隊伍組織模式提供了有利條件。新的管理模式應以現(xiàn)代化信息技術(shù)為基礎，強化檔案管理人員的辦事能力，提高信息查詢服務的質(zhì)量，發(fā)現(xiàn)數(shù)據(jù)在不同領域的應用價值，提高檔案管理工作的社會效益，保證檔案部門的管理能力隨著科學技術(shù)的革新不斷升級。

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