論文秘工作和文書檔案管理工作的一體化

劉婷

摘? 要：本文在簡要概述文秘工作與文書檔案管理工作關系的基礎上，強調(diào)了兩者之間既緊密相連又相互獨立的特殊關系，對當前文秘工作與文書檔案管理工作中存在的問題進行了概括分析，并提出樹立一體化的管理理念、規(guī)范管理工作、借助信息化手段以及培養(yǎng)專業(yè)人才等加強文秘工作和文書檔案管理工作的具體的措施。

關鍵詞：文秘工作;文書檔案管理工作;一體化

現(xiàn)如今，隨著辦公自動化和檔案管理現(xiàn)代化水平的快速發(fā)展，對機關文秘和檔案工作也相應的提出了更高的要求，如何創(chuàng)新工作方法，使文件登記、立卷、著錄工作適應檔案管理現(xiàn)代化的要求，已成為機關文秘和檔案工作者面臨的一個問題。本文就文秘工作和文書檔案管理工作的一體化發(fā)展作一些簡單的探討。

一、文秘工作和文書檔案管理工作的關系

文秘工作與文書檔案管理工作兩者是魚水關系，將這兩項工作有機的結合起來是現(xiàn)代化辦公的必要手段。文秘工作與文書檔案管理工作在日常工作中都需要經(jīng)常與文件打交道，文件是檔案的前身，檔案是文件的歸宿，文秘工作者是文件的創(chuàng)造者，而文書檔案管理工作者是文件的守護者。文秘工作者完成的重要的文件或資料要定期移交到檔案管理室進行保存，以后若因為工作需要，文秘工作者還需要文書檔案管理人員的幫助找到相關資料。公文制發(fā)的怎樣，不僅僅決定公文本身的質(zhì)量，同時，也影響日后檔案的質(zhì)量，決定了檔案工作規(guī)范化、標準化的質(zhì)量的問題。由此可見，文秘工作與文書檔案管理工作的質(zhì)量相互影響著對方的工作質(zhì)量，因此將文、檔兩者之間的兩項不同專業(yè)的工作有機結合起來，使之規(guī)范化是現(xiàn)代化辦公的必要手段。

二、文秘工作與文書檔案管理工作中存在的問題

在現(xiàn)實工作中文秘工作與文書檔案管理工作既具有統(tǒng)一性的特點，又在分工上各有不同之處，因此大多實行分塊管理制，這種體制從某種程度上拉大了文秘工作和文書檔案管理工作的距離，使文秘人員文書檔案意識淡薄，另一方面檔案人員也很少考慮文秘工作，致使二者在管理過程中出現(xiàn)脫節(jié)，主要表現(xiàn)為：

（一）公文的格式和處理辦法不規(guī)范

1.用紙不達標，裝訂不規(guī)范。公文用紙質(zhì)量差和耐折度低，保存時間不長;紙型大小不規(guī)范;印刷裝訂中，有掉頁、漏頁、壓字、釘腳不齊等問題。影響到公文的嚴肅性、美觀性和文書檔案的完整性。

2.文種不準確，程序不規(guī)范。最容易混淆的是“請示“和“報告”不分，有的該用“請示”卻用了“報告”，有的“報告”中來雜“請示”的內(nèi)容，有的甚至把兩個文種合一為“請示報告”，影響了公文受理及其作用的發(fā)揮。公文的辦理程序常常是有越級行文，越級簽發(fā)，有校對無復核，不登記就印發(fā)等現(xiàn)象，直接影響到文書檔案管理工作。

3.原稿不齊全，編號不規(guī)范。公文修改稿特別是領導批示的原稿更具有存檔價值，但歸檔時，常常只有定稿，缺了原稿或修改稿。還有的歸檔材料是傳真原件或復印件，短期內(nèi)字跡就變得模糊不清。或由于登記不及時，公文編號常出現(xiàn)漏號、重號等情況，既影響了公文的質(zhì)量，又不符合立卷歸檔的要求。

（二）文件的歸檔立卷不規(guī)范

由于檔案文件一般是以單件的個體形式陸續(xù)地產(chǎn)生，而以組合的群體形式持久地存在和利用的，文件之間的歷史聯(lián)系容易被分制。表現(xiàn)在具體工作中，就是一些檔案管理人員不按照檔案形成的規(guī)律，忽略文件在其形成的實踐活動中固有的聯(lián)系，僅根據(jù)偶然的需要和人為的聯(lián)系隨意分合檔案，造成文件之間歷史和邏輯關系的混亂，使其無法如實全面地反映歷史活動的面貌和文件的系統(tǒng)內(nèi)容。

（三）檔案管理不規(guī)范

1.基礎管理差。特別是在一些綜合性檔案室，存檔內(nèi)容龐雜、案卷數(shù)量繁多、時間跨度大，且由于多年來一直處于封閉式管理之中，檔案管理僅以保管為目的，以案卷不丟失為原則，再加之每個歷史時期檔案的整理質(zhì)量要求不同，整理的規(guī)格不統(tǒng)一等情況，形成了檔案基礎普遍較差的局面。

2.歸檔范圍把握不準。凡是已辦理完畢，對今后工作具有一定查考利用價值的文件，均屬歸檔范圍。目前，由于多種原因，在非正式文件歸檔方面存在不足，具體表現(xiàn)為：①領導人講話、工作匯報、典型發(fā)言等材料的歸檔不夠完善;②音像資料的歸檔不夠完善。

3.檔案交接管理不規(guī)范。《機關檔案工作業(yè)務建設規(guī)范》規(guī)定：“機關檔案人員調(diào)動工作時，必須在辦完檔案移交手續(xù)后方能離開崗位。”然而在實際工作中，尤其是在基層單位中，有一部分單位或檔案人員卻忽視了這一工作環(huán)節(jié)。

三、加強文秘工作和文書檔案管理工作的有效辦法

（一）樹立一體化管理理念

為了加強文秘工作與文書檔率管理工作，首先需要樹立一體化的管理理念，奠定這兩項工作發(fā)展的基石。文檔一體化的實質(zhì)就是把文秘工作和文書檔案管理工作從組織制度到具體程序真正結合起來，加強文書檔案部門對文件管理的超前控制，使文檔工作流程科學合理。

（二）規(guī)范管理工作

要使這兩項工作能夠更加順利快速的進行就必須根據(jù)相關規(guī)定與實際情況，合理規(guī)范工作秩序和要求，加強這兩項工作的對接交流。（1）嚴格遵循公文處理的基本原則、公文格式、行文規(guī)則、收發(fā)程序、公文管理要求及公文歸檔的規(guī)定;（2）理順管理體制，完善組織機構，建立細化有效的管理制度和工作程序;（3）配置性能優(yōu)良的設備和工具適應檔案法律法規(guī)的要求。

（三）借助信息化手段

在這個大數(shù)據(jù)時代，很多工作的發(fā)展已經(jīng)離不開信息化技術的支持，因此我們?yōu)榱藢崿F(xiàn)文秘工作與文書管理工作一體化管理就要借助信息化技術這個平臺將這兩項工作更緊密的聯(lián)系在一起。首先應該建立一個信息化管理平臺，建立信息收集、分類、查找等不同功能，方便工作人員的管理以及人們的查找利用。同時要加強與其它部門的交流，收集其他部門的建議建立方便快捷的信息化平臺，使每個人都能保持高效的工作效率同時減少不必要的麻煩。

（四）培養(yǎng)專業(yè)人才

文書職位的工作人員因缺乏職業(yè)素養(yǎng)，在很多工作中存在問題，同時因為不能重視自己的工作，在工作中懶散松懈，使得工作質(zhì)量嚴重降低，給相關部門帶來很大的損失。在文秘工作與文書管理工作中，專業(yè)的工作人員不僅能更快地完成工作保證質(zhì)量，更便于這兩項工作的順利接洽實現(xiàn)辦公高效化和便利化。另外，在日常的工作中能夠為領導提供有效性的建議，當面對改革創(chuàng)新時，能夠以專業(yè)的眼光看待問題，做出最合理的判斷，推陳出新，保證工作的順利進行。

四、結語

綜上所述，文秘工作與文書檔案管理工作是一個社會分工不同的兩個專業(yè)，它們在工作中既相互制約又相互聯(lián)系。在現(xiàn)實的生括中我們已經(jīng)不能將這兩項工作完全分開，為了實現(xiàn)便捷化和科學化的現(xiàn)代化辦公我們應該想盡一切辦法將這兩項工作緊密聯(lián)系在一起，堅持一體化理念，利用信息化網(wǎng)絡平臺，培養(yǎng)專業(yè)化人才，規(guī)范各項工作，提高人們的工作效率，能夠在最短的時間內(nèi)找到想要的資料，保證數(shù)據(jù)的準確性，為領導提供更準確的建議，實現(xiàn)部門利益最大化。

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