企業(yè)檔案數(shù)字化應遵循的原則

唐杏

摘 ?要：檔案管理工作一直面臨著工作量大、難度大的問題，本文深入分析了在建設數(shù)字化企業(yè)檔案管理系統(tǒng)時應當嚴格遵循的原則，以期可以提高企業(yè)檔案管理效率，創(chuàng)新企業(yè)檔案管理工作模式，發(fā)揮檔案管理工作在企業(yè)管理中的作用。

關鍵詞：企業(yè);檔案;數(shù)字化;原則

科技革命催生了多種技術，如大數(shù)據(jù)技術、人工智能技術等，都是信息時代的產物，為人們的生活和工作帶來了極大的便利。在信息時代下檔案管理人員需要認識到信息技術使用的重要性，使檔案管理工作可以適應時代的發(fā)展。

一、檔案數(shù)字化管理的內涵

對檔案實施數(shù)字化管理是一種新的管理模式，打破了以往檔案管理工作中存在的局限性，可以利用信息化手術收集檔案、鑒別檔案、整理檔案、存儲檔案、轉遞檔案、統(tǒng)計檔案以及查閱檔案。數(shù)字化管理系統(tǒng)支持線上瀏覽檔案功能以及遠程查閱檔案功能，只需要經過管理員的認可即可在檔案管理系統(tǒng)中進行相關操作。整體而言檔案管理工作的效率整體提高，可以構建共享型檔案管理系統(tǒng)，可以推動檔案管理工作的信息化建設進程。如圖1所示，即為數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)所涵蓋的各項功能。

二、企業(yè)檔案數(shù)字化應遵循的原則

（一）遵循可行性原則

數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)的建設和創(chuàng)新需要將信息技術作為基礎，同時要求各個部門之間共同配合完善檔案資源，也需要配備專業(yè)的計算機人才。因此，在建設數(shù)字化管理系統(tǒng)之前企業(yè)必須要保證自身能夠滿足系統(tǒng)建設的基本需求，保證系統(tǒng)建設具有可行性。企業(yè)在進行數(shù)字化改革之前需要對自身檔案管理工作進行分析和評估，找出目前存在的優(yōu)勢和缺陷，進而制定出數(shù)字化檔案系統(tǒng)建設的計劃，保證系統(tǒng)建設的有序性和可操作性。

（二）遵循價值性原則

檔案是記錄數(shù)據(jù)、保留信息的重要方式，其中不單單有顯性信息，還包括著大量的隱性信息，可以向人們傳遞更多有價值的信息，這也決定了檔案和檔案管理工作的價值。企業(yè)在過去發(fā)展的過程中存儲了大量的數(shù)據(jù)，因此要想在短時間內完成數(shù)字化檔案建設具有較大的難度，這就需要企業(yè)根據(jù)檔案的價值對其進行數(shù)字化處理。理論上來講，對于企業(yè)而言最好的方案是將所有的檔案信息全部數(shù)字化，但是由于數(shù)據(jù)量過大，且部分檔案存在不完整的情況，需要優(yōu)先選擇重要的資料進行數(shù)字化。第一，選擇對于企業(yè)而言重要的檔案進行數(shù)字化處理，如記錄企業(yè)重要活動項目的檔案或者人事檔案等，可以為企業(yè)現(xiàn)階段工作的開展提供重要的便利。第二，選擇利用率較高的檔案進行數(shù)字化處理，提升企業(yè)內部的工作效率，將工作中不常使用的檔案或者無價值的檔案信息剔除。在建設數(shù)字化系統(tǒng)時需要上傳大量的數(shù)據(jù)，通過對檔案信息的價值進行評估，可以減少檔案管理人員的壓力，同時提高檔案管理效率。

（三）遵循安全性原則

檔案信息中包含著很多與企業(yè)運營發(fā)展有關的信息，例如企業(yè)工作人員的個人資料、企業(yè)有關工作的核心信息等，對于企業(yè)的發(fā)展有著重要影響。一旦出現(xiàn)檔案信息丟失的問題，就很有可能會影響到企業(yè)正常運營和發(fā)展，降低企業(yè)的競爭力。在這種情況下必須要重視對檔案信息實施安全保護，利用有效的防范技術來提高檔案信息的保存效果，避免信息出現(xiàn)丟失或者不完整的現(xiàn)象。當檔案資料全部轉化為電子數(shù)據(jù)之后，企業(yè)需要在其中添加相應的信息化安全保護技術，例如防火墻、病毒監(jiān)測技術等，及時發(fā)現(xiàn)在電子管理系統(tǒng)中入侵的病毒或者木馬，在其未入侵到數(shù)據(jù)系統(tǒng)之前實施攔截或者處理。同時針對檔案管理系統(tǒng)制定密碼保護限制，即需要通過相應的密碼才可以進入到檔案資料庫中提取檔案，能夠在一定程度上提升安全保護效果。

（四）遵循規(guī)范性原則

規(guī)范性原則所指的是在建設數(shù)字化管理系統(tǒng)的過程中需要保證每一個流程都處于標準化的狀態(tài)，按照相關的規(guī)范和要求開展建設工作。只有規(guī)范化的數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)才能夠為檔案管理工作提供重要的輔助，保證數(shù)據(jù)的存儲質量，提升工作的實際效率，保證檔案信息的安全性。不規(guī)范的現(xiàn)象則會引起檔案信息上傳錯誤、安全防護系統(tǒng)建設不完善等多種問題出現(xiàn)，給檔案管理工作甚至會造成一定的阻礙和效率影響。因此企業(yè)在進行檔案建設之前需要設置規(guī)范化的操作流程，并在流程中設計相應的標準，在建設過程中對系統(tǒng)的質量進行評估和審核，及時發(fā)現(xiàn)在建設過程中存在的問題，并加以改正。除此之外，企業(yè)也需要保證信息化的檔案管理系統(tǒng)符合國家相關法律規(guī)定的要求以及行業(yè)標準，否則一旦觸碰到法律的界限會給企業(yè)的發(fā)展帶來嚴重影響。在信息技術快速發(fā)展的今天，網絡環(huán)境雖然帶給了人們便利，但是也同樣為不法分子提供了盜竊信息的環(huán)境，必須要保證檔案管理系統(tǒng)的規(guī)范化，防止檔案管理系統(tǒng)出現(xiàn)建設不規(guī)范的問題。

（五）遵循特色性原則

每個企業(yè)都擁有屬于自己的特色文化和特色項目，這也是企業(yè)可以在市場中形成特色品牌的關鍵因素，因此在進行檔案系統(tǒng)設計和規(guī)劃的過程中也需要重視特色性原則。第一，需要根據(jù)自身行業(yè)的特色建設檔案管理系統(tǒng)。每個行業(yè)都有著不同的特點，在日常工作過程中所重視的數(shù)據(jù)類型也有所不同，需要將和自身涉及領域有關的數(shù)據(jù)進行數(shù)字化處理和分析，進而分析出未來市場的發(fā)展趨勢，由此來達到提高檔案管理效率的效果。第二，需要結合企業(yè)特色文化建設系統(tǒng)。企業(yè)文化在一定程度上會影響企業(yè)的未來發(fā)展，會影響到員工隊伍的凝聚力和向心力，這就需要企業(yè)注重在檔案管理系統(tǒng)中增加有關企業(yè)文化的信息以及人事檔案信息。員工通過查看企業(yè)文化檔案數(shù)據(jù)可以了解企業(yè)的發(fā)展歷史，感受企業(yè)所蘊含的人文氛圍;管理人員可以通過人事檔案信息分析員工對于企業(yè)工作氛圍的態(tài)度，進而加強企業(yè)文化體系建設。

（六）遵循實用性原則

在市場經濟快速發(fā)展的背景下，如何提升自身的經濟收益成為了每個企業(yè)所注重的工作內容，只有獲得更高的收益，才能夠保證企業(yè)在市場競爭中可以獲得一席之位。這時就需要企業(yè)選擇利用率較高的檔案數(shù)據(jù)進行數(shù)字化管理，滿足不同部門在日常工作中對檔案信息的需求。企業(yè)應當安排專業(yè)人員定期對數(shù)字化管理系統(tǒng)進行調整和優(yōu)化，對檔案數(shù)據(jù)實施更新，評估檔案信息的價值，保證所錄入的檔案數(shù)據(jù)可以對企業(yè)的日常經營活動開展起到促進作用。

結束語

信息技術不僅可以存儲大量的數(shù)據(jù)，還可以對數(shù)據(jù)進行分析和處理，為人們自動展現(xiàn)信息資料所展現(xiàn)的規(guī)律。企業(yè)應當堅持可行性原則、價值性原則、實用性原則、特色性原則等對數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)進行建設，提升檔案管理效率。

參考文獻

[1] ?王強.治理現(xiàn)代化背景下的企業(yè)檔案制度體系建設：基于中石油的案例研究及啟示[J].檔案學研究，2020（04）：50-55.