淺議企業(yè)電子檔案的管理及利用

韓洪云 陳玫君 王亞麗 張永波

摘 ?要：當(dāng)前，在日常工作中，企業(yè)電子檔案的數(shù)量呈現(xiàn)逐年遞增的現(xiàn)象，加強(qiáng)電子檔案管理的目的，就是為了更完整、更準(zhǔn)確利用電子檔案。本文從企業(yè)電子檔案的管理入手，分析了電子檔案的主要利用途徑和做好電子檔案管理的若干措施。

關(guān)鍵詞：企業(yè);電子檔案;管理利用

1引言

電子檔案，是指具有保存價值的已歸檔的電子文件及其相關(guān)資料。隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，企業(yè)檔案管理的電子化程度已有所提高，加強(qiáng)和做好企業(yè)電子檔案管理的目的，就是為了更完整、更準(zhǔn)確地利用電子檔案。本文從企業(yè)電子檔案的管理入手，分析企業(yè)電子檔案的主要利用途徑，指出做好企業(yè)電子檔案管理的若干措施。

2加強(qiáng)企業(yè)電子檔案管理的重要意義

加強(qiáng)對電子檔案的管理意義重大。作為企業(yè)檔案管理工作者，做好電子檔案的管理，從理念上說，要求企業(yè)檔案管理必須完成由傳統(tǒng)的管理模式向現(xiàn)代化管理模式的轉(zhuǎn)變。下面，我們將就加強(qiáng)企業(yè)電子檔案管理的重要意義進(jìn)行分析。

2.1加強(qiáng)企業(yè)電子檔案管理，有利于節(jié)省人力物力

在傳統(tǒng)檔案管理中，由于檔案工作的特殊性，特別是一些易破碎的檔案資料，一般需要大量的人財物力才能夠更好地保管，而且還不可避免地存在損壞的風(fēng)險。然而，計算機(jī)及其網(wǎng)絡(luò)的出現(xiàn)，不但為歸檔提供了快捷的管理手段，而且提供了信息利用的快速途徑，提高了歸檔質(zhì)量和檢索速度，有利于節(jié)省大量的人力物力，大大提高了企業(yè)檔案管理的工作效率。

2.2加強(qiáng)企業(yè)電子檔案管理，有利于提高服務(wù)質(zhì)量

加強(qiáng)企業(yè)電子檔案管理，資源信息實(shí)現(xiàn)電子化，有利于提高企業(yè)檔案管理的服務(wù)質(zhì)量。電子檔案的特點(diǎn)是實(shí)物資料的信息化，大量的原始檔案可以集中在計算機(jī)存儲介質(zhì)中，通過互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行傳播，這可以使得用戶在查閱時可以實(shí)現(xiàn)對海量信息的快速篩選。加強(qiáng)企業(yè)電子檔案的管理，要求檔案管理者和使用者提高使用信息化技術(shù)的能力，使企業(yè)檔案管理工作發(fā)揮出應(yīng)有的社會效益和經(jīng)濟(jì)效益

2.3加強(qiáng)企業(yè)電子檔案管理，有利于滿足多樣化需求

隨著信息化技術(shù)的提高，企業(yè)越來越多的使用者對檔案的多樣性提出了要求，電子檔案因?yàn)閷π畔⒈４娴亩鄻有?，逐漸成為了滿足使用者多樣化需求的主要解決方案。檔案工作的服務(wù)對象和檔案利用需求都會發(fā)生變化，表現(xiàn)出一定的動態(tài)性，加強(qiáng)企業(yè)電子檔案的管理，有利于滿足這一多樣化需求。

3企業(yè)電子檔案使用的主要途徑

企業(yè)電子檔案的利用必須建立在相對應(yīng)的信息技術(shù)基礎(chǔ)之上，而且還需要發(fā)揮軟件功能才能充分展示其優(yōu)越性。當(dāng)前，關(guān)于企業(yè)電子檔案的利用，其途徑主要有三種：直接利用、提供拷貝、通信傳輸。

3.1直接利用。直接利用指的是利用檔案部門或另一檢索機(jī)構(gòu)的電腦，在檔案部門的網(wǎng)絡(luò)上直接查詢。直接利用的特點(diǎn)是可為利用者提供技術(shù)支持，也可使更多的讀者同時利用同一份電子檔案。這一方法的可能性，取決于檔案館網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)中可供直接利用的信息資源的多少。

3.2提供拷貝?？截愂请娮訖n案使用的第一途徑，目的是向使用者提供檔案的原始狀態(tài)，確保其使用過程中的權(quán)威性。作為檔案部門，向利用者提供載體拷貝時，應(yīng)將文件轉(zhuǎn)換成通用標(biāo)準(zhǔn)文檔存儲格式。當(dāng)利用者不具備利用電子文件的軟硬件平臺時，也可向這些用戶提供打印件。

3.3通信傳輸。所謂通信傳輸，即用網(wǎng)絡(luò)傳輸電子檔案，在不同的館際之間，可以實(shí)現(xiàn)檔案資源互相交流，可以通過互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)來實(shí)現(xiàn)通信傳輸，可以解決使用者無法到達(dá)檔案所在地的難題，而且可以節(jié)省時間和財力，是電子檔案在使用中的一個重要方式。

4企業(yè)電子檔案管理和利用的主要措施

由于企業(yè)電子檔案提供利用方式的多樣化，導(dǎo)致利用工作的復(fù)雜性。因此，加強(qiáng)電子檔案的利用管理是十分重要的工作，需要多方面的密切配合，并從多個角度展開工作。

4.1建立企業(yè)檔案利用制度，整合各類檔案資源

建立檔案利用管理制度，檔案收藏部門可利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來進(jìn)行檔案收集管理，使檔案收集更為及時，保證電子檔案的及時更新，更好的滿足電子檔案利用者的需求，整合檔案資源，創(chuàng)新檔案管理模式，實(shí)現(xiàn)電子檔案需求利用質(zhì)的飛躍。

4.2規(guī)范企業(yè)檔案利用方式，避免誤操作造成損失

電子檔案的利用，應(yīng)該根據(jù)用者的情況而定，并且依據(jù)電子檔案內(nèi)容的密級層次進(jìn)行有效管理。采用網(wǎng)絡(luò)方式提供利用時，有密級的信息內(nèi)容應(yīng)進(jìn)行加密處理，并對所使用的“密鑰”進(jìn)行定期或不定期的更改，避免由于誤操作所帶來的損失。

4.3建立企業(yè)檔案“雙套制”管理模式，確保重要信息完整

所謂“雙套制”，指的就是電子檔案和紙質(zhì)檔案同時提交保存歸檔。“雙套制”所面臨的問題，主要是哪些檔案應(yīng)該實(shí)行“雙套制”，哪些不應(yīng)該實(shí)行“雙套制”。只有根據(jù)各個檔案的內(nèi)容特點(diǎn)采取相適宜的管理方法，有選擇性地實(shí)行“雙套制”管理，才不會造成人、財、物力的浪費(fèi)，并且實(shí)現(xiàn)對重要信息的完整保存。

4.4加強(qiáng)企業(yè)檔案人員培訓(xùn)，提高檔案保護(hù)意識

必須加強(qiáng)對檔案管理人員的培訓(xùn)，從思想上認(rèn)識到檔案管理工作的重要性，從技術(shù)上確保檔案管理工作的安全性，達(dá)到既能使電子檔案信息最大限度的被利用，總之，必須提高電子文件的制作者和管理人員的責(zé)任心，保證電子文件原始性、真實(shí)性的根本措施。

5結(jié)語

目前各行各業(yè)正在跨入“信息時代”，企業(yè)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的廣泛利用會產(chǎn)生越來越多的電子檔案。電子檔案的歸檔、保管與利用，是一項極其重要而復(fù)雜的工作。為了適應(yīng)電子檔案工作需要和檔案事業(yè)發(fā)展，企業(yè)電子檔案的管理與利用者著眼點(diǎn)要高，立足點(diǎn)要實(shí)，要符合本單位的客觀實(shí)際，加強(qiáng)對檔案管理者和使用者的培訓(xùn)，確保企業(yè)電子檔案能夠安全可靠的利用狀態(tài)，助推企業(yè)發(fā)展。

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作者簡介：韓洪云，男，漢族，遼寧普蘭店人，英語專業(yè)，副譯審，學(xué)歷：碩士研究生。