事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案管理存在的問題及應(yīng)對(duì)措施

楊丹 武漢城市職業(yè)學(xué)院

會(huì)計(jì)檔案具有較高的保存價(jià)值和利用價(jià)值，其既可以對(duì)事業(yè)單位的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)、經(jīng)濟(jì)發(fā)展?fàn)顩r進(jìn)行詳細(xì)記錄和反映，又可以幫助事業(yè)單位制定科學(xué)合理的發(fā)展計(jì)劃。因此，事業(yè)單位需加大對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理的重視程度，結(jié)合會(huì)計(jì)檔案管理方面的法律法規(guī)要求，制定會(huì)計(jì)檔案管理流程和要求，促使會(huì)計(jì)檔案管理水平得到持續(xù)提升。

一、會(huì)計(jì)檔案概述

從基本的概念學(xué)內(nèi)涵角度分析，所謂會(huì)計(jì)檔案，通常指的是行政事業(yè)單位在開展會(huì)計(jì)核算工作過程中需要實(shí)施接收工作環(huán)節(jié)、記錄工作環(huán)節(jié)，以及保存工作環(huán)節(jié)的，具備一定形式影響價(jià)值的，能夠反映揭示行政事業(yè)單位經(jīng)濟(jì)往來業(yè)務(wù)真實(shí)發(fā)生情況的，借由文字形式、圖片形式及表格形式加以呈現(xiàn)的數(shù)據(jù)信息資料。從內(nèi)容組成角度分析，行政事業(yè)單位會(huì)計(jì)資料，既包括以紙質(zhì)載體形式呈現(xiàn)的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)往來賬單資料、賬目記錄資料和種類多樣的紙質(zhì)票據(jù)資料，還包含因行政事業(yè)單位開展會(huì)計(jì)電算化業(yè)務(wù)處理活動(dòng)而形成的，能夠全面準(zhǔn)確真實(shí)記錄揭示行政事業(yè)單位經(jīng)濟(jì)往來事項(xiàng)具體發(fā)生情況的電子信息化會(huì)計(jì)檔案記錄資料。在行政事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案管理工作開展過程中，具體需要面對(duì)和處理的會(huì)計(jì)檔案資料主要有會(huì)計(jì)憑證資料、會(huì)計(jì)賬簿資料、指向特定業(yè)務(wù)時(shí)間階段的財(cái)務(wù)報(bào)表資料，以及數(shù)量眾多的，與具體往來經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)具備相關(guān)性的原始性會(huì)計(jì)憑證資料。

二、事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案管理存在的問題及應(yīng)對(duì)措施

（一）沒有全面掌握相關(guān)法規(guī)要求

為推動(dòng)會(huì)計(jì)檔案管理事業(yè)的整體發(fā)展，國家先后數(shù)次修訂會(huì)計(jì)檔案管理方面的法規(guī)條例。但部分事業(yè)單位的會(huì)計(jì)檔案管理人員沒有及時(shí)學(xué)習(xí)和掌握國家政策，依然沿用傳統(tǒng)經(jīng)驗(yàn)和方法，這樣會(huì)計(jì)檔案管理的規(guī)范性將難以實(shí)現(xiàn)。同時(shí)，部分事業(yè)單位也沒有充分重視會(huì)計(jì)檔案管理工作，沒有定期對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，導(dǎo)致相關(guān)法規(guī)政策得不到全面落實(shí)。

（二）會(huì)計(jì)檔案電子化管理缺乏專業(yè)性人才

互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)的不斷滲入，傳統(tǒng)會(huì)計(jì)檔案管理方式逐漸被電子管理形式所替代，同時(shí)，電子化管理逐漸成為當(dāng)前的重要管理方式，逐步順應(yīng)當(dāng)前時(shí)代的發(fā)展需求。電子化管理會(huì)計(jì)檔案是在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的基礎(chǔ)上開展的，而事業(yè)單位受運(yùn)行經(jīng)費(fèi)有限、人員配備不足等原因所限，很少配置專業(yè)的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)人才對(duì)電子會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行管理。通常由財(cái)務(wù)人員經(jīng)過短暫的培訓(xùn)后承擔(dān)網(wǎng)絡(luò)日常維護(hù)工作，或者是在網(wǎng)絡(luò)出現(xiàn)問題時(shí)聘請(qǐng)外界的專業(yè)人員進(jìn)行維護(hù)。對(duì)于系統(tǒng)安全保障、軟硬件升級(jí)維護(hù)、檔案管理等一系列非財(cái)務(wù)專業(yè)技能，財(cái)務(wù)人員往往束手無策，無法達(dá)到有效維護(hù)的效果，出現(xiàn)管理不到位的情況。

（三）制度長期不完善且內(nèi)容流于形式

事業(yè)單位的檔案管理制度，大多數(shù)照搬了上級(jí)機(jī)構(gòu)的政策和內(nèi)容，但在運(yùn)行時(shí)缺乏本單位的實(shí)際情況參考，導(dǎo)致部分管理制度發(fā)生混亂，缺乏統(tǒng)一的優(yōu)化機(jī)制。此外，個(gè)別單位長期忽視檔案管理工作的重要性，對(duì)檔案管理工作的關(guān)注、支出和設(shè)施完善缺乏足夠的積極性。長期的不重視和制度的不完善，導(dǎo)致事業(yè)單位檔案管理工作與實(shí)際工作產(chǎn)生了錯(cuò)位和脫節(jié)，檔案的留存與機(jī)構(gòu)運(yùn)行之間沒有形成應(yīng)有的閉環(huán)，一些管理制度執(zhí)行不力，影響了事業(yè)單位的整體發(fā)展。

（四）電子檔案缺乏安全保障

電子檔案的出現(xiàn)與發(fā)展，符合時(shí)代發(fā)展的要求，它能夠更好地體現(xiàn)事業(yè)單位檔案管理工作的現(xiàn)代化發(fā)展趨勢。但是目前的電子檔案管理工作缺乏足夠的安全保障，無法真正體現(xiàn)信息技術(shù)與檔案管理工作相融合的重要優(yōu)勢，整體的管理質(zhì)量和效率受到了影響。部分檔案管理工作人員只能機(jī)械地使用不同的計(jì)算機(jī)以及系統(tǒng)來保存和使用不同的文件，難以真正地體現(xiàn)脫機(jī)管理以及下載過程中的特殊要求，如發(fā)生計(jì)算機(jī)后臺(tái)受到病毒入侵，或是因?yàn)橥獠靠陀^因素而導(dǎo)致各類故障，就會(huì)直接使得整個(gè)檔案資料丟失或者被毀損，嚴(yán)重影響電子檔案的穩(wěn)定運(yùn)作和安全保障。另外，由于部分檔案管理人員工作能力不強(qiáng)、工作經(jīng)驗(yàn)少，在處理文件材料和檔案時(shí)沒能做好后期的歸檔和備份工作，整個(gè)檔案管理工作存在盲目性和隨意性，導(dǎo)致文件丟失現(xiàn)象頻頻發(fā)生，檔案安全缺乏應(yīng)有的保障。

三、事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案管理問題的應(yīng)對(duì)措施

（一）充分掌握和貫徹法律政策要求

國家修訂的會(huì)計(jì)檔案管理?xiàng)l例，詳細(xì)介紹了現(xiàn)有的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)與電子平臺(tái)業(yè)務(wù)，對(duì)事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案管理工作具有較強(qiáng)的指導(dǎo)性和規(guī)范性。事業(yè)單位負(fù)責(zé)人員、檔案管理人員需深入學(xué)習(xí)政策法規(guī)內(nèi)容，準(zhǔn)確把握會(huì)計(jì)檔案管理的流程和要點(diǎn)。同時(shí)，要將內(nèi)部培訓(xùn)活動(dòng)組織起來，引導(dǎo)其他職工深入學(xué)習(xí)，切實(shí)掌握新辦法和新要求，將其貫徹于會(huì)計(jì)檔案管理實(shí)踐當(dāng)中。

（二）提高檔案管理人員素質(zhì)

會(huì)計(jì)檔案記錄了事業(yè)單位經(jīng)濟(jì)事項(xiàng)的活動(dòng)軌跡，包含了許多重要數(shù)據(jù)，在單位的正常運(yùn)行和發(fā)展中是不可或缺的。首先要在思想上提高對(duì)相關(guān)檔案工作的重要認(rèn)識(shí)，將電子化管理方式納入相關(guān)從業(yè)人員崗位責(zé)任制中，防止管理人員在日常工作中出現(xiàn)隨意性。其次要開展計(jì)算機(jī)應(yīng)用知識(shí)、網(wǎng)絡(luò)知識(shí)、通信技術(shù)、電子檔案管理制度等方面的專題培訓(xùn)。會(huì)計(jì)檔案管理人員通過專題培訓(xùn)，提升對(duì)財(cái)務(wù)軟件的基礎(chǔ)操作，進(jìn)一步了解會(huì)計(jì)電子檔案的存放以及管理細(xì)則。再次，開展職業(yè)道德方面的培訓(xùn)，增強(qiáng)檔案管理人員和財(cái)務(wù)人員的職業(yè)道德建設(shè)，不斷增強(qiáng)責(zé)任感、使命感，提升道德素養(yǎng)。最后，要多途徑選拔培養(yǎng)復(fù)合人才，加強(qiáng)多方合作，提高會(huì)計(jì)信息管理應(yīng)用能力。財(cái)務(wù)部門、檔案部門要通過人才招聘、教育培訓(xùn)、交流輪崗等方式培養(yǎng)會(huì)計(jì)檔案管理人才，使一般財(cái)務(wù)人員和檔案人員都可以在會(huì)計(jì)檔案信息化建設(shè)和管理方面相互提出需求，建立一支素質(zhì)過硬、業(yè)務(wù)過關(guān)的電子會(huì)計(jì)檔案管理的專業(yè)隊(duì)伍。

（三）創(chuàng)新管理手段，數(shù)字檔案實(shí)現(xiàn)普遍化

檔案管理的優(yōu)化還要考慮具體的執(zhí)行層面，通過采用現(xiàn)代化的管理設(shè)備和信息技術(shù)，提高檔案資料的歸集、查閱和管理水平。事業(yè)單位要加強(qiáng)內(nèi)部信息化建設(shè)，建立重要檔案及時(shí)申報(bào)備案、普通檔案定時(shí)備案、歷史檔案積極挖掘的基本工作手段，促進(jìn)檔案管理工作的不斷完善，充實(shí)事業(yè)單位檔案資料的豐富程度。以檔案的保管形式為例，紙質(zhì)檔案是傳統(tǒng)手段，但數(shù)字檔案是當(dāng)前的主流手段，如何平衡兩者之間的關(guān)系，確保互補(bǔ)性和安全性，是檔案管理工作需要解決的重要課題。實(shí)際工作中必然會(huì)出現(xiàn)多種偏差，一些資料的處理情況不盡如人意，甚至出現(xiàn)大量資料重復(fù)備案、個(gè)別資料難以查閱的情況。因此，將數(shù)字檔案管理水平提升到戰(zhàn)略層面，成為紙質(zhì)檔案同等重要的水平，具有重要意義。

（四）加強(qiáng)對(duì)電子檔案安全性的管理

檔案管理工作人員應(yīng)該著眼于目前的檔案管理工作現(xiàn)狀以及未來發(fā)展趨勢，通過對(duì)信息技術(shù)特點(diǎn)的研究，更好地體現(xiàn)信息化管理工作的要求。其中，檔案信息化安全保障最為關(guān)鍵。檔案管理工作人員應(yīng)當(dāng)了解電子檔案安全管理要求，明確現(xiàn)代信息技術(shù)的使用策略和方法，以口令密碼、身份認(rèn)證、授權(quán)管理、安全防火墻設(shè)置、安全備份等多種形式，更好地落實(shí)各類信息安全保障措施。電子檔案安全性的提升是一個(gè)長期的過程，檔案管理工作人員需長期做好這項(xiàng)工作。有關(guān)管理部門需要意識(shí)到自身的社會(huì)責(zé)任，出臺(tái)相應(yīng)的技術(shù)舉措和政策，加強(qiáng)對(duì)電子檔案的安全管理，不斷提升監(jiān)管力度，確保檔案安全管理工作的有效落實(shí)。同時(shí)，檔案部門應(yīng)重視檔案管理工作人員安全素質(zhì)的提升，構(gòu)建高水平的檔案安全管理團(tuán)隊(duì)，為檔案安全工作提供人力保障。

四、結(jié)束語

會(huì)計(jì)檔案管理在事業(yè)單位發(fā)展中發(fā)揮著十分重要的作用，為充分凸顯會(huì)計(jì)檔案的價(jià)值，事業(yè)單位需系統(tǒng)梳理和總結(jié)遇到的問題，及時(shí)制定針對(duì)性地解決策略，顯著改善會(huì)計(jì)檔案管理效率。