《皇帝的新裝》對項目管理的啟示

瑪麗莎·席爾瓦

故事寓意

《皇帝的新裝》這個故事與項目管理有什么關系呢？

就像皇帝制作新衣服的命令一樣，項目通常是在沒有充分的商業論證或任何明顯收益的情況下提交給高級管理層批準的，而值得注意的是，這樣的項目仍然會得到批準，要么是由于內部政治博弈、直覺或非凡的營銷技巧，要么僅僅是因為它是一個“戰略”項目。“戰略”這個神奇的密碼現在可以破解任何僵局。

項目不可行、收益被高估、不切實際，但項目發起人卻對項目充滿信心，由于他們在組織中擁有的權威和信譽，沒有人敢說出真相。

換句話說，這種項目是“赤裸裸的”。

那么，是什么阻止我們說出“皇帝沒有穿衣服”呢？

有一點是肯定的：如果一位首席執行官（CEO）對一項特別愚蠢的收購非常感興趣，那么他的內部員工和外部顧問都會千方百計提出任何必要的預測來證明他是對的。只有在童話里，皇帝才會被告知“赤身裸體”的真相。[沃倫·巴菲特（Warren Buffett）]

通常情況下，并不是組織不愿意嚴格審查一個商業案例及其成本和收益，而是因為人們存在一系列認知偏見或可用資源有限，而擁有必要知識能夠駁斥預估和質疑假設的那些專家通常就是最初參與商業論證的人。

認知偏見：我們是不敢說還是根本就看不到“皇帝沒有穿衣服”呢？

你對理性的信任會讓你失去理性。作為人類，我們天生就有認知偏差，也就是說，我們的思維方式往往會扭曲我們的決策方式。然而，盲目相信自己的理性往往會導致我們忽視或輕視這些偏見。

諾貝爾經濟學獎獲得者丹尼爾·卡尼曼（Daniel Kahneman）研究了大腦影響我們決策的方式，并得出結論：在做出估計和預測的人身上，有特殊的特征。

根據卡尼曼的說法，分析師們通常會陷入“妄想樂觀主義”，這種特質讓他們過分強調項目的潛在收益，低估了可能的成本，在忽略錯誤可能性的同時編造成功場景。

以在大型項目領域的調查工作而聞名的牛津大學著名教授本特·弗林夫伯格（Bent Flyvbjerg）對大量交通和基礎設施項目進行了分析，得出的結論是：總體而言，項目估算具有系統性和顯著的誤導性，其夸大的收益可能永遠實現不了。

此外，研究人員稱，問題可能不僅是出自人類的樂觀情緒，更糟糕的是，問題可能源自“戰略誤報”，即“為獲得項目批準而對成本和收益進行有計劃、有系統、蓄意的誤報”。

簡言之，說謊。

這種態度使人們對作為任何職業和商業基礎的行為準則、道德規范和誠信產生了質疑，不擇手段簽訂合同會導致人們的職業價值觀降低。

盡管這種“利益欺詐”現在被認為是一種不良行為，但這種行為并沒有受到懲罰，或者只是發現得太晚。大多數情況下，項目交付后，負責估算的人不會被追究責任（或者已經離開了）。

另一個影響商業案例評估的認知偏差是期望或確認的偏差。在這種情況下，分析師有一種傾向，即只關注能夠證實他們預期和假設的事實，而輕視或忽略可能與自己預期相沖突的證據。

除此之外，還有其他一些因素，雖然不是認知偏見，但也可能存在于組織文化中，并隨著時間的推移而長期存在，從而導致以下情況。

？“寵物項目”，基于個人利益或與組織目標不符的隱藏議程，被視為最受歡迎的項目。

？各部門之間的政治博弈，其中存在一種恩惠文化（“如果您在3個月內批準我的項目，我將在今天批準您的項目”）。

實踐建議

比起正確地做項目，更重要的是做正確的項目、停止錯誤的項目。

做正確的項目就是要確保實施那些與戰略目標一致的、穩健的、有可實現收益（財務和/或非財務收益）并對業務有貢獻的項目。如果有些正在進行的項目收益無法實現，被認為是不再合理的，為了不浪費組織更多的資源，這些項目應被及時叫停。

所有項目都必須有充分的商業論證

許多公司已經開始認識到進行商業論證的重要性，商業論證有利于批準項目前對投資進行分析，商業論證也已成為一些既定項目管理方法（如PRINCE2？）中的一個關鍵原則，但是在業界，對此并沒有形成共識。

我們要記住，項目首先是投資，作為投資，應根據其回報和戰略一致性對其進行評估。因此，所有項目都必須有一個證明其存在合理的商業案例，該案例應在整個項目生命周期中被重新評估。

持續項目論證

項目內外部條件的變化都可能改變項目的必要性或收益實現的概率。因此，我們要對商業案例進行持續評估，以評估其在整個項目中的可實現性和可行性。

這種評估通常在項目的關鍵時刻進行，如階段關口或其他重要里程碑，當需求范圍變更時，也建議重新評估。

獨立審查

有時候，一個有獨立視野的外部人能夠看到其他人看不到的明顯問題。

考慮到這種情況，組織內應設立一個保證職能，這一職能通常由項目管理辦公室（PMO）執行，這對于質疑假設和審查業務案例的穩健性至關重要。

通過扮演“魔鬼代言人”的角色，指出論據的弱點，強調最壞情況的假設，PMO可以有力地驗證一個商業案例，評估是否抵制最悲觀的預測，對任何風險發出警告，從而為項目帶來更好的鋪墊和額外的彈性。

參考類與客觀分析

為了解決內在的樂觀主義問題，丹尼爾·卡尼曼和本特·弗林夫伯格教授等人建議使用“參考類”（Reference Class）方法，也就是說，參考類似的項目進行周期、成本、收益的估算。例如，如果你要估算一個新的300間客房的酒店的成本，你應該查一下最近建造的任何300間客房酒店的實際成本。

同樣，為了減少項目投資評估中的主觀性程度，我們應該考慮使用定量工具和技術，如評分工具、參數模型或情景分析。