面向網絡優化檔案利用工作三要素

吳坤復

摘? 要：新時代的來臨給各個行業都帶來了巨大沖擊，檔案利用工作也不例外，隨著網絡技術的深入應用，現代檔案管理工作的內容和模式都發生了很大改變，相應的檔案利用率也得以提高。在實際檔案利用工作過程中，包含三個核心要素，分別為檔案工作者、檔案資料以及檔案利用者。在面向網絡化的環境條件下，檔案利用工作要想獲得良好的效果，就必須充分認識到這三個要素的重要性，以采取積極有效的措施優化其管理策略，這樣才能最大程度提高檔案利用率。

關鍵詞：網絡環境;檔案利用;優化;工作三要素

檔案資源作為記錄重要事件的關鍵資料，在各個行業領域當中都發揮著不可替代的作用。尤其是在新時期背景下，信息化、數字化技術的應用催生出了海量的數字化檔案，這在給人們提供便利的同時，也給檔案利用工作帶來了更大的挑戰，如何更加深入地挖掘和利用檔案信息中的價值，成為了相關行業工作人員需要重點考量的問題。引入網絡建設以優化檔案管理，提高檔案利用水平，是當前主要的措施，其中最重要的是將檔案工作三要素有效融合到檔案利用工作中，以形成良好的檔案資料網絡信息化管理模式。

1 面向網絡優化檔案利用工作中的檔案工作者要素

1.1 優化檔案工作者的思路

隨著科技的更新迭代，檔案工作中融入了大量的信息化、網絡化技術，以往傳統的人工檔案管理莫斯已經無法適應當前新的檔案利用工作需求。因此，新時代的檔案工作者，要具備與時俱進的能力，要具備前瞻性的發展眼光，要積極學習先進的網絡化和信息化技術，全面提高自身的綜合專業素質能力，這樣才能更好地完成網絡優化檔案利用工作中的各項任務。基于此，檔案工作者首先要意識到數字化檔案的優勢，轉變自己的檔案管理思維，敢于接受新的事物和學習新的技術，敢于挑戰新技術帶來的困難，這樣才能不斷促進檔案利用工作效率和工作質量。與此同時，檔案管理部門也要建立先進的檔案管理理念，充分認識到網絡優化檔案利用工作的必要性，在實際工作中給予檔案利用工作者足夠的支持。

1.2 優化檔案工作者的組織結構

首先，整體組織結構的檔案工作人員都要經過嚴密系統的培訓，使專業素質和網絡技能達到標準，能夠勝任檔案利用工作中的各項工作以及隨時可能出現的狀況和問題。并能夠在網絡優化檔案利用工作中對相關網絡設備進行及時有效的維護，避免設備出現問題影響程序的正常運行。其次，網絡的普及和深入也要求著檔案利用中的工作人員的專業素質和綜合素質都能夠符合當前形勢下專業網絡軟件與硬件的運行要求，因而合理地對檔案工作人員進行優化和整合是一項必要的措施。最后，對原有的檔案工作者的知識系統進行優化，優化他們的思想以及對待工作的信心和態度，了解行業的知識和技能，自主學習彌補自身不足，接受新知識的速度快效率高，從個人到整體組織結構都趨向網絡化信息化，從而完善并優化檔案利用工作。

2 面向網絡優化檔案利用工作中的檔案資源要素

2.1 強化檔案數字化建設

在網絡技術條件下，由傳統紙質檔案形式向數字化檔案方向發展建設已經成為了必然趨勢。所謂數字化檔案，實際上是一種寄托于計算機技術以及信息化技術基礎上所實現的檔案管理模式。檔案工作者可以通過使用掃描儀，或者人工錄入等方式，將原本需要承托在紙張介質上的文字信息直接存儲到計算機系統當中，用存儲硬盤和數據服務器來替代紙張。除此之外，數字化檔案建設的優勢還在于，不僅可以存儲靜態的文字和圖片，同時還能夠存儲動態的影像、音頻等多類型資料，這給后續檔案利用工作帶來了更大的靈活性和便捷度，同時也在很大程度上促進了檔案利用工作的網絡優化可操作性。

2.2 強化網絡化建設

網絡化建設是現代檔案利用工作的重要環境基礎，加強網絡化平臺建設，能夠為檔案資源的多渠道收集以及數字信息共享提供可靠支持，是實現網絡終端設備便捷瀏覽館藏資料的重要方式。隨著社會經濟的發展，各個行業領域當中產生的數字化檔案資料會越來越多，文件所占內存大小也會存在很大差異，如何在最短的時間內，實現最高速的檔案信息資源傳遞，是當前網絡化建設工作的重中之重。只有強化和完善網絡化建設，才能保障網絡環境的穩定性，從而提高檔案資源傳輸調取效率。

2.3 促進標準化發展

目前我國針對數字化檔案管理方面還沒有形成完善的管理機制，對于數字的檔案資源的格式等也沒有標準化的要求，這在給數字檔案發展帶來了一定程度的困擾。比如不同企業、單位對于數字檔案的使用要求不同，文件管理模式也不同，相應的檔案存儲格式上也會存在很大差異，甚至引入的數字化檔案管理軟件也各有不同，這就導致很多檔案資料雖然完成了數字化轉型，但是卻無法實現良好的資源融合共享，給后續檔案利用工作帶來諸多不便。因此，相關行業工作人員應當采取一定促使規范檔案屬性，促進其標準化發展，這樣才能為網絡優化檔案利用工作提供可靠基礎。

3 面向網絡優化檔案利用工作中的利用者要素

檔案利用者是檔案利用工作流程中的最后一個環節，也是檔案利用的最終受益對象。檔案利用者可以是個人，也可以是單位，泛指所有的檔案使用用戶。面向網絡優化的檔案利用工作開展，就是要以檔案利用者的需求為主要參考依據，來對其中的不足之處加以補充改進。在實際優化過程中，主要應加強對以下兩方面內容的重視：

其一是在網絡環境條件下的數字檔案應用具有廣泛性，檔案利用者搜集資料的渠道是多種多樣的，這給利用者帶來好處的同時也讓檔案資料查找難度變大。要想在海量檔案信息中精準找到自己想要的，需要耗費更多的耐力和時間，再加上不同渠道之間可能會存在一定的文化差異，這也會使得檔案信息出現不同程度偏差，進一步增加檔案資料的篩選難度。其二是現代數字化檔案信息服務技術以及檔案管理系統都越來越先進，檔案館以及其他檔案管理部門，在運營過程中，無法忽略市場發展形勢而一味沿用傳統的檔案管理手段，因此，或早或晚都要引入信息化檔案服務系統。但實際上仍然存在很多檔案利用人員，對信息化、數字化技術不夠了解，無法跟上技術更新速度，這就造成了檔案利用者和檔案提供方的差距，有可能會影響檔案利用者的滿意度。

4 結束語

總而言之，在新時期背景下，檔案利用工作已經引起了人們的廣泛重視，未來數字化檔案或將全面覆蓋傳統檔案模式。而檔案資源的多方向運用，離不開網絡技術的支持，隨著科技的不斷進步，網絡技術也越來越發達，只有不斷動態優化既有網絡結構，才能最大程度發揮出檔案資源的利用價值。其中檔案利用工作中所涉及的檔案工作者、檔案資源本身以及檔案利用者，都對檔案利用水平有著直接影響，做好以上三要素的基礎優化工作，是促進檔案領域長效健康發展的關鍵。

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