淺談紙質檔案與電子檔案的融合探究

羅光瓊

摘要：由于信息時代的高速發展，人們的生活方式，工作方式，學習方式都發生了很大的轉變，檔案管理也逐漸的信息化，但是，這種變革是十分重要的，因為我國傳統的檔案管理都是紙質版，電子檔案的出現管理方式有了新的發展趨勢，也迎來了新的挑戰，成了如今檔案管理的一大難題，只有將傳統紙質版的檔案和現在電子檔案相結合，才能有效的發揮二者的優勢，進一步加強檔案管理的工作。

關鍵詞：紙質檔案;電子檔案;融合

我國傳統的紙質檔案在現在信息化時代的環境下，也是有著不可或缺的作用，并且在檔案管理的工作中地位也是相對較高，但是由于信息時代的來臨，檔案管理也不得不發生一系列的轉變和優化，因為檔案管理是一項嚴謹性的工作，不論何種管理方式都要具有合法性和原始性的特點，這些要求在電子檔案的變革中是不可缺失的。

一、紙質檔案的管理特點

（一）紙質檔案管理更具備安全性和真實性

檔案的功能就是，保存原始單據。需要的就是檔案的真實性和安全性，紙質檔案的管理往往難以變更和修改，因為有修改痕跡的檔案資料是沒有真實保障的，很多機構單位也是不認可的[1]。正是因為紙質檔案具備“白紙黑字”的特點，所以具備較高的可信度，不像電子檔案那樣進行數萬次的拷貝、修改、粘貼，還存在電子病毒的危害，不僅沒有安全性，還存在偽造，不可信的特點。紙質檔案的管理就可以避免這樣的現象，讓人們更加放心，也讓很多用人單位和機構能夠信賴檔案的真實性，便于檔案的借閱利用

（二）紙質檔案的儲存和檢索比較清晰

面對龐大數量的檔案，管理人員也能非常容易的查找到，紙質檔案管理是將紙張作為檔案管理的參照物，不需要任何信息化或者數字化的形勢表現出來，紙質的檔案管理是大多數檔案管理工作人員容易接受的，紙質檔案的管理安全性較高，不容易出現客觀的影響因素，比如黑客盜取檔案，或者數字化管理系統出現故障導致檔案無法及時歸檔和取出等等[2]。

（三）紙質檔案存放時間長久

紙質檔案管理的時候不會出現檔案使用次數受限制的情況，我國本就是造紙術的發明國家，對于紙張的保存和材質是最清楚的，紙質的纖維素具有高強度的耐久性，我國保存數千年的古代字畫就是紙質檔案管理耐久性最好的證明。

二、電子檔案的管理特點

電子檔案屬于現在信息時代下的產物，是人們利用計算機、硬盤、光盤等化學磁性材料作為檔案管理的儲存模式，是現在高科技的發明，時代的生存離不開信息化，離不開科技化，檔案的管理也需要順應時代的需要改變。

（一）電子檔案儲存空間大、占地面積小

電子檔案的儲存方式是將需要保存的資料通過現代信息技術轉化為電子檔案資料的方式進行儲存。改變了以往傳統的檔案儲存方式，相較紙質檔案的管理特點，電子檔案的儲存空間不需要太大，一個U盤就可以裝下幾萬頁的檔案資料，而所占的空間可能只有一個打火機一般大[3]。

（二）電子檔案能夠實現多樣化的管理方式

電子檔案打破傳統的檔案管理模式，管理的信息可以多樣化，不再是只針對文字數據工作的管理，還可以對圖片、視頻、聲像等多種形式的資料進行儲存管理，這樣的方式改變了紙質檔案只針對文字檔案管理的不足，讓檔案管理更加豐富[4]。

（三）電子檔案改善查閱途徑，簡化流程

不論是身處異地還是在國外，需要查看檔案可以直接進行檔案資料的共享，不需要再像從前紙質管理時的復雜，需要到當地管理檔案的機構調取檔案，還必須本人親自去提，減少了很大的麻煩，優化了獲取檔案的途徑。電子檔案的管理實現了信息儲存、處理、傳遞的可視化和可聽化，優化了管理途徑。

三、紙質檔案與電子檔案管理的融合

（一）兩者管理模式融合的必要性

紙質檔案的管理和電子檔案的管理都是根據所處的時代和當代的發展所改變的，紙質檔案雖然具備檔案管理的基本要求，滿足檔案管理的基本模式，但是缺乏電子檔案的管理儲存大還方便攜帶，方便利用的特點，在現在信息時代發展激烈的環境下，電子檔案的需求已經很大了，使用頻率也是特別大的，是符合現在社會發展所需的產物，也是快節奏城市生活的優先選擇。但缺乏紙質管理長久科學的管理體系，這也是電子檔案管理無法取代的。不論是電子檔案還是紙質檔案，都各自有各自的優勢和無法代替的作用，將電子檔案和紙質檔案相結合，才是互補的有效的，可持續發展的檔案管理模式。

（二）紙質檔案與電子檔案的融合策略

將兩者的管理模式并存，是融合的必要條件，就是在檔案管理中進行紙質檔案的管理方法同時也運用電子檔案的管理特點，通過兩種方式的優點進行結合，以確保能在管理工作中無縫銜接，通過已經保存了的紙質檔案用拍照或者復印，掃描的方式進行信息化的處理制作成電子檔案。建立一個健全的紙質檔案和電子檔案管理的融合機制，工作人員在查閱和檢查檔案資料的時候利用電子檔進行檢查，就可以有效減少紙質檔案使用查找過程中出現的磨損，將二者都作為一種檔案資料的形勢展示給需求者，也就滿足了利用者對于檔案資料的需求[5]。

四、結語

物質需求是跟隨時代的角度變化的，紙質檔案的管理順應了我國傳統的檔案管理模式和途徑，也實現了嚴謹性確保了安全性，隨著時代的變化，紙質版的檔案已經不能為人們解決一些問題了，信息時代的更新也牽動了很多管理措施的轉變，但，不論是何種管理模式，都是以滿足人們需求和響應時代變化的，都是正向的一種轉變模式，通過兩種檔案管理的結合，不僅方便了利用者，也方便了管理者。

參考文獻：

[1]楊洋.紙質檔案管理與電子檔案管理的融合探討[J].辦公室業務，2019（23）：104-105.

[2]莫偉杰.對信息化時代地質檔案管理中電子檔案和紙質檔案長期并存的思考[J].蘭臺內外，2019（15）：60-61.

[3]褚麗娜.基層事業單位紙質檔案和電子檔案的并存與融合管理[J].城建檔案，2019（02）：62-63.

[4]施炯.電子檔案與紙質檔案的融合發展現況[J].文化創新比較研究，2018，2（31）：60+65.

[5]邰春蘭.紙質檔案與電子檔案的發展融合分析[J].城建檔案，2018（09）：64-65.