完善措施 規范流程

李珊珊

摘要：本文從加強制度完善、加強組織領導、按時進行歸檔、應用先進技術、加強資源整合、加強人資建設這幾方面，介紹了保障交通檔案管理措施落實的手段，以期進一步增強交通檔案的管理水平，提升交通行業的發展能力，希望能夠給讀者帶來啟發。

關鍵詞：交通檔案管理;完善措施;規范流程

引言：

交通檔案指的是交通系統的行政事業單位、團體組織及個人在工作中形成的具有保存價值的文字、圖表記錄，其真實完整性與交通工作的質量乃至單位的未來發展路線密切相關。然而現階段交通檔案管理工作仍是交通行業整體工作的薄弱環節，如何更好地完成檔案管理，已經成為交通行業的關注重點。

一、加強制度完善，做到依法治

在對交通管理制度進行完善的過程中，相關工作人員應當嚴格遵循《檔案法》的相關要求，并在此基礎上，依據當地的實際情況，圍繞“規范、有序、安全、優質、高效、便捷”的主旨要求，對現有的檔案制度進行完善、補充和修訂，確保工作人員在進行檔案鑒定銷毀、檔案保密、文件處理、庫房管理等與檔案管理相關的工作時能夠做到有規可依。舉例來說，某市交通運輸信息中心為進一步實現檔案管理的規范化、制度化，依據部門的實際情況制定了《檔案分類方案及編目說明》，對交通檔案工作的職能加以明確的說明，確保員工在工作過程中能夠做到有規可依，有矩可蹈。

二、檔加強組織領導，保障措施落實

在開展交通管理的過程中，加強組織領導，保障措施落到實處是提升檔案管理水平的有效方式之一。舉例來說，某市交通運輸局在進行檔案管理工作的過程中，首先采用一把手主抓，其他領導共同配合的管理體制，確保檔案管理的每一過程都有專門的管理人員負責;其次，在制定年度計劃的過程中，明確指出相關工作人員的職責，并將管理成效納入績效考核當中，提升員工參與交通檔案管理的積極性;最后，盡管該單位的經費有限，但該單位仍依據單位的發展情況，劃分出購置去濕機、滅火器等設備，為檔案管理工作的開展構建良好的環境[1]。

三、按時進行歸檔，確保檔案齊全

隨著我國城市化步伐的不斷加快，交通事業也在蓬勃的向前發展，與之相對應的交通道路修建、維護以及交通事故發生情況等資料也在不斷增長，這些資料因其可以為交通部門的后續工作提供了依據而受到了人們的重視。現階段，為保障交通檔案的齊全完整，相關工作人員應嚴格遵守檔案整理制度，盡可能保障歸檔文件的準確及時。舉例來說，某公路管理局在對單位活動產生具有保存價值的文件進行歸檔的過程中，由文書處理人員依據交通部規定的檔案質量標準對文件進行整理，確保文件的內容符合檔案保管要求，對新增的檔案，每半年開展一次立卷歸檔工作，并在每年年終的時候，對各部門的檔案進行一次大范圍的清查，確保檔案保管期限表、歸檔范圍等與歸檔材料相關的信息完整齊全。此外，隨著我國交通運輸事業的不斷發展，不同地區部門調用檔案的情況時有發生，現階段，部門間檔案的調動大多采用電子文件的形式，為避免某些不法分子利用木馬、病毒等對檔案安全造成威脅，在進行電子檔案文件移交之前，歸檔部門與接收部門都應對電子文件的載體安全與環境安全進行檢測，盡可能避免安全問題的出現。

四、應用先進技術，規范操作流程

隨著互聯網技術的飛速發展，傳統的紙質檔案正朝著信息化檔案的方向轉變，在當前的交通檔案管理過程中融入信息化技術，不但可以提升檔案管理工作的效率，還可以降低檔案管理工作的難度。現階段，為提升檔案管理工作的信息化水平，相關工作人員可以通過引進現代化檔案管理技術的方式，確保檔案管理工作能夠規范有序的進行。比方說，某交通運輸局利用AO軟件將紙質檔案文本掃描上傳到單位內網上，實現了交通檔案從條目級管理向文件級管理的過渡，提升了單位內部文件查找、管理的效率。

五、加強資源整合，提升服務能效

為進一步提升交通檔案的利用率，相關工作人員應當在做好保密工作的前提下，對檔案資源加以整合，進一步提升檔案管理的服務能效。具體來說，相關工作人員應當圍繞交通行業的發展大局，以一流的服務態度，為資料查閱人員提供高質量的服務。具體來說，相關工作人員可以通過綜合分析交通檔案的數據資料，積極開發檔案資源的方式，為交通行業后續的發展建設、安全生產、決策管理等內容體統依據，為檔案查詢人員提供綜合性的支持，盡可能的提升檔案的利用價值。舉例來說，交通權屬檔案是保證交通行駛權取得與變更的重要依據，隨著當前交通事業的蓬勃發展，交通車輛抵押問題的發生概率不斷增加，此時交通權屬檔案就成為了司法部門處理和解決問題的重要的依據，為更好地維護當事人的合法權利，檔案管理人員需加強對檔案資源的有效整合，進而方便查閱人員的借用和調用。

六、加強人資建設，提升管理質量

受我國交通建設蓬勃發展的影響，交通檔案的數量不斷增加，檔案管理工作在當前交通管理中的占據著極為重要的位置。為進一步提升交通檔案的管理質量，相關部門可以通過定期開展培訓活動、鼓勵員工自主學習等方式，不斷提升相關工作人員的素質水平，促進我國交通事業的健康發展。具體來說，由于部分檔案文件存在一定的機密性，為提升相關工作人員對交通法規與保密制度的熟悉程度，單位方面可以通過定期邀請專家開展法律講座的方式，使工作人員了解相關的政策制度，進而提升檔案管理工作的質量。同時，隨著網絡技術的不斷推進，未來的檔案管理工作主要是依托計算機展開，在實際工作過程中，相關工作人員應當具備較強的文字表達能力與計算機操作能力，為實現這一目標，單位方面可以通過鼓勵員工自主學習計算機知識的方式，保障單位的交通檔案管理工作能夠順利進行[2]。

結論：

交通檔案不但可以反映交通行業的經紀業務能力，還能為今后行業的經營管理提供依據，在開展檔案管理工作的過程中，相關工作人員應當在遵循相關法律規范的基礎上，采取各項有效措施，提升自身能力水平，對檔案管理工作加以完善，盡可能提升交通檔案管理工作的質量。

參考文獻：

[1]徐媛娟.交通檔案管理信息化的探析[J].國際公關，2019（08）：173+175.

[2]許麗霞.交通檔案管理信息化建設研究[J].辦公室業務，2018（06）：85.