農(nóng)業(yè)科研院所檔案管理信息化建設(shè)淺析

蘇娟

摘 要：本文對檔案信息化建設(shè)的內(nèi)涵以及其在農(nóng)業(yè)科研院所工作中的意義進(jìn)行了介紹和分析，并對當(dāng)前農(nóng)業(yè)科研院所檔案信息化管理存在的一些問題和不足進(jìn)行了討論，對如何有效的完善檔案信息化建設(shè)提出了幾點(diǎn)對策和建議。

關(guān)鍵詞：農(nóng)業(yè);科研院所;檔案;信息化建設(shè)

隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的不斷發(fā)展，辦公自動(dòng)化的程度也在逐漸提高，尤其是對于檔案管理工作來說，信息化的檔案管理能夠有效的實(shí)現(xiàn)對大量數(shù)據(jù)資料的快速、準(zhǔn)確處理，能夠大大提高檔案工作效率和質(zhì)量，為相關(guān)單位以及人員提供更好的檔案服務(wù)，充分發(fā)揮出檔案的利用價(jià)值。本文針對農(nóng)業(yè)科研院所中檔案信息化建設(shè)相關(guān)工作進(jìn)行了分析和研究，希望能夠?yàn)闄n案工作以及農(nóng)業(yè)科研工作的開展起到一些促進(jìn)作用。

1 檔案信息化建設(shè)的內(nèi)涵

檔案信息化建設(shè)是指在檔案管理工作中科學(xué)、靈活的運(yùn)用信息技術(shù)，如數(shù)據(jù)庫、大數(shù)據(jù)、數(shù)據(jù)掃描、壓縮等，從而提高檔案工作的效率和質(zhì)量，實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展的一項(xiàng)重要工作。檔案信息化建設(shè)不僅僅是對檔案管理相關(guān)技術(shù)的發(fā)展，更需要在信息化建設(shè)的同時(shí)對檔案管理的新理念進(jìn)行研究和思考，建立起符合新時(shí)期檔案工作需要的管理新框架，從而使檔案的價(jià)值得到更好的開發(fā)和利用。

對于農(nóng)業(yè)科研院所來說，檔案管理信息化建設(shè)對于其相關(guān)工作的開展有著重要的推動(dòng)意義。

一方面，檔案信息化建設(shè)是時(shí)代發(fā)展的必然趨勢，在我國供給側(cè)結(jié)構(gòu)性改革不斷深化的背景下，信息技術(shù)在農(nóng)業(yè)經(jīng)濟(jì)發(fā)展中的支持作用逐漸凸顯出來，通過對過去農(nóng)業(yè)科研資料中成果、技術(shù)、思想、數(shù)據(jù)等信息資源或歷史經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行分析并進(jìn)行合理的開發(fā)利用，推動(dòng)信息資源的共享，能夠使這些檔案資料更好的為農(nóng)業(yè)技術(shù)研究、農(nóng)業(yè)活動(dòng)提供服務(wù)。

另一方面，檔案信息化能夠有效的提高檔案管理效率，是相關(guān)單位檔案創(chuàng)新管理的必然選擇。隨著我國農(nóng)業(yè)技術(shù)的發(fā)展，農(nóng)業(yè)科研院所中的項(xiàng)目也在不斷增加，與之相對應(yīng)的檔案資料也大大增多，加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)能夠更好的對相關(guān)資料進(jìn)行收集、整理、保管以及開發(fā)利用，建設(shè)科研檔案信息化管理平臺(tái)，提高檔案工作效率，并借助相關(guān)技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案管理理念、方法等的創(chuàng)新，為農(nóng)業(yè)科研相關(guān)工作提供有力的保障。

2 農(nóng)業(yè)科研院所檔案管理信息化建設(shè)中存在的不足

2.1 對檔案信息化建設(shè)的重視不足

當(dāng)前部分農(nóng)業(yè)科研院所對于檔案信息化建設(shè)的重視程度相對不足，其具體表現(xiàn)為對檔案信息化建設(shè)的支持力度不足，缺乏完善的信息化建設(shè)思路與規(guī)劃，相關(guān)檔案管理人員素質(zhì)水平無法滿足信息化管理的需要。造成這一問題的主要原因是很多農(nóng)業(yè)科研院所沒有專職檔案管理人員，多由科技人員或行政后勤人員兼職管理檔案，相關(guān)人員缺乏良好的檔案意識(shí)與信息化管理意識(shí)，對于檔案信息化的重要性認(rèn)識(shí)不足，部分單位檔案管理人員不足也給信息化建設(shè)的推進(jìn)造成了一定的影響。

2.2 檔案信息化建設(shè)下的管理不夠規(guī)范

檔案管理信息化建設(shè)帶來的不僅有技術(shù)方面的提升，其對于檔案管理人員的管理理念以及檔案管理相關(guān)制度等方面都提出了新的要求。然而在當(dāng)前部分農(nóng)業(yè)科研院所的檔案信息化建設(shè)進(jìn)程仍然是采取傳統(tǒng)的檔案管理方法及制度，無法滿足信息化管理的需要，進(jìn)而導(dǎo)致了檔案工作效率低下、不規(guī)范等問題。如，傳統(tǒng)文件向電子文件的轉(zhuǎn)化兼容性較差;電子檔案缺乏統(tǒng)一的格式要求;相關(guān)設(shè)施、設(shè)備沒有得的良好維護(hù)等。

2.3 檔案信息化管理平臺(tái)、系統(tǒng)的研發(fā)落后

在檔案信息化建設(shè)的過程中，相關(guān)的硬件設(shè)施是重要的基礎(chǔ)，但要想充分的體現(xiàn)檔案信息化的優(yōu)勢，相關(guān)管理平臺(tái)及系統(tǒng)的研發(fā)成果有著重要的意義。由于在當(dāng)前的農(nóng)業(yè)科研院所中信息技術(shù)、軟件工程等方面的專業(yè)人才較為缺乏，因此檔案信息化管理平臺(tái)通常是從軟件公司直接購買或者進(jìn)行外包研發(fā)，但這些管理平臺(tái)、系統(tǒng)往往與農(nóng)業(yè)科研院所的一些特點(diǎn)存在偏差，可能無法滿足單位的檔案管理需求。

2.4 檔案信息化管理的實(shí)際效果有待提高

當(dāng)前在檔案信息化管理工作中還存在一些問題有待商榷，相關(guān)工作的實(shí)際效果有待提高。例如，電子檔案相較于傳統(tǒng)檔案更容易修改且不留痕跡，電子檔案的憑證效力有待研究，當(dāng)前只能夠采取紙質(zhì)檔案與電子檔案并行的管理方式，反而增加了檔案工作量;電子檔案儲(chǔ)存載體需要進(jìn)行良好的維護(hù)管理，如果管理不當(dāng)就可能會(huì)造成數(shù)據(jù)大量丟失;網(wǎng)絡(luò)安全、電腦病毒等對科研院所檔案管理系統(tǒng)造成較大安全威脅等。

3 農(nóng)業(yè)科研院所檔案管理信息化建設(shè)的完善措施

3.1 轉(zhuǎn)變檔案管理理念，明確信息化建設(shè)思路

針對當(dāng)前部分農(nóng)業(yè)科研院所對于檔案信息化建設(shè)重視程度不足的問題，相關(guān)單位要積極轉(zhuǎn)變檔案管理理念，充分認(rèn)識(shí)到檔案工作對于農(nóng)業(yè)科研工作的重要性以及信息化建設(shè)在發(fā)揮檔案價(jià)值上的優(yōu)勢，積極推動(dòng)檔案工作的信息化、自動(dòng)化、智能化發(fā)展。

其次，農(nóng)業(yè)科研院所在轉(zhuǎn)變檔案工作理念的同時(shí)還要建立起明確的檔案信息化建設(shè)思路和目標(biāo)，結(jié)合當(dāng)前我國農(nóng)業(yè)發(fā)展形式、農(nóng)業(yè)科研工作現(xiàn)狀、檔案管理需求等對檔案信息化建設(shè)進(jìn)行統(tǒng)籌規(guī)劃，逐步推進(jìn)農(nóng)業(yè)檔案目標(biāo)數(shù)據(jù)庫建設(shè)、豐富電子檔案類型、增量檔案全文數(shù)字化、存量檔案電子化等相關(guān)工作的落實(shí)，切實(shí)提高檔案工作的服務(wù)質(zhì)量和檔案利用效率。

此外，農(nóng)業(yè)科研院所還要加快檔案管理人才隊(duì)伍建設(shè)，加強(qiáng)對檔案管理人員信息技術(shù)方面的培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，建立完善的人才引進(jìn)和激勵(lì)機(jī)制，使檔案管理人員能夠適應(yīng)、滿足現(xiàn)代互聯(lián)網(wǎng)、信息技術(shù)理念下的檔案信息化管理工作需要。

3.2 加強(qiáng)檔案信息化管理平臺(tái)、系統(tǒng)建設(shè)

農(nóng)業(yè)科研院所要在檔案信息化相關(guān)思路、規(guī)劃的基礎(chǔ)上加強(qiáng)對檔案信息化管理平臺(tái)、系統(tǒng)的建設(shè)和完善，保證相關(guān)功能能夠符合單位科研工作以及其他相關(guān)工作的實(shí)際需要。

檔案管理系統(tǒng)要保證基本的檔案錄入、查詢、瀏覽以及用戶管理等基本功能，并根據(jù)農(nóng)業(yè)科研院所的實(shí)際情況對文書檔案、科技檔案進(jìn)行分類管理。針對不同檔案的內(nèi)容、特點(diǎn)建立起相應(yīng)的數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)，對檔案的字段類型、索引、屬性等方面進(jìn)行差異化標(biāo)注，為后續(xù)檔案管理、檔案服務(wù)奠定基礎(chǔ)。在檔案管理工作上，該系統(tǒng)要具有檔案自動(dòng)化錄入、圖片文字自動(dòng)化識(shí)別，根據(jù)檔案屬性或字段進(jìn)行動(dòng)態(tài)管理、提供多種查詢機(jī)制、具有較高的查詢效率和性能、檔案資料維護(hù)、更新方便、檔案資料共享等功能。在檔案系統(tǒng)安全性上，要進(jìn)行嚴(yán)格的用戶管理以及權(quán)限設(shè)置，能夠自動(dòng)記錄檔案資料的錄入、更改、查詢、刪除等日志且不可更改。在檔案開發(fā)利用上，該系統(tǒng)平臺(tái)要能夠?qū)挝凰占⒂涗浀南嚓P(guān)檔案資料進(jìn)行自動(dòng)分析，并結(jié)合大數(shù)據(jù)技術(shù)對相關(guān)農(nóng)業(yè)技術(shù)研究、成果轉(zhuǎn)化、農(nóng)業(yè)活動(dòng)現(xiàn)狀等信息進(jìn)行綜合分析，充分發(fā)揮檔案資料在實(shí)際工作中的應(yīng)用價(jià)值，從而使農(nóng)業(yè)科研單位的工作水平得到有效的提高。

4 結(jié)語

綜上所述，檔案管理信息化建設(shè)是現(xiàn)代檔案工作發(fā)展的必然趨勢，同時(shí)也是檔案創(chuàng)新管理的必然選擇。針對當(dāng)前農(nóng)業(yè)科研院所檔案信息化建設(shè)中存在的一些不足，相關(guān)部門要積極采取有效措施，完善檔案信息化建設(shè)，提高檔案工作效率、質(zhì)量，充分發(fā)揮出檔案在農(nóng)業(yè)科研、農(nóng)業(yè)活動(dòng)等方面的利用價(jià)值。

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