“大數據”時代的企業檔案工作模式轉型

韓華

摘 要：檔案工作是黨和國家工作中不可缺少的基礎性工作，多方面都展現出了大數據的時代特征。檔案學研究的主要目標轉變為檔案的數據化，在檔案研究中需要改進思維方式、技術方式和建構方式，通過信息技術手段將檔案本身及管理者和使用者進行緊密關聯。文章通過對大數據時代檔案學研究的轉型和創新路徑進行研究，旨在為現代檔案學研究提供有效的思路，推動我國檔案學更好地發展。

關鍵詞：大數據時代;檔案學研究;轉型;創新

習近平總書記指出，“檔案工作是一項非常重要的工作，經驗得以總結，規律得以認識，歷史得以延續，各項事業得以發展，都離不開檔案，在全面建設小康社會進程中，檔案工作顯得越來越重要”。檔案工作是黨和國家工作中不可缺少的基礎性工作，做好檔案工作不僅是當前工作的需要，而且是維護黨和國家歷史真實面貌的重要事業，是各級各部門各單位的重要職責。因此，在新的歷史時期，我們要充分認識檔案工作重要性，不斷增強工作主動性、創造性，切實找準檔案工作服務科學民主決策和經濟社會發展的切入點，創新開展檔案工作，豐富檔案工作內容，提高檔案工作水平。

1 新時代檔案的獨特價值

當今世界，信息技術日新月異，信息化建設風起云涌。在各行各業的信息化建設中迎來了大數據時代。大數據呈現出數據量大、類型繁多、價值密度低、信息海量、處理速度快、時效高的特點。大數據關鍵并不在于“量大”，而在于“有用”。大數據技術不是對數據的簡單堆砌，而是對數據的分析，只有通過分析才能獲取有價值的信息。大數據時代的競爭優勢在于誰能更快、更精準地從已擁有的數據中預測未來趨勢。檔案“是指過去和現在的國家機構、社會組織以及個人從事政治、軍事、經濟、科學、技術、文化、宗教等活動直接形成的對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。”從數據的視角看檔案我們不難發現，檔案同樣具有館藏量大、種類繁多、載體形式多樣的特點，是有價值的信息。在紛繁復雜的信息海洋中，檔案信息具有原始性、可靠性和憑證作用。人們可以利用檔案信息解決問題。而檔案工作不僅僅是收集了多少份文件，整理多少卷檔案，重要的是是否為企業的發展提供了有效服務，帶來了價值和效益。正如企業檔案工作規范中所述“企業檔案工作應以滿足企業各項活動在證據、責任和信息等方面的需求為導向，運用現代技術與管理方法，通過資源整合和開發，為企業研發、生產、經營、管理和持續發展提供有效服務。”

2 大數據時代檔案學研究的轉型方式

2.1 檔案學研究的大數據思維轉型

傳統的檔案管理應用了信息化手段，如將紙質檔案資源轉化為數字格式進行保存、利用網絡環境進行檔案數據傳輸等，信息化的檔案管理給檔案學的大數據發展奠定了堅實的基礎。大數據思維是在原有的檔案信息化基礎上發展而來，通過大數據技術與檔案信息的深度結合，實現檔案信息資源的最大程度利用。檔案學研究過程中的大數據思維轉化要結合檔案的載體、使用、存儲、容量等多方面進行綜合考慮，改變傳統的檔案信息獨立化局面。在檔案學研究的思維轉型中，要認識到檔案信息挖掘的重要意義，將檔案的文字、圖片、影音視頻等通過大數據形式呈現給使用者和管理者，提高檔案資源的利用效率，使大數據與檔案信息更好地結合。大數據思維是結合了計算機思維、網絡思維等綜合性學科思維的檔案研究模式，經檔案數據交互關聯成為一個整體，最終實現檔案信息的多維構建。

2.2 不斷深化對網絡時代檔案工作面臨新挑戰的認識，著力推進檔案工作戰略轉型發展

近年來，網絡和信息技術快速發展，電子政務、電子商務越來越成熟，無紙化辦公、無紙化交易越來越普及，大數據、云計算、人工智能的研究應用也越來越深入，這些都對檔案工作產生了極其深刻的影響。順應時代發展變化，推進檔案工作戰略轉型，解決好在網絡時代、在信息化條件下檔案工作如何運用網絡技術和信息化手段開展工作的問題，已成為檔案部門必須面對的時代課題。推進檔案工作戰略轉型，要緊緊圍繞國家信息化發展戰略，特別是電子政務、電子商務以及大數據、云計算、人工智能等發展規劃，深入研究檔案工作在工作模式、基礎設施、政策法規、標準規范等方面如何與之對接的問題，探索建立適應新技術要求的檔案工作流程、基礎設施和業務規范。要積極融入本地區智慧城市、電子政務、電子商務建設，在檔案基礎業務、資源開發、安全保管等方面采用新技術、探索新模式，加快實現由傳統管理向現代化管理的戰略轉型。機關、企事業單位要按照國家、地方和行業的相關要求，緊跟本系統和本行業信息化發展步伐，積極推進數字檔案室建設，實現檔案信息化建設與本單位信息化建設同頻共振、協調推進。

2.3 企業檔案工作由“管文件”向“管數據”轉型

首先，現在好多企業單位多存在信息系統多、數據管理分散、沒有統一歸檔到檔案部門集中保存的實際情況，這樣，隨著時間的推移，在企業內部形成的好多有價值的數據就會被湮沒。為了避免這種現象的出現，企業檔案部門必須要認真履行“為黨管檔”和“應收盡收”職責，要介入文件形成的全過程和數據管理全流程，開展檔案工作由管文件向“管數據”轉型研究與實踐，建立健全數據管控機制和管理制度，做好“數據”收集、歸檔、管理和利用工作。其次，從館藏紙質檔案管理方式來說，企業檔案工作必須從“管文件”向“管數據”轉型。企業檔案部門現存的紙質檔案中蘊含的檔案數據應通過信息化手段提取出來，以電子文件和電子數據的視角加以管理，才能在信息化條件下充分發揮紙質檔案的作用，承擔檔案服務企業生產經營的責任。因此開展紙質檔案數據化，對檔案工作從“管文件”向“管數據”轉型具有非常現實的意義。最后，隨著數字化設計制造技術的廣泛應用，三維數據應運而生，并以無法估計的速度在增多，同時部分制造企業也實現了基于三維數據的數字化工藝設計與制造，工裝、設備、刀量具數字化設計制造一體化，全面實現數字化制造生產。新的制造產品設計研制過程中形成、產生、傳遞和管理的航空產品屬性信息由以往的紙質文件方式全部轉變為電子數據，因此未來檔案工作的對象必將是“電子數據”，檔案工作方式必將是“管數據”工作模式。

2.4 積極開創以“用戶為中心”的工作模式

檔案工作者應該改變傳統的等待歸檔、等待查檔、守攤看點、倉庫保管式的工作方式，努力促進檔案工作從以“藏”為主向以“用”為主轉變，樹立“服務先行”和“以人為本”的服務理念。在檔案的收集、整理、保管、鑒定、統計和提供利用工作中以顧客需求為導向，主動服務，構建以“用戶為中心”的檔案知識服務體系。

3 結語

大數據時代下的檔案學具有更多的技術特征，大數據成為檔案研究的基礎支撐，為現代檔案學發展提供了原動力。檔案學研究的轉型和創新需要以大數據技術為媒介，通過研究思想、技術手段和數據構建等環節的轉型發展，使大數據與檔案資源更好地融合。

參考文獻

[1]於菊紅.大數據背景下檔案管理范式的轉型：從信息管理到數據管理[J].檔案管理，2019.

[2]牛力，劉慧琳，曾靜怡，韓小汀.數字時代檔案資源開發利用的重新審視[J].檔案學研究，2019.