基于信息文化背景探究檔案管理工作轉(zhuǎn)型及服務(wù)創(chuàng)新分析

劉思敏

摘 要：信息文化時代，大數(shù)據(jù)作為備受歡迎的“自由”資源，在檔案現(xiàn)代化、信息化管理工作中起著舉足輕重的作用。大數(shù)據(jù)賦予了檔案信息資源獲取與保存的有效載體與工具，使檔案工作實現(xiàn)了網(wǎng)絡(luò)式的全覆蓋，不僅顛覆了傳統(tǒng)以人工為特征的管理模式，還極大地實現(xiàn)了檔案信息資源的增值。因此，在檔案管理工作轉(zhuǎn)型與服務(wù)創(chuàng)新路徑的探索中，應(yīng)當(dāng)注重培養(yǎng)管理者的“大數(shù)據(jù)”觀，以大數(shù)據(jù)為載體，盤活聚集檔案資源，創(chuàng)新檔案服務(wù)內(nèi)容，真正實現(xiàn)檔案資源共享。

關(guān)鍵詞：信息文化;大數(shù)據(jù);檔案管理;資源共享

在“互聯(lián)網(wǎng)+”時代，大數(shù)據(jù)成為社會各主體、各行業(yè)爭相開發(fā)利用的一種信息資源。隨著帶有明顯后工業(yè)文明的時代標(biāo)簽的移動互聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)、云計算等異軍突起，發(fā)揮數(shù)據(jù)的紅利優(yōu)勢，理應(yīng)成為檔案管理工作轉(zhuǎn)型與服務(wù)創(chuàng)新的必修課。

1 檔案管理工作信息建設(shè)的重要價值

檔案的功能自古以來就備受重視。誠如董必武所言：“典謨訓(xùn)誥，寶之無佚;只字片言，亦所珍惜;擘肌分理，鑒貌辨色;規(guī)圓矩方，依時順序;創(chuàng)業(yè)擴基，前軌可跡;古為今用，功同史冊;群眾躍進(jìn)，計劃落實;察往知來，視茲故帙”。因而，如何對此種具有不可再生的信息資源功能發(fā)揮到最大化，就需要檔案管理單位以及工作者把握住時代發(fā)展機遇，將數(shù)據(jù)作為檔案信息記錄的有效載體，無限擴充檔案保存與管理的邊界。

在信息文化背景下，促進(jìn)檔案管理工作轉(zhuǎn)型，具有正向的作用與價值。

首先，就檔案信息資源獲取與保存的范圍而言，信息文化時代所賦予的大數(shù)據(jù)工具，有利于顛覆傳統(tǒng)的檔案管理思維和突破傳統(tǒng)工業(yè)文明受限的主客觀條件，將“全數(shù)據(jù)”的工作理念引入到檔案資源的獲取當(dāng)中，從而確保檔案資源的分類與信息的完整性。其次，在檔案業(yè)務(wù)管理的流程方面來講，信息社會所衍生的云計算、云服務(wù)、數(shù)據(jù)分析等技術(shù)有助于檔案管理實現(xiàn)“網(wǎng)絡(luò)式”的全覆蓋，使得檔案管理中所涉及的收集、管理、利用等流程呈現(xiàn)出主動的、全方位、全智能的狀態(tài)，極大地減輕了檔案管理工作者的負(fù)擔(dān)，實現(xiàn)了檔案業(yè)務(wù)管理流程的優(yōu)化升級。最后，就資源共享角度分析，信息文化背景下的檔案信息與公共數(shù)據(jù)管理改變了傳統(tǒng)以人工為主要特征的模式，檔案信息有效地實現(xiàn)了增值功能，實現(xiàn)了經(jīng)濟(jì)效益與社會效益的雙贏。具體而言，大數(shù)據(jù)等新一代互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的共享功能有效地消除了信息孤島，將檔案的利用價值發(fā)揮到極致，使得原有沉寂已久的檔案信息依托檔案管理軟件與系統(tǒng)而“鮮活”起來，塑造出共享共用的檔案管理新生態(tài)。

2 檔案管理工作轉(zhuǎn)型與服務(wù)創(chuàng)新的有效路徑

2.1 培養(yǎng)與強化檔案管理工作者的“大數(shù)據(jù)”觀

古往今來，人才一直都充當(dāng)著第一資源成為富國之本與興邦大計。在強調(diào)信息重要性的大數(shù)據(jù)時代，更是不乏對管理人才的重視。在檔案管理工作與服務(wù)的創(chuàng)新實踐中，培育與強化管理者的“大數(shù)據(jù)”觀，可以有效地將其從因人力、物力以及財力不足而工作效率低下的束縛中解放出來，從而充分激發(fā)檔案管理人才的創(chuàng)新活力與工作積極性。

具體而言，讓廣大的檔案管理人才隊伍趕上現(xiàn)代信息化的腳步，提高人才培養(yǎng)方案的含金量，才能夠精準(zhǔn)地焊接上人才培養(yǎng)與檔案管理需求的縫隙。比如，歸檔作為檔案管理工作至關(guān)重要的一部分，但是礙于傳統(tǒng)管理模式的局限性而使得許多信息資料被管理人員以“去粗取精”的人工方式剔除出來，使得部分檔案的完整性喪失。而若是加強管理人員的“大數(shù)據(jù)”觀，將現(xiàn)實存在的消極影響因素降低至最小，實現(xiàn)分門別類的檔案歸檔保存。除此之外，檔案服務(wù)也是檔案管理工作中必不可少的業(yè)務(wù)。有目的、有針對性地強化工作人員利用APP、檔案管理系統(tǒng)網(wǎng)站等的思維觀念，不僅可以有效地提高服務(wù)效率，還能夠及時、精準(zhǔn)地對檔案信息的流動情況進(jìn)行跟蹤。

2.2 聚集活化檔案資源，建立全方位覆蓋的檔案資源體系

盤活檔案資源，加強檔案資源信息化建設(shè)，完善與豐富館藏資源與結(jié)構(gòu)，滿足人民日益增長的物質(zhì)文化需求，消除傳統(tǒng)檔案管理模式所存在的信息鴻溝是有效避免“死檔”的重要舉措。從傳統(tǒng)依靠人工收集、整理與歸檔的紙質(zhì)檔案到信息文化背景下的無紙化電子檔案，標(biāo)志著檔案的管理與服務(wù)逐漸偏向于自動化與智能化。

細(xì)化到日常的檔案管理與服務(wù)工作，管理者應(yīng)當(dāng)將以往具有重要利用價值的、保存較為困難的紙質(zhì)化檔案進(jìn)行數(shù)字化生成，存儲至磁盤、光盤以及電腦之中，檔案資源信息需求者日常可以通過計算機網(wǎng)站、相關(guān)APP以及U盤拷貝的方式暢享“云服務(wù)”。此外，各檔案館要善于利用網(wǎng)絡(luò)媒介進(jìn)行合作，最大化集聚檔案資源，實現(xiàn)檔案資源信息價值最大化。

2.3 創(chuàng)新檔案服務(wù)內(nèi)容，健全便民的檔案資源流動體系

大數(shù)據(jù)所打造的信息文化環(huán)境，使得檔案管理與服務(wù)更加貼近人性化與智能化。在傳統(tǒng)的檔案服務(wù)模式中，檔案信息資源共享基本上沿襲的是以人工服務(wù)的線下模式，這就導(dǎo)致服務(wù)效率低且質(zhì)量較差。相比之下，檔案信息數(shù)據(jù)化將檔案用戶服務(wù)擴展到線上來，不僅大大減少了用戶跑的次數(shù)，還能夠?qū)τ脩舻男枨笈c偏好進(jìn)行精準(zhǔn)記錄、分析與跟蹤。

本著“物盡其用”的原則與服務(wù)理念，對檔案資源價值進(jìn)行深入挖掘，在安全保密的基礎(chǔ)上對檔案信息資源進(jìn)行開放共享，保障公民對信息的知情權(quán)與使用權(quán)，將存于檔案庫的社會效益融入至檔案利用者的服務(wù)需求當(dāng)中。除此之外，在檔案管理服務(wù)工作轉(zhuǎn)型與服務(wù)模式創(chuàng)新的過程中，管理者還需基于“以人為本”的理念實現(xiàn)精準(zhǔn)化的個性化匹配服務(wù)，整體保證檔案資源暢通流動。

3 結(jié)束語

綜合而言，“大數(shù)據(jù)的骨子里是溫情的”，由時間沉淀下來的檔案有效盤活，離不開信息文化環(huán)境的大數(shù)據(jù)載體。在新時代、新環(huán)境背景下、摸清大數(shù)據(jù)的“脾氣”與“秉性”，創(chuàng)新檔案管理模式，推動檔案管理與大數(shù)據(jù)深度融合，我們才能夠暢享數(shù)字紅利。

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