基于信息文化背景探究檔案管理工作轉型及服務創新分析

劉思敏

摘 要：信息文化時代，大數據作為備受歡迎的“自由”資源，在檔案現代化、信息化管理工作中起著舉足輕重的作用。大數據賦予了檔案信息資源獲取與保存的有效載體與工具，使檔案工作實現了網絡式的全覆蓋，不僅顛覆了傳統以人工為特征的管理模式，還極大地實現了檔案信息資源的增值。因此，在檔案管理工作轉型與服務創新路徑的探索中，應當注重培養管理者的“大數據”觀，以大數據為載體，盤活聚集檔案資源，創新檔案服務內容，真正實現檔案資源共享。

關鍵詞：信息文化;大數據;檔案管理;資源共享

在“互聯網+”時代，大數據成為社會各主體、各行業爭相開發利用的一種信息資源。隨著帶有明顯后工業文明的時代標簽的移動互聯網、大數據、云計算等異軍突起，發揮數據的紅利優勢，理應成為檔案管理工作轉型與服務創新的必修課。

1 檔案管理工作信息建設的重要價值

檔案的功能自古以來就備受重視。誠如董必武所言：“典謨訓誥，寶之無佚;只字片言，亦所珍惜;擘肌分理，鑒貌辨色;規圓矩方，依時順序;創業擴基，前軌可跡;古為今用，功同史冊;群眾躍進，計劃落實;察往知來，視茲故帙”。因而，如何對此種具有不可再生的信息資源功能發揮到最大化，就需要檔案管理單位以及工作者把握住時代發展機遇，將數據作為檔案信息記錄的有效載體，無限擴充檔案保存與管理的邊界。

在信息文化背景下，促進檔案管理工作轉型，具有正向的作用與價值。

首先，就檔案信息資源獲取與保存的范圍而言，信息文化時代所賦予的大數據工具，有利于顛覆傳統的檔案管理思維和突破傳統工業文明受限的主客觀條件，將“全數據”的工作理念引入到檔案資源的獲取當中，從而確保檔案資源的分類與信息的完整性。其次，在檔案業務管理的流程方面來講，信息社會所衍生的云計算、云服務、數據分析等技術有助于檔案管理實現“網絡式”的全覆蓋，使得檔案管理中所涉及的收集、管理、利用等流程呈現出主動的、全方位、全智能的狀態，極大地減輕了檔案管理工作者的負擔，實現了檔案業務管理流程的優化升級。最后，就資源共享角度分析，信息文化背景下的檔案信息與公共數據管理改變了傳統以人工為主要特征的模式，檔案信息有效地實現了增值功能，實現了經濟效益與社會效益的雙贏。具體而言，大數據等新一代互聯網技術的共享功能有效地消除了信息孤島，將檔案的利用價值發揮到極致，使得原有沉寂已久的檔案信息依托檔案管理軟件與系統而“鮮活”起來，塑造出共享共用的檔案管理新生態。

2 檔案管理工作轉型與服務創新的有效路徑

2.1 培養與強化檔案管理工作者的“大數據”觀

古往今來，人才一直都充當著第一資源成為富國之本與興邦大計。在強調信息重要性的大數據時代，更是不乏對管理人才的重視。在檔案管理工作與服務的創新實踐中，培育與強化管理者的“大數據”觀，可以有效地將其從因人力、物力以及財力不足而工作效率低下的束縛中解放出來，從而充分激發檔案管理人才的創新活力與工作積極性。

具體而言，讓廣大的檔案管理人才隊伍趕上現代信息化的腳步，提高人才培養方案的含金量，才能夠精準地焊接上人才培養與檔案管理需求的縫隙。比如，歸檔作為檔案管理工作至關重要的一部分，但是礙于傳統管理模式的局限性而使得許多信息資料被管理人員以“去粗取精”的人工方式剔除出來，使得部分檔案的完整性喪失。而若是加強管理人員的“大數據”觀，將現實存在的消極影響因素降低至最小，實現分門別類的檔案歸檔保存。除此之外，檔案服務也是檔案管理工作中必不可少的業務。有目的、有針對性地強化工作人員利用APP、檔案管理系統網站等的思維觀念，不僅可以有效地提高服務效率，還能夠及時、精準地對檔案信息的流動情況進行跟蹤。

2.2 聚集活化檔案資源，建立全方位覆蓋的檔案資源體系

盤活檔案資源，加強檔案資源信息化建設，完善與豐富館藏資源與結構，滿足人民日益增長的物質文化需求，消除傳統檔案管理模式所存在的信息鴻溝是有效避免“死檔”的重要舉措。從傳統依靠人工收集、整理與歸檔的紙質檔案到信息文化背景下的無紙化電子檔案，標志著檔案的管理與服務逐漸偏向于自動化與智能化。

細化到日常的檔案管理與服務工作，管理者應當將以往具有重要利用價值的、保存較為困難的紙質化檔案進行數字化生成，存儲至磁盤、光盤以及電腦之中，檔案資源信息需求者日常可以通過計算機網站、相關APP以及U盤拷貝的方式暢享“云服務”。此外，各檔案館要善于利用網絡媒介進行合作，最大化集聚檔案資源，實現檔案資源信息價值最大化。

2.3 創新檔案服務內容，健全便民的檔案資源流動體系

大數據所打造的信息文化環境，使得檔案管理與服務更加貼近人性化與智能化。在傳統的檔案服務模式中，檔案信息資源共享基本上沿襲的是以人工服務的線下模式，這就導致服務效率低且質量較差。相比之下，檔案信息數據化將檔案用戶服務擴展到線上來，不僅大大減少了用戶跑的次數，還能夠對用戶的需求與偏好進行精準記錄、分析與跟蹤。

本著“物盡其用”的原則與服務理念，對檔案資源價值進行深入挖掘，在安全保密的基礎上對檔案信息資源進行開放共享，保障公民對信息的知情權與使用權，將存于檔案庫的社會效益融入至檔案利用者的服務需求當中。除此之外，在檔案管理服務工作轉型與服務模式創新的過程中，管理者還需基于“以人為本”的理念實現精準化的個性化匹配服務，整體保證檔案資源暢通流動。

3 結束語

綜合而言，“大數據的骨子里是溫情的”，由時間沉淀下來的檔案有效盤活，離不開信息文化環境的大數據載體。在新時代、新環境背景下、摸清大數據的“脾氣”與“秉性”，創新檔案管理模式，推動檔案管理與大數據深度融合，我們才能夠暢享數字紅利。

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