信息化下檔案管理工作的若干思考

高海軍

摘 要：在信息化高速發展的時代，看似簡單、基礎的檔案管理，卻成為企業、行政以及事業單位運營方向、措施制定、服務群眾等各項活動的重要參考依據。因此如何提高檔案的質量、提高檔案管理的工作效率成為大家追求的一致目標。在日益復雜、挑戰與機遇并存的時代，傳統的檔案管理模式與現代化的生產方式格格不入，唯有順應時代的需求，加強檔案管理信息化建設與應用，切實發揮檔案信息資源的價值，才能提高檔案管理工作效率。對此，本文分析了現代檔案管理信息化建設的必要性，對存在的問題進行了分析，并探討了提高工作效率的措施。

關鍵詞：信息化;檔案管理;高質量;工作效率

1 對檔案管理工作的概述

隨著網絡信息技術發展迅速，計算機管理軟件應用得到推廣和普及，電子化成為發展趨勢和方向，電子檔案能夠更好地滿足檔案管理的需要，較大地提升了便捷程度。因此，在檔案管理中，要充分發揮電子信息化管理的優勢，適應時代發展的要求，積極進行策略的調整，對服務系統進行不斷創新，促進檔案管理運行的有序進行。

2 檔案管理工作信息化建設的必要性

1）隨著企業、事業單位、行政單位生產經營規模、發展前景的不斷擴大，傳統的紙質檔案管理方式已經落后，檔案管理效率低下，很多時候需要及時收集檔案數據，并對檔案數據進行高效的整理，才能確保檔案數據的準確、可靠，能夠及時、有效地提供給相關部門。

2）隨著信息技術已深入到各行各業，5G時代更是空前到來，極大地改變了工作方式，提高了工作效率。采用信息化辦公方式，不僅有利于提升辦公效率，確保各部門的工作內容及時有效地銜接，數據得到實時的傳遞與分享，由此提升檔案數據的收集、分類、處理、分析、歸檔及使用等環節的工作效率，是今后檔案管理工作的開展方向。

3）在檔案管理過程中，涉及自然科學與社會科學中的方方面面，給檔案管理工作提供了大量內容。因此掌握的各方面數據越詳細，做出的規劃就越全面具體，越有利于單位今后的發展。

4）筆者在調研的過程中發現，在檔案管理中，絕大部分單位仍采取傳統的工作模式進行處理，表面上沒有嚴重的隱患，實際上已經在工作體系上出現了嚴重的混亂現象，如果不能在將來的工作中進行積極改善，將不利于開展檔案管理工作。

由此可見，建立信息化檔案管理模式是檔案管理工作必須要實現的目標。

3 檔案管理的現狀

1）管理工作體制不完善。當今社會，是信息化社會，各種信息、制度更新的速度非常快。為了跟上社會發展的步伐，各單位也在不斷地改革、創新和發展。工作崗位也逐漸走向細致化和責任化，然而檔案的管理和編修卻沒有形成完整的工作體制，使檔案管理工作不能走向制度化和規范化。

2）管理工作方式落后。大多數單位的檔案管理工作采用的都是紙質化的方式，這與高效便捷的計算機數據時代是相違背的。很多檔案主體缺乏先進的管理模式，很難與時代發展相適應，對如何建立檔案也沒有統一的要求，對材料的收集、資料的整理和檔案的歸檔都沒有明確的規章制度，在檔案的管理工作中沒有明確的方向和目標，使管理工作凌亂、繁雜，容易出現錯誤，甚至出現檔案遺失現象。

3）管理工作效率低下。檔案工作人員對檔案的分類不清晰，對檔案擺放的位置不熟悉，在查閱資料的時候需要耗費很長的時間。甚至出現這類型情況：如：因找不到檔案，而告知被查檔人你的檔案存在缺失，自行補充的現象，而事實上，根據檔案管理規定，被查檔人自己從未見到乃至于保管過自己的檔案。

4）管理人員素質不高。檔案管理人員對檔案管理工作不重視，沒有認識到這項工作的重要性，都抱著散漫的態度面對，認為這項工作沒有多大意義，使得諸多材料處于堆放的狀態，沒有進行有效的整理，無法實現檔案資料自身的真正價值。

4 基于信息化背景下檔案管理的改革措施

1）創新管理方式。植入現代的信息技術，利用好電子技術和網絡技術給管理工作提供的便捷，逐漸普及自動化辦公。（1）思維創新。從主觀的角度分析，很多檔案管理工作人員，完全是按照固步自封的模式開展工作，無論是處理特殊情況，還是應對日常工作，都沒有考慮新的理念，或者是新的時代需求。（2）掌握新動向。要有學習意識，掌握市場上的最新動向，學習最先進的檔案管理方法，建立起既適應市場經濟發展方向，又能方便、高效工作的管理機制。（3）體制創新。原有的紙質檔案存留著大量的信息，但是查閱紙質檔案給檔案管理工作帶來了諸多不便。

2）實現紙質檔案與電子檔案同步管理的專業化和制度化。在檔案管理中，并非要完全摒棄傳統檔案管理方式，而是更加強調電子化、信息化對檔案管理發揮的作用。因此，在建設檔案管理信息系統時，還需要加強檔案信息化標準體系建設，確保檔案管理人員按照相應的標準實施各項管理工作，包括數據的存放、備份、刪除和歸類等，確保各項工作的規范性。（1）重新構建檔案業務流程。檔案管理工作主要包括收集、整理以及利用等環節，進行檔案管理信息化建設，就必須對這些工作內容進行改革優化，重新構建檔案業務流程，使檔案業務能夠朝著信息化的方向發展。（2）適時普查檔案，更新數據。每一個人、每一個單位都是不斷發展變化的主體，為了使檔案能夠更準確、更清晰地反映一個人或是一個單位的最新狀況，必須適時的普查檔案，對檔案中的信息進行整理和篩選，拋棄其中陳舊、過時的信息，加入最新信息。（3）加強檔案分類管理。如可以給檔案編制目錄，清晰地呈現檔案所記載的內容和存放的位置;用關鍵詞來取代題目，關鍵詞的檢索范圍大，可以避免忘記題目而帶來的麻煩;將相關聯的檔案放在一起，有利于對相關事件進行比較分析，對單位的發展有一定的參考價值。（4）增強檔案的保密力度。單位要采用專業性的檔案管理軟件系統，并聘請專業人員進行管理和維護，提高檔案管理的安全技術，還要建立健全檔案安全保密機制，使檔案管理工作走向專業化、制度化。（5）改革優化檔案信息的利用環節。在調取檔案信息時，必須與檔案管理人員進行對接，填寫好調取檔案信息的內容、目的以及責任人等。

3）提高檔案管理人員素質。（1）從人才抓起。如：加大對高校畢業生的招聘，適當招聘有專業管理知識的人員充實到隊伍當中，大學生普遍具備較高的語言文字修養，涉獵各方面的書籍，積累大量的知識，數字化信息化掌握透徹，能在工作中得心應手，在保證工作質量的基礎上提高工作效率。（2）加大培訓力度。定期開展相關管理工作的培訓，提升檔案管理人的管理水平，經過長時間的培訓和發展，形成一套專業化的理論與實踐體系，制定出一套適應時代、適合自己的管理體系。（3）增強檔案管理工作的責任感。要重視針對保密的法制教育，保證管理人員都能夠獨立開展檔案管理工作，明確工作的核心，掌握操作技能。要認清自身的責任，增強保密人員的責任意識。

5 結語

在信息化的機遇和挑戰中，找到適合檔案管理的發展模式，不斷進行創新和改進，才能夠確保及時發現存在的問題和不足。我們可以看到，未來的檔案管理工作仍然具有很多挑戰，要從人員、體制、科技等多方面多層次同步發力，幫助檔案管理實現優化，使檔案管理人員不斷提升自身的綜合素質，并采用科學的管理方式，從而不斷提升檔案管理工作的綜合水平，更好地服務每一個個人和集體。

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