衛生院檔案管理問題闡釋與管理經驗

李江源 劉麗娟

摘 要：檔案管理作為衛生院的基礎工作，其自身具有極高的重要性，檔案中大多是衛生院開展各項工作的記錄，這些都是非常寶貴的資源，能夠為衛生院的相關決策工作提供充足可靠的重要依據，因此，相關部門需要加強對衛生院檔案管理工作的重視。不過，在實際的衛生院檔案管理工作中，還存在一定的問題，影響著工作的有效開展，這就需要有關部門結合實際情況，以及管理經驗，對衛生院檔案實行科學合理的管理措施，保障檔案管理質量。

關鍵詞：衛生院;檔案管理;問題闡釋;管理經驗

對于衛生院而言，其自身所處的地區通常都是當地的縣或者是鄉鎮，是一種綜合性的機構，其主要工作內容就是在所屬范圍開展相關的衛生行政以及醫療預防工作，同時還要負責農村的醫療防疫以及保健等相關工作，幫助農村居民解決多種看病問題。其中的檔案則是對這些工作的記錄，對于后續的工作有重要參考價值，因此，相關部門需要提高對衛生院檔案管理工作的重視程度，并結合以往的管理經驗，實施規范的管理手段。

1 衛生院檔案管理工作中存在的問題

1.1 缺乏對檔案管理的重視

多數衛生院中的工作人員對檔案管理工作的重視度相對較低，沒有意識到檔案管理對其日常工作的幫助，以至于對檔案管理工作產生阻礙。在具體的工作之中，衛生院中的非管理人員通常都會專職自身的分內工作，認為檔案管理這一工作應該由專門的管理人員負責，不需要其他工作人員的幫助，而且還覺得檔案管理對于衛生院的發展產生不了什么作用，這樣錯誤的思想也影響到非檔案管理工作人員的工作心態以及工作行為。衛生院中的部分工作人員沒有做好相應的臨床記錄，或者是沒有將相關臨床記錄完整保存，這樣很容易影響檔案資料的收集、歸檔工作，進而致使檔案管理工作無法有效進行[1]。

1.2 衛生院檔案管理設備不足

衛生院若想提高檔案管理工作的有效性，則要做到與時俱進，引進先進的檔案管理理念以及技術手段，以此提高檔案管理的效率與質量，其中信息技術在檔案管理工作中的應用相對較為廣泛，而且檔案管理信息化的建設，也有利于衛生院檔案管理工作的開展。但是，就實際情況來看，衛生院的檔案管理工作在開展的過程中，卻缺乏相應的設備，這主要受到經費的限制，而設備的缺失也導致信息技術無法在檔案管理工作中得到有效的應用，并且很多工作人員也習慣于應用紙質檔案管理模式，以至于衛生院的這一工作與時代相脫離。另外，信息化的時代也增加了檔案管理工作量，加重了工作人員的壓力與負擔，這也影響到檔案工作的開展。

1.3 衛生院檔案管理制度體系不夠完善

當前，由于衛生院對檔案管理工作不夠重視，因此，也沒有建立相應的檔案管理制度體系，即使有，也沒有結合目前檔案管理的實際情況，對其進行合理的完善，以至于大多數衛生院的檔案管理制度體系都缺乏完善性，這樣很難對檔案管理工作進行有效的指導，從而使得檔案管理工作秩序出現混亂性，而且相關工作人員也因為缺少規章制度的約束，導致他們的工作狀態相對較為懶散，最終使檔案管理工作無法取得良好的效果。另外，在收集或者是整理檔案資料的工作中，很多衛生院都是采取了分散式的管理模式，其本身存在著較大弊端，影響檔案資料收集與整理工作的規范性，致使工作出現不達標的現象，并且也降低了檔案資料的使用率，使眾多檔案資源被浪費[2]。

2 衛生院檔案管理問題優化的經驗措施

2.1 提高對檔案管理工作的重視度

衛生院若想解決檔案管理工作中存在的問題，并提高其工作效率與質量，要先轉變自身的思想認知，深入到具體的檔案管理工作之中，以此加強對這一工作內容的了解，并明確這一工作在衛生院的發展過程中所產生的重要作用，以此提高衛生院對檔案管理的重視程度。與此同時，衛生院的領導者也要加強對檔案管理工作的監督，以自身的態度影響管理人員的工作態度，借此提高他們的工作積極性。另外，衛生院還要加強對檔案管理工作的宣傳力度，促使全體工作人員都能夠意識到檔案管理工作有效開展的重要性，促使他們能夠積極配合檔案管理工作人員的工作，做好各種信息的記錄，保證各種信息資料的完整性，為檔案管理工作提供充足的資料，促進檔案資料收集整理工作效率與質量的提升。

2.2 加大投入，注重檔案管理信息化的建設

傳統的檔案管理模式已經無法滿足現代檔案管理的工作需求，因此，衛生院需要對原有的檔案管理模式進行改進，通過引進先進的信息技術，實行信息化的檔案管理模式，進而提升工作的高效性。而在進行檔案管理信息化的建設時，衛生院則需要加大資金投入，購買信息化管理所需的各類設備，比如計算機、掃描儀等，同時還要購進相應的檔案管理軟件，并利用信息技術建立相應的數據庫，以此提高檔案管理設備的完善度，促使信息化檔案管理工作能夠順利有效的開展。另外，衛生院還要結合信息化管理模式，制定出與之相符的管理標準，比如，在進行檔案錄入時，工作人員需要按照固定的目錄格式進行錄入，這樣便于檔案資料的檢索與查閱。以此提高整個信息化檔案管理工作的秩序性[3]。

2.3 合理完善檔案管理制度體系

科學合理的制度體系能夠對檔案管理工作進行有效的指導，提高整個檔案管理工作的有序性以及規范性，促進檔案管理工作有效性的提升。因此，衛生院要加強對檔案管理制度體系的重視，并且要結合實際情況，對原有的檔案管理制度進行完善，發揮出其自身的指導作用。基于此，衛生院可以制定出責任管理機制，按照檔案管理的流程環節，設置相應的管理崗位，明確這一崗位管理內容、職責以及權限，讓處于這一崗位的管理人員負責好相應的工作，并有效行使自己的職權，若是出現問題，就要追究其責任，這樣既能夠起到約束檔案管理人員的作用，還能夠提高他們的工作積極性。另外，衛生院還要制定出合理的獎懲制度，針對所有檔案管理人員的工作業績以及日常工作表現等多個方面，對他們進行適當的獎勵與懲罰，提高他們的工作熱情[4]。

3 總結

通過上述分析，相關部門若想開展有效的衛生院檔案管理工作，就要先對檔案管理工作中存在的問題進行全面深入的了解，明確這些問題產生的原因，并采用科學合理的方式，對這些問題予以有效解決。另外，相關部門還可以結合當前社會的發展趨勢，將信息技術應用其中，提高衛生院檔案管理的效率與質量，保證檔案資料的完整性。

參考文獻

[1]李紅霞.衛生院檔案管理問題闡釋與管理經驗[J].管理觀察，2017，No.669（34）：178-179.

[2]楊玉潔.探究基層衛生院檔案管理存在的問題和改進措施[J].卷宗，2018（15）.

[3]李軍.衛生院檔案管理問題闡釋與管理經驗[J].文存閱刊，2019，000（012）：28.

[4]楊銀花.衛生院檔案管理問題闡釋與管理經驗[J].卷宗，2019，9（9）.

作者簡介

李江源（1981-），女，漢族，山東高密人，高密經濟開發區衛生院。