信息化背景下行政事業(yè)單位的檔案管理研究

曹宇豪

摘 要：信息化的發(fā)展為我國檔案管理工作帶來了巨大挑戰(zhàn)，行政事業(yè)單位需要跟隨時代的進步不斷調整檔案管理辦法。本文主要針對信息化背景之下行政事業(yè)單位檔案科學化管理進行分析。通過對其管理需求、管理優(yōu)勢進行分析，對應提出信息化背景下行政事業(yè)單位的檔案管理策略，為相關研究提供可行借鑒。

關鍵詞：信息化;行政事業(yè)單位;檔案管理

隨著信息時代的到來，傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化和電子檔案快速發(fā)展，檔案工作從傳統(tǒng)實體管理逐漸轉向數(shù)字管理。十三屆全國人大常委會第十九次會議審議通過《新檔案法》，其中明確增加“檔案信息化建設”部分內容。這顯示了信息化檔案管理的重要性。信息化背景下的檔案管理改革工作，要進行不斷地完善，只有這樣才能使檔案管理的效率得到提升，同時能縮短檔案的查找時間，安全性也能得到一定程度的保障，進而使檔案管理工作達到預期的目的。

1 信息化背景下行政事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)實價值

1）信息化背景下行政事業(yè)單位檔案管理的應然需求。當前信息化背景下，效率已經(jīng)成為人們衡量工作推進質量的重要指標。事業(yè)單位改革創(chuàng)新的目的就是為了提高工作效率，而為了達到這個目的，就一定要實現(xiàn)信息化發(fā)展。檔案管理作為事業(yè)單位的重要工作之一，其中涉及的內容有很多，其不僅關系到企業(yè)員工的利益，還關系到了事業(yè)單位的發(fā)展，如果檔案管理工作出現(xiàn)嚴重的問題，還會對社會的發(fā)展產(chǎn)生一定的影響。但是現(xiàn)階段，許多的事業(yè)單位檔案管理工作相對還比較傳統(tǒng)，檔案信息的錄入與存儲方式還比較老舊，這樣的話就比較容易導致檔案信息的失真與丟失等問題，進而對企業(yè)單位的發(fā)展造成很大的影響。創(chuàng)新作為時代發(fā)展的動力，尤其是信息化時代，只有不斷地創(chuàng)新，才能在市場競爭越來越激烈的環(huán)境下更好的發(fā)展。對于檔案管理工作來說，一定要結合時代背景和需求進行不斷地創(chuàng)新，才能提升檔案管理工作的效率和水平，使檔案充分的發(fā)揮作用。

2）信息化背景下行政事業(yè)單位檔案管理的實然優(yōu)勢。（1）檔案利用流程的優(yōu)化。傳統(tǒng)的紙質檔案缺點比較明顯，一些管理標準、行為等相對雜亂，想要實現(xiàn)科學有序規(guī)范整理是非常困難的，而對其進行精細化的分類就更是一個難題了，給檔案的查找與利用工作帶來了很大的影響。信息化的檔案管理與之相比，能夠輕松的將眾多的檔案信息進行歸類整理，并按照規(guī)律進行排序，極大的簡化了檔案提取和利用的流程。（2）檔案資料信息的整合。傳統(tǒng)意義上的檔案管理模式分類方式不夠科學與規(guī)范化，在進行檔案管理的工作時，各個部門管理策略不夠協(xié)調統(tǒng)一，這就讓查詢資料的復雜程度明顯增加，其工作效率受到限制。另一方面，在檔案管理工作中，沒有統(tǒng)一的工作執(zhí)行標準，信息化程度不夠高，這些因素對于檔案管理工作也會產(chǎn)生較大的影響。（3）信息檔案安全的保障。信息化檔案管理過程中，將傳統(tǒng)紙質檔案進行電子化設置，促進檔案信息在現(xiàn)代化發(fā)展過程中的穩(wěn)定性。傳統(tǒng)紙質檔案在翻閱的過程中容易造成檔案信息的損壞，信息化檔案管理的過程中，能夠保障檔案信息本身的安全，避免檔案信息翻閱過程中出現(xiàn)磨損，影響檔案信息的完整性。信息化檔案管理的過程中，能夠為檔案管理提供穩(wěn)定的存儲環(huán)境。（4）工作運行效率的提高。從定義的角度來進行分析，所謂的檔案其實就是記錄一個單位或者一個機構在發(fā)展過程當中所產(chǎn)生的各種數(shù)據(jù)，對于一個行政事業(yè)單位來說，行政檔案所記錄的內容具有比較高的使用價值，國家在進行相關政策的制定時，可以通過檔案的查閱來為后期的政策制定，做好數(shù)據(jù)基礎和資料基礎。在信息技術快速發(fā)展的背景之下，要想能夠將事業(yè)單位檔案管理的質量進行提升，就需要不斷的將檔案管理的科學化進行完善，并且提高檔案管理的利用率，只有這樣才能夠保證每一個事業(yè)單位的領導在進行相關決策時能夠有足夠的資料進行參考。

2 信息化背景下行政事業(yè)單位檔案管理的提效路徑

1）提升檔案管理工作認知。行政事業(yè)單位在進行檔案管理時，管理人員需要加大對檔案管理工作的認識，全面提高檔案管理工作的質量。目前，作為行政事業(yè)單位的管理者，需要調整自己的工作理念，切實重視新形勢下檔案管理工作，同時加大對影響因素的控制，重視檔案管理的工作。必要的時候需要對現(xiàn)行的檔案管理工作進行調整，適應時代發(fā)展的需要。其中我們應該加大對檔案管理工作中新技術的應用，對單位內部的檔案管理工作進行了解，編制屬于本單位最適合的管理辦法。

2）推進檔案管理制度完善。在信息化的檔案管理過程中，為保障檔案管理質量，在現(xiàn)代化的發(fā)展過程中要積極加強相關管理制度的完善，使工作人員在實際的工作過程中能夠有管理制度進行約束，提高學校檔案管理工作人員的工作效率，全面提高學校檔案管理規(guī)范化。改變傳統(tǒng)檔案管理中的不足，促進現(xiàn)代化發(fā)展過程中的整體管理質量，促進信息化檔案管理中，相關工作人員能夠根據(jù)管理制度進行檔案管理，保障檔案管理的質量。在信息化檔案管理過程中，相關管理制度能夠約束工作人員對檔案信息的管理，促進現(xiàn)代化發(fā)展過程中的檔案管理質量。在現(xiàn)代化的發(fā)展過程中加強對檔案信息管理制度的完善，促使檔案管理過程中的相關工作能夠為自身的發(fā)展提供良好的工作質量。在相關管理制度完善的過程中，要重點針對檔案管理標準，相應的借閱制度，以及工作人員的行為規(guī)范。確保檔案管理制度的完善性，加強對工作人員的約束。

3）增進檔案管理方法創(chuàng)新。為保障信息化檔案管理的質量，以及方便檔案管理的查詢，在現(xiàn)代化的發(fā)展過程中要積極建立檔案信息管理系統(tǒng)，保障檔案信息在現(xiàn)代化發(fā)展過程中的綜合管理質量。檔案信息系統(tǒng)能夠有效將檔案信息進行分類，便于檔案信息的查詢，促進現(xiàn)代化發(fā)展過程中的檔案管理便捷性。通過計算機建立檔案信息系統(tǒng)，在使用時可以通過相關系統(tǒng)進行查詢，加強現(xiàn)代化發(fā)展過程中檔案信息的使用效率。同時，在信息化背景下的檔案管理過程中，促進學校檔案管理質量，使相關檔案能夠充分發(fā)揮自身的優(yōu)勢。

4）強化檔案管理人員素質。大數(shù)據(jù)時代背景下，事業(yè)單位檔案管理人員在進行相關工作的過程中，自身的專業(yè)素質的提高是非常重要的，尤其是自身信息處理、分析和研究能力需要持續(xù)提升。現(xiàn)代化的發(fā)展過程中，為保障學校檔案管理質量，在現(xiàn)代化的整體發(fā)展過程中，積極加強對學校檔案管理人員的培訓，保障學校檔案管理工作人員在發(fā)展過程中的專業(yè)素質。為保障檔案管理工作人員的專業(yè)素質，學校要加強對檔案管理人員的計算機等知識的培訓，保障相關工作人員對信息化檔案管理工作的質量，提高學校現(xiàn)代化檔案信息化管理質量。加強相關工作人員的專業(yè)素質培養(yǎng)，使其能夠有更強的專業(yè)素質，及時收集學校相關信息，并有效進行整理，增強學校檔案信息的完整性。相關工作人員在檔案管理的過程中，為加強自身的整體化發(fā)展，要積極加強自身在現(xiàn)代化發(fā)展過程中的綜合化發(fā)展，全面提高檔案信息管理質量。檔案管理工作人員的專業(yè)能力能夠有效促進學校檔案信息化管理工作質量。

3 結束語

信息化背景下，檔案信息化管理要緊跟時代發(fā)展的腳步。一方面政府及單位要給予檔案信息化管理足夠的重視，組建高素質的專業(yè)化檔案管理團隊;對于檔案管理要以科學規(guī)范的標準來完善，進而為事業(yè)單位的發(fā)展打下堅實的基礎。另一方面，要重視檔案管理工作模式創(chuàng)新，根據(jù)時代的發(fā)展與工作需求，不斷對檔案管理方式進行調整，將新技術積極地應用到檔案管理工作中。可以說，對檔案管理工作進行創(chuàng)新，可使檔案管理工作得到最大程度優(yōu)化，進而促進事業(yè)單位檔案信息管理工作效率的提高。

參考文獻

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