數字化檔案開放鑒定工作分析

劉芳 劉志華 王欽璞 董燕娜

摘 要：信息技術的高速發展，促使我國檔案管理工作發生了巨大變革，數字化檔案的產生推動了檔案開放鑒定工作的升級。本文簡要概述了檔案開放鑒定工作開展的重要意義，并從管理制度、工作流程、交流培訓、檔案信息化建設方面提出了推進數字化檔案開放鑒定工作開展的幾點建議，僅供參考。

關鍵詞：數字化檔案;開放鑒定;工作流程;管理制度;標準化

檔案開放鑒定工作是檔案館的基礎性服務業務之一，在社會發展需求不斷變革的背景下，相關工作開展的效果已經成為衡量檔案館水平的重要指標。隨著數字化檔案的建設，檔案開放鑒定工作實施的效率正不斷增強。

1 檔案開放鑒定工作開展的重要意義

1.1 進一步實現檔案管理工作的社會價值

檔案只有在社會發展與時代進步中得以有效應用，才能切實發揮其收藏與管理的價值，加強檔案開放鑒定，能夠為研究人員提供豐富的歷史資料，幫助其在研究工作中獲得更加真實可靠的一手資料、提供可靠的研究數據。隨著檔案館服務業務范圍的擴展，普通民眾對檔案資料的應用規模也越來越廣，幫助相關人員提供了解決問題的辦法與思路，也切實豐富了民眾的生活。

1.2 促使檔案管理相關工作標準化

隨著檔案開放鑒定工作的呼聲越來越高，各級各類檔案館正積極進行業務升級與管理方面的優化，由此檔案開放鑒定的標準也隨著檔案開放工作的深入發展而逐漸標準化與規范化，同時也推動著檔案管理相關工作更加完善。當前，隨著政府政務公開力度的不斷增強，檔案開放鑒定范圍已經逐漸擴大到全體公民知情權、隱私權的保護層面上來，這一范圍的擴大，將進一步推動檔案管理工作的標準化建設，以此來平衡檔案保管與檔案利用之間的關系。

1.3 推動數字化檔案管理工作的升級

檔案開放鑒定工作程序復雜，需要經過層層篩選與確認，才能確保檔案開放或接收的安全性，隨著新時期檔案開放鑒定工作內容不斷增多，管理人員的工作壓力越來越大，在信息化管理手段不斷優化背景下，我國各級檔案館正積極推進檔案鑒定工作的信息化管理，在檔案檢索、查檔流程等方面正不斷適應檔案信息服務業務的需要，由此一來，檔案開放鑒定工作切實推動著檔案數字化管理建設的升級[1]。

2 推進數字化檔案開放鑒定工作開展的幾點建議

2.1 健全數字化檔案開放鑒定管理制度

完善的檔案開放鑒定管理制度，是保障檔案開放鑒定工作得以有序開展的前提條件，在優化檔案館服務效果方面起著不可忽視的作用，能夠促使檔案開放鑒定服務機制長期穩定運行。

數字化檔案開放鑒定管理制度的制定，需要從兩個方面進行部署，一方面是工作管理規定、總則要求等方面的內容，比如《檔案開放鑒定工作管理綱要》、《檔案開放鑒定工作懲處規定》等;另一方面是檔案開放鑒定工作指導性制度的制定，主要是指針對數字化檔案開放鑒定過程中的工作執行具體辦法，比如《檔案開放鑒定使用范圍劃分》、《數字化檔案管理系統操作要領》、《館藏解密紙質/數字檔案標識辦法》等。完善這兩類檔案開放鑒定管理制度，能夠為工作人員提供切實可行的工作執行方法，規范其工作開展的行為。各級各類檔案館在數字化檔案管理工作開展進程中，需不斷完善管理制度，對檔案開放鑒定工作執行效果進行提升，在檔案鑒定、初審、復審等方面制定出了具有針對性的指導意見，從而有效提升了數字化檔案開放鑒定工作的安全性與可靠性。

2.2 優化檔案開放鑒定工作流程

檔案開放鑒定工作流程，是相關工作得以順利、有序開展的基礎，只有通過完善的流程機制對檔案開放鑒定過程進行規劃與管理，才能促使各部門、各環節之間的工作得以有效銜接，避免檔案移交或審查環節出現問題，使檔案丟失或遭受損害。

檔案館管理部門應切實明確參與檔案開放鑒定工作的每一個部門、人員的職責、任務以及權力，將檔案館、檔案移交單位、檔案鑒定專家組三個關鍵主體進行有效的統一，使這三方實現共同協作，切實積極圍繞檔案資料“初審-復審-終審”的流程進行檔案開放鑒定管理工作。與此同時，需確保三個管理主體在實施管理任務時，能夠各司其職，即移交單位嚴格完成檔案初審、檔案館進行開放鑒定復審、鑒定專家組審定開放檔案，并明確檔案開放審定的時間期限，以此來保障到期檔案可及時被進行開放審查，從而提升檔案開放的精準度與安全性。

2.3 加大管理人員的業務交流與培訓

人才是推動檔案開放鑒定工作得以正常開展的中堅力量，在檔案館檔案開放鑒定業務中，相關人員需要同時具備檔案管理專業性、政治敏感度以及數字化檔案管理的技術操作技能，推動其以廣泛的社會、歷史、文化知識提高檔案開放鑒定工作執行的效果。

各級各類檔案館應根據自身發展的需求，積極組織檔案開放鑒定業務開展的交流與培訓活動，使各類檔案館工作人員能夠對檔案開放鑒定工作執行中所遇到的問題、先進理念、先進技術等進行深切的經驗交流，以此打破檔案館服務的信息孤島，促使檔案管理行業內的人才隊伍素質得以有效提升。必要時，需要對館內工作人員展開培訓，促使其不斷提升知識內涵，提高工作專業度與政治敏感度，并豐富數字化檔案管理的技能，從而有效提升人才隊伍的創新活力，推動檔案開放服務工作得到社會的普遍認可。

2.4 加強數字化檔案的建設力度

國家發展新常態背景下，各行各業在創新創造方面的積極性正不斷加強，推動著各類產業的升級與轉型，同時也對檔案數字化資源有了更加多樣的要求，在檔案事業信息化建設仍不夠健全的背景下，這一現實需求給檔案鑒定開放工作帶來了巨大的挑戰。

各級檔案館應加強數字化檔案數據庫的建立，從細節處著手，處理好數字化檔案錄入系統和檔案開放鑒定之間的工作聯系，使這兩項工作的開展更加協調，避免數字化建設給機密性檔案的收藏安全性帶來威脅。應對紙質檔案數字化工作中的檔案目錄設定與分類進行嚴格的管理，確保不同類型的檔案能夠實現平行整理，以此來提高檔案數字化的效率，促進檔案開放鑒定工作得以迅速有效的實施[2]。

3 結論

綜上所述，檔案具有高度的保密性，因此其開放工作是相對的，新時期數字化檔案開放鑒定工作的實施，應切實解決檔案開放性與保密性的矛盾，使得檔案開放鑒定工作開展于檔案保密工作的基礎之上。檔案館應積極健全數字化檔案開放鑒定管理制度，優化檔案資料開放鑒定的工作流程，組織業務交流與培訓提升相關人員的工作能力，同時應進一步加大數字化檔案的建設力度，以此來為檔案開放鑒定工作提供一個良好的執行環境，從而大幅提升檔案館的服務水平。

參考文獻

[1]張慧.關于檔案開放鑒定工作的分析和思考——以上海市檔案館為例[J].黑龍江檔案，2019（06）：76-77.

[2]晉平，問憲莉，龐莉.檔案開放鑒定方式檢視及其改進[J].北京檔案，2019（09）：34-37.