數(shù)字化檔案開放鑒定工作分析

劉芳 劉志華 王欽璞 董燕娜

摘 要：信息技術(shù)的高速發(fā)展，促使我國檔案管理工作發(fā)生了巨大變革，數(shù)字化檔案的產(chǎn)生推動了檔案開放鑒定工作的升級。本文簡要概述了檔案開放鑒定工作開展的重要意義，并從管理制度、工作流程、交流培訓(xùn)、檔案信息化建設(shè)方面提出了推進(jìn)數(shù)字化檔案開放鑒定工作開展的幾點建議，僅供參考。

關(guān)鍵詞：數(shù)字化檔案;開放鑒定;工作流程;管理制度;標(biāo)準(zhǔn)化

檔案開放鑒定工作是檔案館的基礎(chǔ)性服務(wù)業(yè)務(wù)之一，在社會發(fā)展需求不斷變革的背景下，相關(guān)工作開展的效果已經(jīng)成為衡量檔案館水平的重要指標(biāo)。隨著數(shù)字化檔案的建設(shè)，檔案開放鑒定工作實施的效率正不斷增強。

1 檔案開放鑒定工作開展的重要意義

1.1 進(jìn)一步實現(xiàn)檔案管理工作的社會價值

檔案只有在社會發(fā)展與時代進(jìn)步中得以有效應(yīng)用，才能切實發(fā)揮其收藏與管理的價值，加強檔案開放鑒定，能夠為研究人員提供豐富的歷史資料，幫助其在研究工作中獲得更加真實可靠的一手資料、提供可靠的研究數(shù)據(jù)。隨著檔案館服務(wù)業(yè)務(wù)范圍的擴展，普通民眾對檔案資料的應(yīng)用規(guī)模也越來越廣，幫助相關(guān)人員提供了解決問題的辦法與思路，也切實豐富了民眾的生活。

1.2 促使檔案管理相關(guān)工作標(biāo)準(zhǔn)化

隨著檔案開放鑒定工作的呼聲越來越高，各級各類檔案館正積極進(jìn)行業(yè)務(wù)升級與管理方面的優(yōu)化，由此檔案開放鑒定的標(biāo)準(zhǔn)也隨著檔案開放工作的深入發(fā)展而逐漸標(biāo)準(zhǔn)化與規(guī)范化，同時也推動著檔案管理相關(guān)工作更加完善。當(dāng)前，隨著政府政務(wù)公開力度的不斷增強，檔案開放鑒定范圍已經(jīng)逐漸擴大到全體公民知情權(quán)、隱私權(quán)的保護(hù)層面上來，這一范圍的擴大，將進(jìn)一步推動檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，以此來平衡檔案保管與檔案利用之間的關(guān)系。

1.3 推動數(shù)字化檔案管理工作的升級

檔案開放鑒定工作程序復(fù)雜，需要經(jīng)過層層篩選與確認(rèn)，才能確保檔案開放或接收的安全性，隨著新時期檔案開放鑒定工作內(nèi)容不斷增多，管理人員的工作壓力越來越大，在信息化管理手段不斷優(yōu)化背景下，我國各級檔案館正積極推進(jìn)檔案鑒定工作的信息化管理，在檔案檢索、查檔流程等方面正不斷適應(yīng)檔案信息服務(wù)業(yè)務(wù)的需要，由此一來，檔案開放鑒定工作切實推動著檔案數(shù)字化管理建設(shè)的升級[1]。

2 推進(jìn)數(shù)字化檔案開放鑒定工作開展的幾點建議

2.1 健全數(shù)字化檔案開放鑒定管理制度

完善的檔案開放鑒定管理制度，是保障檔案開放鑒定工作得以有序開展的前提條件，在優(yōu)化檔案館服務(wù)效果方面起著不可忽視的作用，能夠促使檔案開放鑒定服務(wù)機制長期穩(wěn)定運行。

數(shù)字化檔案開放鑒定管理制度的制定，需要從兩個方面進(jìn)行部署，一方面是工作管理規(guī)定、總則要求等方面的內(nèi)容，比如《檔案開放鑒定工作管理綱要》、《檔案開放鑒定工作懲處規(guī)定》等;另一方面是檔案開放鑒定工作指導(dǎo)性制度的制定，主要是指針對數(shù)字化檔案開放鑒定過程中的工作執(zhí)行具體辦法，比如《檔案開放鑒定使用范圍劃分》、《數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)操作要領(lǐng)》、《館藏解密紙質(zhì)/數(shù)字檔案標(biāo)識辦法》等。完善這兩類檔案開放鑒定管理制度，能夠為工作人員提供切實可行的工作執(zhí)行方法，規(guī)范其工作開展的行為。各級各類檔案館在數(shù)字化檔案管理工作開展進(jìn)程中，需不斷完善管理制度，對檔案開放鑒定工作執(zhí)行效果進(jìn)行提升，在檔案鑒定、初審、復(fù)審等方面制定出了具有針對性的指導(dǎo)意見，從而有效提升了數(shù)字化檔案開放鑒定工作的安全性與可靠性。

2.2 優(yōu)化檔案開放鑒定工作流程

檔案開放鑒定工作流程，是相關(guān)工作得以順利、有序開展的基礎(chǔ)，只有通過完善的流程機制對檔案開放鑒定過程進(jìn)行規(guī)劃與管理，才能促使各部門、各環(huán)節(jié)之間的工作得以有效銜接，避免檔案移交或?qū)彶榄h(huán)節(jié)出現(xiàn)問題，使檔案丟失或遭受損害。

檔案館管理部門應(yīng)切實明確參與檔案開放鑒定工作的每一個部門、人員的職責(zé)、任務(wù)以及權(quán)力，將檔案館、檔案移交單位、檔案鑒定專家組三個關(guān)鍵主體進(jìn)行有效的統(tǒng)一，使這三方實現(xiàn)共同協(xié)作，切實積極圍繞檔案資料“初審-復(fù)審-終審”的流程進(jìn)行檔案開放鑒定管理工作。與此同時，需確保三個管理主體在實施管理任務(wù)時，能夠各司其職，即移交單位嚴(yán)格完成檔案初審、檔案館進(jìn)行開放鑒定復(fù)審、鑒定專家組審定開放檔案，并明確檔案開放審定的時間期限，以此來保障到期檔案可及時被進(jìn)行開放審查，從而提升檔案開放的精準(zhǔn)度與安全性。

2.3 加大管理人員的業(yè)務(wù)交流與培訓(xùn)

人才是推動檔案開放鑒定工作得以正常開展的中堅力量，在檔案館檔案開放鑒定業(yè)務(wù)中，相關(guān)人員需要同時具備檔案管理專業(yè)性、政治敏感度以及數(shù)字化檔案管理的技術(shù)操作技能，推動其以廣泛的社會、歷史、文化知識提高檔案開放鑒定工作執(zhí)行的效果。

各級各類檔案館應(yīng)根據(jù)自身發(fā)展的需求，積極組織檔案開放鑒定業(yè)務(wù)開展的交流與培訓(xùn)活動，使各類檔案館工作人員能夠?qū)n案開放鑒定工作執(zhí)行中所遇到的問題、先進(jìn)理念、先進(jìn)技術(shù)等進(jìn)行深切的經(jīng)驗交流，以此打破檔案館服務(wù)的信息孤島，促使檔案管理行業(yè)內(nèi)的人才隊伍素質(zhì)得以有效提升。必要時，需要對館內(nèi)工作人員展開培訓(xùn)，促使其不斷提升知識內(nèi)涵，提高工作專業(yè)度與政治敏感度，并豐富數(shù)字化檔案管理的技能，從而有效提升人才隊伍的創(chuàng)新活力，推動檔案開放服務(wù)工作得到社會的普遍認(rèn)可。

2.4 加強數(shù)字化檔案的建設(shè)力度

國家發(fā)展新常態(tài)背景下，各行各業(yè)在創(chuàng)新創(chuàng)造方面的積極性正不斷加強，推動著各類產(chǎn)業(yè)的升級與轉(zhuǎn)型，同時也對檔案數(shù)字化資源有了更加多樣的要求，在檔案事業(yè)信息化建設(shè)仍不夠健全的背景下，這一現(xiàn)實需求給檔案鑒定開放工作帶來了巨大的挑戰(zhàn)。

各級檔案館應(yīng)加強數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)庫的建立，從細(xì)節(jié)處著手，處理好數(shù)字化檔案錄入系統(tǒng)和檔案開放鑒定之間的工作聯(lián)系，使這兩項工作的開展更加協(xié)調(diào)，避免數(shù)字化建設(shè)給機密性檔案的收藏安全性帶來威脅。應(yīng)對紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作中的檔案目錄設(shè)定與分類進(jìn)行嚴(yán)格的管理，確保不同類型的檔案能夠?qū)崿F(xiàn)平行整理，以此來提高檔案數(shù)字化的效率，促進(jìn)檔案開放鑒定工作得以迅速有效的實施[2]。

3 結(jié)論

綜上所述，檔案具有高度的保密性，因此其開放工作是相對的，新時期數(shù)字化檔案開放鑒定工作的實施，應(yīng)切實解決檔案開放性與保密性的矛盾，使得檔案開放鑒定工作開展于檔案保密工作的基礎(chǔ)之上。檔案館應(yīng)積極健全數(shù)字化檔案開放鑒定管理制度，優(yōu)化檔案資料開放鑒定的工作流程，組織業(yè)務(wù)交流與培訓(xùn)提升相關(guān)人員的工作能力，同時應(yīng)進(jìn)一步加大數(shù)字化檔案的建設(shè)力度，以此來為檔案開放鑒定工作提供一個良好的執(zhí)行環(huán)境，從而大幅提升檔案館的服務(wù)水平。

參考文獻(xiàn)

[1]張慧.關(guān)于檔案開放鑒定工作的分析和思考——以上海市檔案館為例[J].黑龍江檔案，2019（06）：76-77.

[2]晉平，問憲莉，龐莉.檔案開放鑒定方式檢視及其改進(jìn)[J].北京檔案，2019（09）：34-37.