企業(yè)檔案管理創(chuàng)新與服務(wù)模式研究

摘 要：在企業(yè)的經(jīng)營發(fā)展歷程中，檔案管理工作起到了至關(guān)重要的作用。隨著信息化、科技化的高速發(fā)展，傳統(tǒng)的企業(yè)檔案管理與服務(wù)模式難以滿足當(dāng)前時代發(fā)展的需求。為推動企業(yè)的快速發(fā)展，相關(guān)工作人員應(yīng)改變傳統(tǒng)工作模式，提高企業(yè)檔案管理工作質(zhì)量，向著現(xiàn)代化與信息化等方向發(fā)展，滿足現(xiàn)階段時代發(fā)展的需求。本文首先闡述企業(yè)檔案管理中存在的不足，逐一分析企業(yè)檔案的創(chuàng)新與企業(yè)檔案管理服務(wù)模式的創(chuàng)新，推動企業(yè)向著現(xiàn)代化方向發(fā)展。

關(guān)鍵詞：企業(yè)發(fā)展;檔案管理;服務(wù)模式

1 現(xiàn)階段企業(yè)檔案管理中存在的不足

1.1 檔案管理工作地位不高

在部分企業(yè)運(yùn)行的過程中，并沒有意識到檔案管理工作的重要性，導(dǎo)致檔案管理工作在開展的過程中，尚未發(fā)揮自身優(yōu)勢。企業(yè)在制定決策的過程中，受傳統(tǒng)管理理念的影響，甚至片面的認(rèn)為檔案管理工作并不會為企業(yè)的發(fā)展提供有力幫助，企業(yè)在開展檔案管理工作時，并沒有提供足夠的人力與物力。久而久之，企業(yè)檔案管理工作中出現(xiàn)管理觀念落后、設(shè)備不完善、工作人員缺乏積極性等問題，為檔案管理工作的開展產(chǎn)生不同程度的負(fù)面影響，難以在企業(yè)運(yùn)行的過程中，提供有效、高質(zhì)量的檔案管理工作服務(wù)。在企業(yè)的具體運(yùn)營過程中，檔案管理水平的提高還具備較大的上升空間。受傳統(tǒng)工作理念的影響，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者與工作人員并沒有給予其高度重視，缺乏人力與物力的投入，沒有專業(yè)人員對其進(jìn)行指導(dǎo)，認(rèn)為檔案管理工作的開展只是簡單的收集資料與存儲資料，受這些因素的影響降低檔案管理工作效率，無法對企業(yè)的運(yùn)用提供有力幫助。

1.2 檔案管理現(xiàn)代化程度不高

部分企業(yè)在開展檔案管理工作的過程中，尚未及時更新傳統(tǒng)工作理念，先進(jìn)技術(shù)的引入與研究更是少之又少，導(dǎo)致檔案管理工作的實(shí)際規(guī)模相對較為傳統(tǒng)，完全依靠人工的力量，開展數(shù)據(jù)收集與數(shù)據(jù)整合等工作。另外，企業(yè)在具體的運(yùn)營過程中，只是注重提高自身產(chǎn)品質(zhì)量、經(jīng)濟(jì)效益與社會影響力等。在實(shí)際的檔案管理過程中，現(xiàn)代化軟件與硬件的應(yīng)用相對較為缺乏，即便在具體的管理過程中應(yīng)用了相關(guān)技術(shù)軟件，大部分企業(yè)是在檔案數(shù)據(jù)調(diào)取的過程中應(yīng)用，當(dāng)工作人員完成檔案管理工作后，部分檔案并沒有得到及時的使用，難以將檔案管理工作的作用與優(yōu)勢充分發(fā)揮出來，還會影響企業(yè)的順利發(fā)展。

2 現(xiàn)代企業(yè)檔案管理的創(chuàng)新策略

2.1 改變傳統(tǒng)檔案管理觀念

創(chuàng)新檔案管理工作模式，為這項工作的順利開展提供動力。在現(xiàn)代化與信息化的社會中，企業(yè)檔案管理工作應(yīng)與時俱進(jìn)。在開展各項管理工作的過程中，以傳統(tǒng)的工作理念作為基礎(chǔ)進(jìn)行創(chuàng)新，為企業(yè)檔案管理工作的開展提供更好的服務(wù)。首先，創(chuàng)新企業(yè)檔案管理理念，改變以往的工作思想，經(jīng)濟(jì)建設(shè)是黨與國家的主要發(fā)展目標(biāo)，對其充分應(yīng)用并開發(fā)檔案信息資源，為企業(yè)長久穩(wěn)定發(fā)展提供堅定力量。其次，創(chuàng)新傳統(tǒng)的企業(yè)檔案管理思想，加大力度改革檔案管理工作，改變以往自我封閉的工作思想，結(jié)合實(shí)際情況制定完善的管理機(jī)制，滿足市場經(jīng)濟(jì)發(fā)展的需求，與企業(yè)檔案管理發(fā)展相符合。將確保安全作為前提基礎(chǔ)，對企業(yè)檔案管理工作的范圍進(jìn)行拓展，使員工能夠真正融入到企業(yè)檔案管理工作中。

2.2 構(gòu)建完善檔案管理機(jī)制

在改變傳統(tǒng)檔案管理機(jī)制的過程中，第一，應(yīng)創(chuàng)辦檔案信息資源收集站，為滿足社會經(jīng)濟(jì)全面發(fā)展的需求，在大數(shù)據(jù)時代下，檔案管理工作所涉及的內(nèi)容較為廣泛，同時包含大量的信息，創(chuàng)辦檔案信息資源收集站的重要性得到凸顯。單純依靠傳統(tǒng)的檔案管理工作方式，難以全面、精確搜集與檔案相關(guān)的信息資源。通過創(chuàng)辦檔案信息資源收集站，將社會各個部門與單位的資源充分運(yùn)用，拓展信息來源渠道，提高收集檔案信息的效果。第二，建立完善的企業(yè)檔案規(guī)章制度，將企業(yè)檔案管理工作的特點(diǎn)與規(guī)律作為切入點(diǎn)，調(diào)動檔案管理工作人員的積極性，制定完善的部門考核制定，將管理工作目標(biāo)作為核心。借助完善的部門考慮制度，對相關(guān)檔案工作的質(zhì)量與完成情況進(jìn)行考核，促進(jìn)企業(yè)檔案管理工作的開展。

3 現(xiàn)代企業(yè)檔案管理服務(wù)模式的創(chuàng)新策略

3.1 創(chuàng)新檔案服務(wù)方法

創(chuàng)新企業(yè)檔案服務(wù)模式的過程中，大部分企業(yè)均會開展網(wǎng)上利用服務(wù)功能，對網(wǎng)站的功能進(jìn)行完善。建立鞏固檔案內(nèi)部的局域網(wǎng)，企業(yè)檔案管理部門就能夠?qū)⒕W(wǎng)站的優(yōu)勢充分發(fā)揮出來，并制作屬于自己的軟件，對上網(wǎng)的數(shù)據(jù)與信息進(jìn)行整合，提高檔案服務(wù)系統(tǒng)與政府網(wǎng)站之間的關(guān)聯(lián)性，完善檔案信息的搜索功能。另外，為集中管理各種電子文檔，應(yīng)制定電子文檔中心，所建立的網(wǎng)站既能夠為使用者提供便利，也能夠保護(hù)使用者的隱私，為登錄用戶提供限制性與非保密性文件查詢的功能。將信息中心與信息公開場所的作用充分發(fā)揮出來，電子文檔能夠整合收集到的資料，提高電子檔案的覆蓋范圍與利用率。

3.2 提高檔案服務(wù)能力

第一，對企業(yè)檔案信息服務(wù)功能進(jìn)行完善，在企業(yè)檔案服務(wù)的模式當(dāng)中，檔案信息起到了重要作用。為真正提高檔案信息的服務(wù)能力，應(yīng)檔案信息資源進(jìn)行深度開發(fā)，事先做好規(guī)劃工作，對服務(wù)項目與服務(wù)專題進(jìn)行分類。確定檔案的背景信息之后，再為其提供服務(wù)，并明確服務(wù)的方向與目的。清晰了解企業(yè)內(nèi)部員工所需要的檔案信息屬于什么類型，檔案部門如何為其提供檔案信息，結(jié)合相關(guān)內(nèi)容對檔案信息資源進(jìn)行拓展，提高企業(yè)檔案數(shù)據(jù)信息的品質(zhì)，結(jié)合企業(yè)內(nèi)部員工的需求與社會的發(fā)展趨勢，打造檔案文化產(chǎn)品。第二，提高檔案部門遠(yuǎn)程管理水平，滿足現(xiàn)代社會發(fā)展的需求。創(chuàng)新檔案服務(wù)模式的過程中，合理應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)為檔案信息服務(wù)提供幫助，滿足今后持續(xù)發(fā)展的需求。加強(qiáng)檔案信息資源建設(shè)，發(fā)揮現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)的優(yōu)勢，提高檔案部門遠(yuǎn)程服務(wù)管理水平。

4 結(jié)語

總而言之，為推動企業(yè)檔案管理工作的快速發(fā)展，應(yīng)對現(xiàn)代企業(yè)檔案管理工作模式與服務(wù)模式進(jìn)行創(chuàng)新。檔案管理工作逐漸向著現(xiàn)代化與科技化的方向過渡，在實(shí)際的工作中，與企業(yè)的實(shí)際發(fā)展情況相結(jié)合，提高檔案資源的利用效率，檔案管理工作能夠更多的服務(wù)于企業(yè)。因此，相關(guān)工作人員改變傳統(tǒng)的工作理念與模式，將檔案管理工作的相關(guān)功能充分挖掘出來，為企業(yè)的順利發(fā)展提供強(qiáng)大的數(shù)據(jù)基礎(chǔ)。

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作者簡介

李雯（1985-），女，漢族，山東煙臺人，大學(xué)，煙臺市自來水有限公司，研究方向：檔案管理。