醫院文書檔案管理的辦公自動化應用

張丹

摘 要：醫院檔案之中對醫院發展歷史進行了詳細的記錄，同時文書檔案能夠反映出醫院行政、黨務管理等相關活動，屬于用圖表、文字等方式進行記錄，以便于為處理各類事務等提供相關材料。現階段，隨著社會經濟與科學技術的不斷發展，電子信息科學實現了較好的進步，醫院文書管理應向著系統化、科學化以及程序化的方向進行發展。基于此，本文主要探究了醫院文書檔案實現自動化辦公的策略，以供參考。

關鍵詞：醫院;文書檔案管理;辦公自動化

檔案管理在醫院各項管理工作之中占據著極強關鍵的位置，其有效確保了醫療衛生事業的發展以及醫院技術的進步有據可循。現階段，在社會主義市場經濟的不斷發展下，推動了醫療衛生體制改革的持續深入，并讓醫院檔案管理工作得到了良好發展。怎樣促進文書檔案管理水平提升，完整、系統以及正確的對檔案信息予以提供，以便于滿足醫院相關需求，適應當前不斷進行變化的形式。

1 辦公自動化對醫院文書檔案管理的影響

1.1 辦公自動化促進了文書檔案管理能力增強

第一，辦公自動化能夠讓管理渠道變得更加的豐富，在傳統模式之中，必須設置對紙質檔案予以存儲的專門區域，同時專門的檔案柜也是必不可少的重要一部分，實現辦公自動化，醫院可立足于計算機電腦對各類文書檔案進行保存，諸如運用辦公自動化系統對檔案進行傳遞，同時有效保存，如此便使檔案管理渠道有效拓寬。第二，辦公自動化促使文書檔案管理工具更為豐富，辦公自動化推動了文書檔案電子化發展的順利實現，如此便能充分借助檔案軟件、編碼技術等信息技術管理文書檔案，讓檔案管理工具得到了優化和豐富。

1.2 辦公自動化促進了文書檔案管理水平提升

第一，可促進檔案管理效率的全面增強。在運用傳統模式的過程中，難以對文書檔案予以調閱與查詢，特別是部分時間偏長的檔案，辦公自動化則可以有效的解決此問題，促進辦公效率的提升[1]。如醫院要把沒有價值或到期的文書檔案銷毀，過去只能借助檔案目錄進行查詢，若是目錄模糊則難以查詢，但實現辦公自動化，可在辦公系統之中對文書檔案相關類別、時間等信息進行查詢，從而促進管理效率提升。第二，可促進檔案管理成本的減少，包括因為效率的提升降低時間和人工成本等，尤其是辦公自動化背景下，可以第一時間對檔案進行銷毀，可以使檔案存儲空間得到節省，同時也對清理、保存等成本的降低幫助很大。

2 醫院文書檔案管理的辦公自動化應用策略

2.1 規范文書檔案管理和利用的基本體系

規范文書檔案信息資源，屬于信息時代醫院發展的主要方向。從前，我們對于檔案信息的關注度不強，認為只要在檔案室中存放隨時產生的各種載體和門類的檔案資料，諸如護理、聲像、財務以及科研等便算完成了任務，實際上，正是那些沒有人過問、閑置一旁的檔案資料，在促進醫院各部門以及醫院的良好發展方面所發揮的作用極為重要。所以，醫院之中使用的文書檔案管理軟件，需要滿足不同文書在存儲方面的具體格式，并擁有互聯網以及內聯網檢索功能，可以實時瀏覽信息，進而有效收集整理、存儲數據以及實現對權限進行統一管理。

2.2 構建全新的辦公自動化系統

立足于某些角度進行分析，醫院在開展文書檔案管理工作的過程中，會對辦公自動化產生影響的主要為管理信息系統[2]。對此，醫院需要立足于自身發展方向與目標，客觀分析文書檔案之中涉及的相關問題，進一步強化信息化管理，積極采用各類信息技術，對辦公自動化系統進行完善和更新，并實現對文書檔案相關信息予以數字化采集，然后通過掃描器自動識別各類文書檔案，采取數字化的方式展現在醫院檔案信息系統之中。另外，醫院要想對文書檔案流程進行全面的優化，需要構建科學的辦公自動化系統，合理對文書檔案進行歸檔、排序和鑒定等，增強文書檔案信息化所具備的輸入以及檢索特點，進而讓運用人員可以對各類文書檔案進行高效的檢索。

在共享文書檔案資源的同時，促進文書檔案信息運用效率的提升合理運用互聯網技術，對辦公自動化系統予以優化，建立先進的信息集中處理系統，合理化歸類文書檔案，同時采取科學有效手段進行處理，為順利歸檔、保管文書檔案等奠定堅實的基礎。

2.3 確保電子檔案網絡傳輸更加安全

醫院實施文書檔案管理工作時，電子檔案在傳輸中仍有諸多問題存在，并且還被各類因素所影響，要想使電子檔案更加有效、完整，就必須對各類問題與風險予以有效的解決，以此來推動醫院電子檔案在傳輸過程中安全性的提升。同時，相關工作人員應注重積極、仔細檢查計算機檔案文件，定期對電子檔案傳輸設備進行檢查和維護，可以在最短的時間內將其中存在的問題發現，同時及時有效解決問題。此外，工作人員應在固定的時間清理電子檔案傳輸設備，同時對相關服務器進行維護，醫院要指定人員開展監督和管理工作[3]。最后，設置具有較高安全性的防火墻技術，借助身份驗證等措施，確保文書檔案管理辦公自動化系統的穩定性、安全性，并保證文件信息在傳輸與存儲方面的完整性。

2.4 構建高素質人才隊伍

醫院在管理文書檔案時，必須注重打造一支高素質的人才隊伍，確保文書檔案管理工作的順利落實[4]。第一，要加大高素質人才的引進力度，除了需要擁有符合條件的學歷以及素質之外，還應擁有豐富的工作經驗，以便于推動醫院文書檔案管理工作效率的提升。第二，引進高素質人才后，要定期組織專業知識培訓活動，以便于他們對辦公自動化工作方式進行熟練的掌握，并對相關設備進行正確的理解，提高管理工作質量。第三，醫院領導層與檔案管理人員，需共同學習和計算機軟件相關的知識，保證在具體工作的過程中能夠對各類計算機軟件技術進行科學的運用，展現出辦公自動化的效用。

2.5 科學制定和修訂各項標準

就醫院檔案部門而言，需要正確的引入IS09000質量管理體系，結合檔案管理與制度編寫等文件進行結合，使文件管理程序化的目標順利實現，在固定的時間接受外部評審和內部評審，推動醫院的暗桿關聯性向著規范化、現代化的方向進行發展。在固定的時間對優化與健全檔案管理制度，明確零散文件、電子文檔收集歸檔制度，與檔案管理實施辦法，明確相關工作人員崗位職責與工作范圍，對醫院檔案的統計、銷毀、保管、保密、整理和收集等制度進行完善，讓檔案管理工作更具規范性。

3 結語

總而言之，文書檔案在醫院檔案中占據著極為重要的位置，其記錄的內容對醫院反思自身發展歷程極為有利，在醫療事業服務水平提升方面發揮著促進作用。在醫療衛生事業持續發展與體制改革進一步深入的背景下，醫院為文書檔案管理實現了較好的發展，醫院要想獲得持續、穩定發展，就必須將其中的文書檔案管理工作切實做好，促進醫院文書檔案管理辦公自動化水平提升，借助辦公自動化使醫院文書檔案管理有效性提升，確保醫院發展可以與時俱進，為醫療衛生事業的持續、穩定發展奠定堅實的基礎。

參考文獻

[1]劉芳，孫文婷.基于辦公自動化環境下的文書檔案管理研究[J].辦公室業務，2019（20）：116.

[2]陳超.淺析檔案管理與辦公自動化[J].科技創新導報，2019，16（30）：139+141.

[3]高真.醫院文書檔案管理辦公自動化探微[J].辦公室業務，2019（16）：189.

[4]曾霞.OA辦公自動化系統在醫院文書檔案信息化管理中的應用[J].辦公室業務，2015（04）：90.