知識經濟時代下的企業檔案管理創新研究

李會娟

摘 要：科學技術的發展迅速，我國企業的發展也有了創新。企業檔案為整個企業的生產管理和經營管理以及科研管理等各項活動提供了詳細的數據參考以及資料記錄。在當今時代，越來越多的企業逐漸開始重視自己企業檔案方面的管理，因為在檔案管理方面做得較為完善的企業對于維護自己的合法權益、提高自己企業的生產力、保證自己的生產作業方面的積極性以及生產工作方面的創造性有著較為重要和重大的意義。

關鍵詞：知識經濟時代;企業檔案管理;創新研究

知識經濟時代是區別于農業時代、工業發展時代的新型社會發展狀態，在這種空前的經濟時代下，知識在社會發展中的存在價值日益明顯，作為一種新型的生產資料，知識是劃分社會經濟發展狀態最重要的依據，在當今社會，知識資料成為當代社會發展中的最大范圍的生產力，各個行業的發展都離不開知識這一廣泛存在的社會生產力。

1 企業檔案管理的必要性和意義

在企業的重大決策面前，企業檔案能夠為企業的領導層提供正確的、有效的決策，而這些重大決策的正確性則取決于企業中的領導對企業中每一個工作人員的整體素質還有對企業中所有的器械設備、生產出的產品、現有的和即將具備的生產技術條件等等的掌握和分析能力，同樣，也取決于企業中的領導對于科學的決策以及自身對這些科學的理論知識和技術方法的掌握水平。以上這些都與企業檔案有著直接聯系，關系緊密不可分割。因此，我們可以認為，企業檔案能夠直接作用于和影響一個企業管理水平和今后的發展。在企業結構調整方面，企業檔案是所有的企業將自己的資產重組以及將自身企業結構進行調整的重要條件，企業檔案是一個企業資產的重要組成部分，企業檔案能夠為整個企業提供有效和有力的證據支撐和證明。一個企業在它的產權方面發生重大變動時，企業檔案則是這個企業能夠為自己的資產進行規范化和準確化評估的重要依據，這樣就可以在一定程度上有效地避免和防止企業資產的流失。在管理日常工作方面，一個企業，它的企業管理方面工作的根本就是企業檔案，企業中的各個部門可以利用企業檔案，通過它來進行彼此間的有效溝通和協作互助。如果一個企業缺少了企業檔案，整個企業沒有企業的檔案資料，企業就無法正常運行。例如一個企業的設備出現了故障，在電力檢修部門對出故障的設備進行檢修時，則需要這個設備以往的相關檢修記錄和設備運行的情況記錄，檢修部門根據這些資料記錄再結合設備的現狀作出相應的搶修措施進行及時的修復。除此之外，企業中設備的檔案的建立、建設以及資料的妥善管理能夠有效地預防設備出現故障或者事故。

2 檔案管理工作現狀剖析

對于任何一個單位來說檔案都是記錄單位發展歷史的手段，也是單位文化傳承的重要依據，能夠為本單位的發展和規劃提供一定的參考和指導。從當前的情境來看，檔案管理工作無法完全適應現代信息技術發展的原因主要是在單位開始引進信息化技術的時候并沒有將檔案管理與其結合，導致在進一步的發展過程中，想要在短時間內縮短差距或者達到檔案管理現代化都不是一件容易的事情，所以現在的檔案管理工作既不能完全保證單位健康發展，也不能為單位的建設提供助力。對這一方面的問題進行詳細的分析得到更加明確的答案，現階段檔案管理工作存在諸多漏洞的原因可以歸結為工作人員能力不足以及相關信息技術的落后。影響檔案管理工作無法正常推進的一個重要原因是工作人員的專業水平落后。信息技術拉近了人們之間的距離，但是同時也導致人們信息的透明化和公開化，一旦單位工作人員的信息被不法分子利用，那么將面臨著巨大的風險。因此，隨著現代化進程的加快，信息技術發展帶來的益處的同時，也為各單位檔案管理工作增加了風險。雖然檔案管理工作一直都是保密性的工作，但是在利用現代化信息進行管理保存的過程中也容易讓一些精通計算機技術的人乘機潛入單位系統，造成重要文件信息泄露或者人員信息泄密，這都會給單位以及單位工作人員帶來一定的威脅。

3 知識經濟時代下的企業檔案管理創新

3.1 企業檔案創新意識的培養

檔案工作的創新，需要檔案工作者培養對檔案管理的創新想法和創新意識，沒有創新意識，檔案創新就無從談起。檔案工作者的惰性，使得檔案工作者習慣于以往的工作方式方法，不愿意接受新鮮事物、新的工作方法，更不用說運用新技術等問題。然而，知識經濟時代是一個全新的時代，檔案工作要學會適應新時代的要求，應該有創新的意識和想法。企業檔案工作者應該充分理解創新工作為知識經濟的靈魂，并且在企業檔案信息資源開發方面，不斷滲透創新思想，勇于開展創新實踐。

3.2 創新企業檔案管理手段

在知識經濟時代，很多先進的生產技術設備已運用于社會生產，以及生活的各個領域中，檔案工作亦如此。要實現檔案管理現代化，滿足新時代的要求，企業檔案部門一定要配備計算機專業人才。因為檔案現代化管理的主要內容和核心，就是計算機技術的應用。通過計算機技術的廣泛應用檔案工作者能夠擁有科學的管理手段與先進的檢索方法。為了保證知識經濟時代所產生的電子文件的真實性，企業檔案管理者一定要學會全新的檔案管理手段——計算機運用及電子文件管理的相關知識和技能，這就要求檔案工作者要掌握現代化信息技術的同時，熟練運用先進設備來進行電子文件的管理和提供利用。

3.3 加強工作隊伍專業水平建設

當前我國檔案管理的模式依然是傳統規則下的運轉機制，在陳舊觀念和制度影響下單位工作效率無法保證，無法為各單位工作人員提供及時、有效的服務。在新媒體以及信息技術發展的新時代下，檔案管理也要緊跟時代發展的腳步，從當前的困境中找到一條適合發展的道路，沖破當前發展的阻礙，提供多方面、全方位的解決辦法。一是應該規范檔案管理工作，將檔案管理制度化，每位員工都要嚴格遵守制度規則;二是單位應該組織檔案管理工作人員接受培訓，及時接受新的理念，學習現代化的管理理念和技術設備，貼合新時代發展。

3.4 改進企業管理內部文件的流程

文件生命周期理論表明，檔案的前身和基礎是文件，所以我們要注重對文件的管理和前端控制，對流轉階段的文檔處理需要更加及時。筆者以固定投資建設項目的管理為例，在建設的過程中會出現許多文件，這些文件分別來源于相關的設計單位、施工單位和設備供應商等，需要在規定的時間內進行分發流轉。以前的操作是建立在管理程序的基礎之上，再由個人來進行部分分發以及轉發。當項目越來越多時，文件管理工作就變得更為嚴峻，很多文件都需要被分發流轉。當信息化的水平越來越高時，隨之積累的數據也越來越多，而且同種類型項目的文件無論是在內容和分發單位，還是在編碼規則上都保持了一致性，所以，把握好大數據預測的關鍵，建立一個可以進行數據關聯的分析模型。這個模型可以根據文件的分發信息來進行分析和預測性流轉，從而有效的提升文件管理的效率。

4 結語

新時代對于企業檔案部門的工作人員來說，既是挑戰又是機遇。挑戰即遇到以前沒有遇到的情況，既無參考經驗又沒有可借鑒的相關案例，機遇即在新時代有更大的機會為企業創造更大的效益，盡最大可能地發揮檔案部門的作用。機遇與挑戰并存，并且機遇大于挑戰。

參考文獻

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