試論如何做好機關檔案管理工作

肖榮

摘 要：檔案管理工作是機關事業單位管理工作的重要內容，因為檔案是機關事業單位日常公務事項的真實記錄，可以為實現機關事業單位規范化管理提供可靠的依據，從而有效提升機關事業單位工作的效率。基于此，本文針對機關事業單位檔案管理工作中存在的問題，探討如何做好機關事業單位的檔案管理工作。

關鍵詞：機關事業單位;檔案管理;規范化

隨著我國經濟的快速發展，機關事業單位作為其中一個重要的參與者，起到推動我國社會主義現代化建設的重要作用。因此要求機關事業單位要實現更加規范化的管理，而在機關事業單位的規范化管理中，檔案管理工作起到了十分重要的作用，做好機關檔案管理工作，不僅能夠有效提高機關事業單位工作的工作效率，而且有利于機關事業單位實現更加規范化的管理。對此，機關事業單位要充分重視檔案管理工作，做好日常的檔案管理工作，尤其是在信息時代的背景下，要加快檔案管理的信息化建設，以此實現機關檔案管理工作更加科學化、規范化和標準化。

1 機關事業單位檔案管理工作中存在的問題

1.1 缺乏完善的檔案管理制度

在機關事業單位工作中，由于不重視檔案管理工作，相應的檔案管理制度也不完善，使得機關人員在實際的工作中沒有較強的檔案管理意識，制約著機關檔案管理工作的順利開展。主要表現在，部分機關單位即使制定了檔案管理制度，但是在內容上并沒有進行細化處理，對于檔案的歸放問題沒有具體的標準，檔案的移交也沒有細化的標準。同時，由于檔案管理制度不完善，使得相關的檔案工作流程和責任不明確，以致于檔案管理工作出現問題時，存在責任相互推諉的現象。

1.2 檔案信息化建設力度不足

隨著信息時代的到來，現代信息技術被普遍應用于各行各業，有效地提高了工作效率。但是，從目前的情況來看，機關事業單位在檔案信息化建設方面還不足，主要是因為缺乏信息化管理的意識，無法充分利用現代信息技術進行機關檔案管理，使得整體的檔案管理水平停滯不前。

2 做好機關事業單位檔案管理工作的策略

2.1 轉變檔案管理觀念

做好機關事業單位檔案管理工作，首先要轉變其檔案管理觀念，充分認識檔案管理工作的重要性，并且清楚地認識到檔案的價值，是事業單位寶貴的信息資源。對此，機關單位不僅要注重日常工作的管理，同時也要注重檔案管理工作，要加強在機關公務活動中產生的各種載體檔案的管理，包括文書檔案、科技檔案、會計檔案、設備檔案等等，并且增強檔案管理人員的管理意識，從根本上為實現機關單位規范化管理提供思想保障。

2.2 完善檔案管理制度

檔案管理工作作為機關事業單位工作的重要的組成部分，高效的檔案管理工作可以有效提高檔案質量和檔案利用率，從而更好地服務于機關事業單位的工作。而高效的檔案管理工作需要完善的管理制度得以支持，因此，機關事業單位需要建立起完善的檔案管理制度，并根據相關的檔案管理法律法規和實際的工作情況，不斷完善其檔案管理制度，實現檔案管理制度科學化、規范化，以此有效規范檔案管理人員的工作行為，使其在檔案管理工作時做到有章可循。此外，完善檔案管理制度也要落實相關的檔案管理人員的責任和義務，要求其按制度辦事，促進機關檔案管理工作的順利開展。

2.3 加強檔案管理信息化建設

做好機關檔案管理工作，同時也要與時俱進，充分利用現代信息技術，加強檔案管理信息化建設。對此，可以從以下兩個方面進行：第一，創新檔案管理方式，可以建立起OA檔案管理系統，針對機關工作中存在的不同的檔案資料，進行自動化、集中化管理，以此實現檔案及時收集、分類整理和定期歸檔的檔案管理模式，可以有效提高檔案管理工作的效率;第二，建立業務檔案信息平臺，機關事業單位的業務與廣大人民群眾的利益密切相關，所以在業務辦理完畢之后也要做好相應的業務檔案管理。而對于這些業務檔案的管理，可以建立業務檔案信息平臺進行科學管理，當業務辦理結束時，相關的業務人員可以對紙質檔案進行掃描生成電子檔案從而進行自動歸檔，同時也要做好紙質檔案的保管和保存，在實際的工作也要及時對檔案進行日清和月結，之后統一交由檔案管理部門進行保管。這樣不僅妥善保管了檔案，而且有效提升業務辦理的效率，真正地服務于群眾。

2.4 提高檔案管理人員的專業水平

做好機關檔案管理工作，還需要不斷提高檔案管理人員的專業水平，這是做好檔案管理工作的基礎。面對眾多的機關檔案資料和繁雜的管理工作，檔案管理人員必要有認真負責的工作態度和愛崗敬業、創新進取的工作精神，才能夠有效提升機關檔案管理的工作效率和質量。因此，檔案管理人員要不斷學習新的知識和新的理念，提高自身的專業知識和管理能力。同時，機關事業單位也要加強對檔案管理工作的重視程度，對檔案管理人員進行相應的培訓工作，增強其工作責任和意識，提升其檔案管理能力，并且也要加強對檔案管理人員的監督，建立完善的獎懲機制，調動檔案管理人員的工作積極性，從而有效提升機關檔案管理的水平。

3 結語

總而言之，機關檔案管理工作的質量影響著機關單位工作的質量。因此，機關事業單位要加強對檔案管理工作的認識，針對檔案管理工作中存在的問題采取有效措施進行解決，及時更新檔案管理觀念，不斷完善檔案管理制度，提高檔案管理隊伍的水平，同時也要與時俱進，加強檔案管理信息化建設，從而真正發揮機關檔案的作用，促進機關事業單位的發展。

參考文獻

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