淺談如何提高人事人才檔案管理工作水平

陳傳博

摘 要：人事人才檔案管理作為企業(yè)內(nèi)部管理的重要內(nèi)容，也是企業(yè)實(shí)現(xiàn)人力資源優(yōu)化配置的關(guān)鍵。企業(yè)內(nèi)部管理部門以及相關(guān)管理人員要結(jié)合內(nèi)部實(shí)際情況，制定科學(xué)的人事人才檔案管理制度以及管理策略，這樣才能夠真正發(fā)揮出管理的作用和實(shí)效，為企業(yè)各項(xiàng)工作的順利開(kāi)展提供支持。

關(guān)鍵詞：人事人才檔案;管理工作水平;提高

可以說(shuō)，企業(yè)中人事人才檔案管理工作的順利開(kāi)展能夠促進(jìn)整個(gè)企業(yè)的健康發(fā)展，所以，企業(yè)必須要高度重視人事人才檔案的管理工作，不斷地調(diào)整相應(yīng)的模式，從而有效提升人事人才檔案管理工作的質(zhì)量。但是當(dāng)前人事人才檔案管理還存在一些問(wèn)題，需要使用科學(xué)化的方法予以應(yīng)對(duì)。

1 當(dāng)前企業(yè)人事人才檔案管理工作中存在的問(wèn)題

1）檔案管理制度不夠完善。可以說(shuō)，在目前我國(guó)大部分的企業(yè)人事人才檔案管理制度還是不完善的，相應(yīng)的管理體制落后，嚴(yán)重阻礙了企業(yè)的正常發(fā)展。而通過(guò)相應(yīng)的調(diào)查，我們能夠發(fā)現(xiàn)造成這一問(wèn)題的主要原因是相關(guān)的人事人才檔案部門對(duì)人事人才檔案管理沒(méi)有進(jìn)行專門的規(guī)定，從而就造成了對(duì)企業(yè)檔案的管理沒(méi)有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，另外，在企業(yè)發(fā)展中難免會(huì)出現(xiàn)員工檔案丟失的問(wèn)題，大部分的企業(yè)卻對(duì)于檔案管理人沒(méi)有相應(yīng)的懲罰，使得人事人才檔案管理人員對(duì)檔案管理的規(guī)定置之不理，而且，不能嚴(yán)格執(zhí)行，從而對(duì)企業(yè)人事人才檔案管理規(guī)定的落實(shí)工作產(chǎn)生了不利的影響。

2）管理內(nèi)容模糊。人事人才檔案管理內(nèi)容主要有存檔、調(diào)閱、托管等傳統(tǒng)業(yè)務(wù)，但是人事人才檔案的新型業(yè)務(wù)開(kāi)發(fā)不足，現(xiàn)有的人事人才檔案管理存在著科學(xué)性較低的問(wèn)題。有些機(jī)構(gòu)的管理流程不科學(xué)，部分檔案管理機(jī)構(gòu)沒(méi)能圍繞著人事人才交流的需要建立有效的人事人才檔案動(dòng)態(tài)性管理機(jī)制。例如，存在著人事人才檔案管理中的關(guān)鍵性內(nèi)容模糊，檔案管理的重點(diǎn)與難點(diǎn)問(wèn)題無(wú)法有效解決，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案的電子化率不中，檔案數(shù)據(jù)信息的更新不足，人事人才檔案內(nèi)容陳舊，檔案管理中的大量數(shù)據(jù)信息資源無(wú)法有效共享，還未能在結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)庫(kù)的基礎(chǔ)上實(shí)現(xiàn)對(duì)非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)的有效存儲(chǔ)應(yīng)用，導(dǎo)致人事人才檔案的利用率相對(duì)較低。

3）管理人員素質(zhì)問(wèn)題。因?yàn)槠髽I(yè)中人事人才檔案管理工作是非常復(fù)雜的一項(xiàng)工作，所以對(duì)于業(yè)務(wù)的要求比較高。這就要求檔案管理人員必須要對(duì)自己所管理的檔案有充分的了解和掌握，而且，能夠根據(jù)具體的需要來(lái)進(jìn)行檔案信息的調(diào)整。與此同時(shí)，從業(yè)人員還要嚴(yán)格按照人事人才檔案管理的制度和規(guī)定來(lái)進(jìn)行工作，但是，如今的絕大多數(shù)企業(yè)，忽視人事人才檔案管理工作，對(duì)檔案工作人員的不能進(jìn)行有效的配置，而且，很多檔案管理人員都沒(méi)有接受過(guò)相應(yīng)的專業(yè)知識(shí)培訓(xùn)，從而，造成了他們對(duì)于檔案整理等一些情況不熟悉，專業(yè)性差，嚴(yán)重的影響了企業(yè)人事人才檔案工作的質(zhì)量和水平。

2 提高人事人才檔案管理工作水平的辦法

1）強(qiáng)化管理觀念。由于很多企業(yè)都忽視人事人才檔案管理工作，所以，為了有效地解決這個(gè)問(wèn)題，必須要更新管理者的管理觀念，增強(qiáng)他們的檔案管理意識(shí)，要讓他們充分的認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性，可以通過(guò)開(kāi)展定期的一些講座，通過(guò)聘請(qǐng)一些專家來(lái)對(duì)人事檔案管理工作進(jìn)行分析和相關(guān)的研究，這種方法能夠讓企業(yè)的員工對(duì)人事檔案管理工作的重要性有充分的認(rèn)識(shí)，從而使他們對(duì)自己企業(yè)中的人事檔案管理狀況進(jìn)行反思，不斷地更新他們的管理觀念，進(jìn)而推動(dòng)企業(yè)人事人才檔案管理工作的順利進(jìn)行。

2）優(yōu)化管理內(nèi)容。提高人事人才檔案管理工作的有效性，需要根據(jù)新時(shí)期人事人才檔案的使用需要優(yōu)化人事人才檔案管理內(nèi)容。首先，在傳統(tǒng)的托管、存儲(chǔ)、借閱服務(wù)的基礎(chǔ)上，能夠加強(qiáng)個(gè)性化服務(wù)供給，針對(duì)人事人才的個(gè)性化發(fā)展需要，全面提供實(shí)時(shí)的人才數(shù)據(jù)信息支援。其次，開(kāi)發(fā)共享性的數(shù)字化人事檔案管理機(jī)制，明確數(shù)字化人事檔案管理的科學(xué)方法，優(yōu)化人事檔案管理的流程，實(shí)現(xiàn)對(duì)各層次目標(biāo)與人事檔案管理內(nèi)容的融合。

3）提高管理人員素質(zhì)水平。人事人才檔案管理人員的素質(zhì)和能力對(duì)人事人才檔案管理工作有非常直接的影響。所以，為了有效地提高人事人才檔案管理工作的質(zhì)量和水平，保證企業(yè)人事人才檔案管理工作的健康發(fā)展，必須要努力的提升人事人才檔案管理人員的素養(yǎng)?？梢远ㄆ诘呐e行一些人事知識(shí)方面的培訓(xùn)，從而使他們能夠?qū)π碌闹R(shí)和先進(jìn)的管理技術(shù)進(jìn)行了解和掌握，從而不斷地提高他們的管理技能和水平，能夠?qū)h和政府制定的有關(guān)人事工作方面的政策和法律法規(guī)有充分的了解，從而在進(jìn)行充分了解的基礎(chǔ)上，對(duì)自身的專業(yè)理論知識(shí)方面的技能不斷的強(qiáng)化，用專業(yè)的檔案管理知識(shí)和理論來(lái)指導(dǎo)管理工作，從而不斷地適應(yīng)當(dāng)代企業(yè)人事檔案管理的新要求。而且，每一個(gè)人事部門都要設(shè)置專門的檔案管理人員，從而來(lái)提高管理工作的專業(yè)性。要對(duì)人事檔案管理人員進(jìn)行充分的思想素質(zhì)教育，從而使他們能夠以身作則，對(duì)工作嚴(yán)謹(jǐn)認(rèn)真，增強(qiáng)他們的工作責(zé)任感，能夠?yàn)楣芾砉ぷ鞅M自己最大的貢獻(xiàn)和努力。除此之外，企業(yè)也要對(duì)人事人才檔案管理人員進(jìn)行相應(yīng)的關(guān)心，從而來(lái)使他們?cè)诠芾砉ぷ髦畜w會(huì)到溫暖，不斷的提高他們的工作積極性，推動(dòng)整個(gè)企業(yè)人事人才檔案管理工作的開(kāi)展。

4）加強(qiáng)信息化管理。21世紀(jì)是信息化的時(shí)代，信息化已經(jīng)席卷全球各行各業(yè)的每一個(gè)領(lǐng)域和環(huán)節(jié)，因此，現(xiàn)代化的人事檔案管理工作也必須進(jìn)行信息化、網(wǎng)絡(luò)化升級(jí)，這不僅可以提高人事管理水平和工作效率，同時(shí)也能夠降低運(yùn)行管理成本。信息化在現(xiàn)代的人事管理當(dāng)中的應(yīng)用主要是運(yùn)用在信息化的人事檔案管理信息系統(tǒng)當(dāng)中，通過(guò)信息化的人事檔案管理系統(tǒng)，可以使人事管理工作走向信息化、科學(xué)化，有利于單位對(duì)員工的信息進(jìn)行全面的了解和掌握，同時(shí)也有利于員工對(duì)單位的發(fā)展現(xiàn)狀和時(shí)代的發(fā)展潮流有一個(gè)清楚的認(rèn)識(shí)和掌握，做到胸懷大局，眼光長(zhǎng)遠(yuǎn)，為科學(xué)決策奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

5）提高管理安全性。提高人事人才檔案管理的工作水平，還要加強(qiáng)人事人才檔案管理工作的安全性，明確人事人才檔案管理的方法，在現(xiàn)有的信息化環(huán)境下構(gòu)建安全的人事人才檔案管理體系。首先，開(kāi)發(fā)優(yōu)質(zhì)的人事人才檔案數(shù)據(jù)信息運(yùn)轉(zhuǎn)平臺(tái)，全面提高平臺(tái)的兼容性與可擴(kuò)展性，在有效劃分層次權(quán)限的基礎(chǔ)上提供人事檔案信息。其次，加強(qiáng)人事人才檔案數(shù)據(jù)信息的備份工作，保證原始檔案數(shù)據(jù)信息的準(zhǔn)確性，有效的防止網(wǎng)絡(luò)端人事檔案數(shù)據(jù)上傳下載帶來(lái)的數(shù)據(jù)破壞風(fēng)險(xiǎn)。

6）建設(shè)科學(xué)合理的檔案管理制度。對(duì)于現(xiàn)代化的企業(yè)人事管理工作而言，在進(jìn)行崗位設(shè)置時(shí)需要進(jìn)行全方面的綜合科學(xué)的考慮，設(shè)置出符合時(shí)代發(fā)展需求的工作崗位。要想從根本上提高人事檔案管理水平，日常工作中，對(duì)接收干部檔案和收集檔案材料時(shí)，要嚴(yán)把關(guān)，狠抓各項(xiàng)工作制度的落實(shí)，加大鑒別工作力度，保證接收的干部檔案各類材料齊全，將檔案審核工作長(zhǎng)效機(jī)制落到實(shí)處。加強(qiáng)檔案管理工作指導(dǎo)檢查工作的定期性，及時(shí)地發(fā)現(xiàn)和處理問(wèn)題。還要爭(zhēng)取進(jìn)一步加大在檔案管理工作硬件設(shè)施基礎(chǔ)建設(shè)方面的投入，做好相關(guān)專項(xiàng)預(yù)算，確保落實(shí)到位。尤其是對(duì)于檔案的保護(hù)、維修和搶救工作一定要高度重視，重點(diǎn)保障檔案信息化建設(shè)工作的開(kāi)展。

3 結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，想要提高人事人才檔案管理水平，需要形成完善的人事人才檔案管理體系，豐富人事人才檔案管理的方法，著力在良好的體系環(huán)境下開(kāi)展人事人才檔案管理工作。

參考文獻(xiàn)

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