試論學校常規管理中“三定一查”的基本策略

陳淼

摘 要：學校管理工作千頭萬緒，由于管理工作理念不新、思路不明、機制不靈、意識不強，容易出現管理低效的現象。為了提高學校常規管理工作實效，文章提出“三定一查”的基本策略，“三定”為：定工作清單、定工作思路、定人力資源;“一查”為：督查反饋。實踐表明，運用這種管理策略能取得較好的管理成效。

關鍵詞：常規管理工作;“三定一查”;基本策略

中圖分類號：G627 文獻標識碼：A 收稿日期：2020-03-31 文章編號：1674-120X（2020）19-0040-02

一所好學校離不開一個優秀的管理者，不同的學校管理有其特定的規律和特點。管理是在特定的環境下，對組織所擁有的資源進行有效的計劃、組織、領導和控制，以便達成既定的組織目標的過程。學校常規管理是指一所學校日常的重要工作，包括教學、后勤、保障、輔助等基礎性工作，常規管理水平是考察一所學校管理工作水平的關鍵性指標。

學校日常事務性工作千頭萬緒，上級任務、學校建設、綜治安全、德育工作、教學教研、處理師生突發狀況等，一項接一項的工作接踵而至，在管理過程中，難免會出現管理不到位，工作效率不高的現象。理清思路，統籌安排，靈活處理，跟蹤督查，及時反饋，可以避免管理出現漏洞，提高管理實效。

一、學校常規管理中存在的主要問題

（1）工作安排不及時。有的日常事務性工作是常規性的，按部就班地完成就好。有的是臨時性的、突發性的，則需要第一時間通知或布置下去。但往往會出現工作安排滯后，甚至忘記傳達或布置等情況，導致不能按時完成工作任務，甚至耽誤工作進度。

（2）布置任務不具體。學校經常會接到上級行政部門下發的一些通知要求，需要其執行落實。學校內部也會制訂一些活動方案、工作安排等，需要年級組、教研組或教職工照章執行。很多時候，管理者只宣讀或轉發文件、通知或方案，沒有提出實施步驟、具體要求、時間節點，導致執行者在落實任務的過程中莫衷一是，無從下手，甚至偏離目標要求，達不到預期效果。

（3）實施過程無督查。督查是管理過程中必不可少的一個環節。工作任務布置下去后，實施進展情況如何？效果怎樣？教職工有什么樣的反應？是否出現問題或困難需要調整或解決？工作實施過程中缺少管理者的督查，容易出現執行者應付了事，沒有按要求完成工作，完成任務但質量不高的現象。

（4）發現問題無反饋。反饋是在某一行動和任務完成之后，將實際結果進行比較，從而對下一步行動的進行產生影響，起到控制的作用。但在日常管理中存在反饋不及時、不落地的現象。比如，執行者在工作中發現有值得借鑒或推廣的好的做法或經驗，管理者卻沒有及時肯定鼓勵宣傳;發現執行不到位或遇到困難，沒有給予具體指導或幫助;發現思想偏差或不當行為，沒有立即提醒、制止或矯正等。

二、學校常規管理問題形成的主要原因

（1）工作思路不明，責任不清。日常事務性工作繁多，沒有分清哪些是“緊急又重要”“緊急不重要”“重要不緊急”“既不緊急又不重要”的事，不分輕重緩急，胡子眉毛一把抓。沒有進行梳理和統籌安排，導致不能及時布置或傳達工作，甚至遺忘。學校對各部門的工作責任都有相對明確的劃分，但有的工作兼容性高，需要幾個部門協調配合才能完成，這時就會出現你不管，我不好管，他想管又覺得不便管的現象，最終造成無人管的結果。還有的人員缺少積極主動性，認為多一事不如少一事。

（2）責任意識不強，敷衍塞責。習近平總書記指出：“現實生活中，有的落實中央決策部署不用心，不務實，不盡力，口號喊得震天響，行動起來輕飄飄。把說的當成做了，把做了當做成了。”要管到位，必須有高度的責任心。責任心是一種積極的態度，它包含敬業精神、積極主動、團結創新、注重細節等。責任心的高低決定做事的效果。一件工作布置下去，還需要嚴密的過程監督和調控，必要的指導、鼓勵和矯正，只有管理者用心盡力，勤政務實，才能把工作做好。

（3）管理水平不高，能力有限。絕大多數管理者都有把工作做好的愿望。但因為平時不注重學習，缺少發展性思維，憑以往經驗辦事，墨守成規，以致出現“新辦法不會用，老辦法不管用，硬辦法不敢用，軟辦法不頂用”的現象，對工作中出現的問題，一是不善于發現，二是不善于指導。這樣一來，督查反饋這些在管理過程中必不可少的環節就無法落實落地。

三、提升學校常規管理工作質量的基本策略

（一）制訂任務清單，理清工作條目

在學校常規管理工作中列出的清單可以簡化為詳細登記有關項目的單子。就是把要做的事情或準備做的事情用表格的形式一一羅列出來，列示目標、任務要點、時間節點、責任人員、完成情況等。用表格的形式列出工作任務清單，一目了然，可以防止遺漏某項工作任務，又可以持續、正確地把事情做好，擺脫高速工作的混亂和無序。在操作的時候，可以根據需要先制訂一份涵蓋幾項內容的空白表。“工作任務及要求”是提前通知的，可提前填好，臨時性工作任務，接到一項記錄一項;“時間”一欄填寫工作任務布置和完成的時間、相關地點等;在“完成情況”一欄記錄工作完成情況、存在的問題、需要改進的地方等。一張任務清單能確保工作思路清晰，任務不遺漏。

（二）擬定工作思路，有序安排部署

先理清工作任務的輕重緩急，確定完成任務的時間節點，這樣可以做到有條不紊，不打亂仗。常規管理工作千頭萬緒，先對清單上的工作任務進行梳理，把要完成的工作任務分為“重要而緊急”“重要不緊急”“緊急不重要”“既不緊急又不重要”等類別。緊急的事，不管重要與否，必須馬上處理或執行;重要又緊急的事更是重中之重，馬虎不得，必須第一時間落實到位;而既不緊急又不重要的事則可以往后挪一挪。然后思考各項工作應怎樣安排部署才能使其落實得更快捷、更有效。

（三）確定人力資源，統籌布置落實

一是及時溝通交流，明確態度。可以在行政會上、教職工會上明確學校工作雖有分工，各司其職，但又相互交融，必須有人具體負責落實，不能出現無人管理和互相推諉的現象。安排誰具體負責，不存在越權問題，也不允許說別人越權。也可以和有這些想法的管理人員個別交談，了解其心里想法，做好思想工作，消除顧慮。

二是根據工作需要，確定第一負責人。相互交融的工作必須確定一位主負責人，否則就會出現各自為政的現象。比如，今年年初防控新冠疫情工作，在最初制訂學校疫情防控方案時，牽涉到后勤、綜治、德育、教學等方面的工作，便明確安排了分管綜治后勤的副校長全面負責，按照上級要求負責制訂學校防控工作方案，統籌防控管理各項工作，匯總各項資料，直接安排與協調各部門的工作。制訂“停課不停學”方案，涵蓋了教學和德育教育幾方面，安排了分管教學的副校長全面負責，德育副校長將有關學生思想教育、實踐課程的考慮傳達給教學副校長，納入“停課不停學”具體課程安排。

三是根據客觀情況臨時安排最合適的人員完成相關工作。學校管理人員和普通教職工都有各自的職責，各有各的特點和長處。適當安排他們為學校做一些工作職責范圍之外的事，既可以提高工作效率，減少人員浪費，又能充分發揮教職工的積極性。比如，假期期間，后勤人員負責監管學校建設維修，便安排他們同時負責假期值班;抗疫期間，直接安排校醫每天負責校園和家屬區的消毒工作;安排年輕、有車、離教育局近的教師到局里領取為學校配備的消毒用品等。接到任務的教師不但認真履職，還感謝學校對他們的信任，并表示隨時聽候學校召喚。

（四）督查落實情況，及時反饋調整

工作任務布置后，必須跟蹤執行情況，及時檢查反饋，才能確保管理落到實處。一是布置工作要清楚具體。很多時候上級文件是宏觀要求，起指導性的作用，而怎樣落實落地必須有清晰具體的實施路徑。比如，副校長擬寫“停課不停學”方案時，事先要明確制訂方案的原則要求：嚴格遵照國家、省、市教育主管部門的要求，不走樣;符合學生的年齡特點和認知能力;體現促進學生德智體美勞全面發展的課程目標;體現自己學校特色，可操作性強等。然后要思考網絡平臺如何選用，各年級課程如何設置？運用怎樣的方式將“停課不停學”方案通過教研組、學科教師落實到學生？再提出必須監管實施過程，了解各學科、各年級和班級進展情況，參與學習的人數，有哪些經驗和亮點，存在哪些問題，并隨時指導，表揚肯定并及時宣傳報道。最后放手讓教學副校長去安排布置落實。

二是隨時跟蹤了解工作進展情況。有一次，教學常規檢查發現某年級個別班沒有品德練習冊。詢問原因，回答：“沒有發。”教材管理員說：“練習冊一來，我就在群里發通知要大家來領呀。”要杜絕這類現象再出現，就必須讓后勤管理人員隨時監管教材發放情況;教學管理人員督察教材練習冊使用情況;具體管教材的人員發現不及時領教材的班級馬上點對點通知其領取。這樣一來，工作才不會出現漏洞。

三是發現問題及時反饋調整。管理工作難免會出現這樣那樣的問題。出現問題不可怕，可怕的是沒有發現問題和發現問題后不及時糾正調整。發現問題需要克服官僚主義、形式主義，深入工作實際，查看執行落實情況，認真聽取意見和建議，積極回應員工訴求。對出現的問題要認真查找原因，商議、尋找解決問題的辦法，不推卸責任，不求全責備。普遍現象會上講，個別問題個別談;原則問題再強調，態度問題要批評;突發問題馬上處理，疏忽出錯及時補漏。

管理的目的就是落實工作任務，達成既定目標，取得實質性的效果。管理者只要厘清工作思路、執行路徑，合理調配人員，密切關注執行過程，及時反饋執行情況，調整工作措施，就一定會達到抓實抓細、管理到位、抓出成效的目的。

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