基于新時期民政局開展檔案管理的對策分析

摘 要：檔案管理作為民政局中的重要組成部分，其關鍵性不可忽視。但是隨著社會人才的不斷涌入，檔案數(shù)目的持續(xù)增多，檔案管理的處理過程變得繁雜了起來，在此過程中難免也會出現(xiàn)各種問題。所以，本文將會從現(xiàn)如今檔案管理存在的問題以及相關的對策來進行一一分析。

關鍵詞：新時期;民政局;檔案管理;對策

引言

檔案管理作為民政局中不可或缺的一環(huán)，一旦檔案中的統(tǒng)計信息出現(xiàn)錯誤，那么群眾的反響會很大。雖然現(xiàn)如今的檔案管理有了明顯的提高，但是，在此過程中還要對管理制度進行更加規(guī)范化，使管理人員更加的專業(yè)化。只有這樣才能夠使檔案管理體系更加的健全。

一、存在的問題

（一）管理規(guī)范缺乏

在進行管理統(tǒng)計工作的時候，往往會出現(xiàn)人為整理出現(xiàn)錯誤的地方。作為整理檔案這種高要求的工作來說，有些許的小差錯是不可避免的，只要后續(xù)管理員工吸取教訓，不斷改進即可。

但是，頻繁的出現(xiàn)關鍵問題上的錯誤，這就是一個不容忽視的問題。在統(tǒng)計檔案的過程中嚴重者竟出現(xiàn)了檔案內容上的不完整，對于相關的信息沒有做到足夠的詳細，甚至在此過程中的內容也出現(xiàn)了不準確的現(xiàn)象。除此之外，相關部門的收集歸檔也不夠及時，沒有在預期的時間內按時歸檔的現(xiàn)象陸續(xù)發(fā)生。之所以出現(xiàn)這種問題，應當歸結于相關部門管理規(guī)范的缺乏，這樣不僅會給民政局帶來不良的影響，而且還會嚴重影響檔案管理部門的權威性。因此，民政局應當采取相關的措施來規(guī)范檔案管理的實施過程。

（二）管理人員素質較低

在檔案管理中，管理人員扮演著重要的角色，檔案的規(guī)范和準確性離不開管理工作人員的認真處理。但是，在現(xiàn)如今的檔案管理中，卻出現(xiàn)了種種問題。

在工作過程中，有部分檔案管理員書寫潦草，而且對待工作的態(tài)度極其不認真，甚至有些管理人員在沒有完成自己整理工作的時候擅自離職。對于此類現(xiàn)象的發(fā)生的原因，一方面是民政局的教育和管理沒有到位，沒有使素質教育深入人心，另一方面是管理人員自身的職業(yè)道德素養(yǎng)沒有上升到一個高度。對于此類現(xiàn)象的發(fā)生，政府應該提起高度的重視，對于思想上有問題的檔案管理人員進行教育，這樣才能夠使檔案管理的工作正常進行。

（三）管理手段不足

雖然現(xiàn)如今的社會已經步入到了人工智能的時代，社會上大多數(shù)領域多多少少都有人工智能的影子。但是，在民政局中的檔案管理中，不僅在硬件上沒有做到正規(guī)的要求，對于檔案管理這種機密性的工作，其辦公環(huán)境也沒能夠做到高防護的硬件要求。除此之外，檔案管理仍然使用傳統(tǒng)人工的方式來統(tǒng)計信息，會使工作達不到預期的效果。

所以，采用傳統(tǒng)的手工操作來進行檔案的整理，其直接結果就是導致工作效率降低，而且操作復雜。除此之外，沒有了良好的防護措施和辦公環(huán)境，管理人員的工作積極性也不會有所提高。所以，應當優(yōu)化管理體系，從根本上解決管理手段不足而帶來的問題[1]。

二、解決方法

（一）規(guī)范管理制度

由于新時代的影響，越來越多的人才不斷地涌入到市場當中，檔案數(shù)量顯著增多，面對如此大的工作量的完成，管理人員既要保證檔案能夠在規(guī)定的時間內歸檔，又要保證檔案質量過關。所以，規(guī)范管理制度顯得尤為重要。

為了減少檔案中內容的錯誤率，民政局應當制定成文的規(guī)定，明確的寫清楚哪一部分需要哪些人去做，將任務落實到個人的身上，這樣才能夠使工作正常的完成。除此之外，檔案的管理人員面對自己之前所犯的錯誤應當吸取經驗，不斷完善，爭取在接下來的檔案整理工作中不出差錯。通過這種方法才能夠使檔案管理更加的規(guī)范化。

（二）提高人員素質

檔案管理人員工作上的失誤，歸根結底就是檔案管理人員的思想不到位，職業(yè)道德素養(yǎng)沒有得到很好的提升，這樣的結果直接會影響民政局整體的工作作風。因此，民政局應當采取合理的方法來提升相關檔案管理人員的整體素質。

首先，要提高檔案管理人員的綜合素養(yǎng)要從思想教育上出發(fā)，民政局應當安排時間來為相關管理人員進行素質培養(yǎng)課程的學習。在學習的過程中培養(yǎng)管理人員的服務意識和職業(yè)素養(yǎng)。其次，應當提高管理人員的工作積極性，面對日復一日，年復一年的檔案管理工作來說，管理人員難免會出現(xiàn)工作不積極的現(xiàn)象，其間接導致了對待工作的態(tài)度不認真。所以，民政局應當設立合理的獎懲制度，對于認真工作，對工作負責的人員進行額外的獎勵，表現(xiàn)良好者，應當優(yōu)先考慮升職。對于態(tài)度不認真的人員，進行扣除工資的措施，這樣就能夠在極大程度上提高人員的綜合素養(yǎng)。

（三）優(yōu)化工作體系

隨著現(xiàn)如今科技的發(fā)展，數(shù)據化、智能化的模式已經應用到各行各業(yè)中。所以，人工整理檔案已經無法滿足當今工作的需求，相比較于人工整理來說，采取現(xiàn)代化的技術更能夠提高工作的效率[2]。

一方面，民政局應當為檔案管理工作配備現(xiàn)代的多媒體計算機，利用先進的計算機技術來提升工作效率，此外，多媒體計算機還能夠以極快的速度來完成人類無法完成的工作，計算機能夠花費極少的時間來對檔案進行分類、備份、整理，在極大程度上減輕了傳統(tǒng)人工的工作量，也提高了信息整理的準確率。另一方面，民政局也要改變傳統(tǒng)的看法，接受新興的事物，相信科技能夠為工作帶來意想不到的效果。只有這樣，才能夠使檔案的管理工作更加有序、順利的進行。

三、結束語

檔案管理作為民政局工作當中至關重要的一個環(huán)節(jié)，其工作細節(jié)不能夠出現(xiàn)任何的差錯。所以，民政局應當規(guī)范檔案管理的制度，通過制度來規(guī)范管理人員，從而保證工作的正常進行。管理人員也要不斷提升自身的綜合素養(yǎng)，只有這樣才能夠推動民政局檔案管理工作的穩(wěn)步發(fā)展。

參考文獻

[1]馮嘉文.新時期科技檔案管理存在的問題及對策分析.卷宗，2018，000（005）：105-106.

[2]黨麗萍.民政檔案管理要點及對策.蘭臺內外，2019，243（06）：41-42.

作者簡介：

佟振發(fā)，（1977-11-）男，蒙古族，興安盟科爾沁右翼中旗人，本科學歷，科爾沁右翼中旗民政局，研究方向：檔案管理.