淺談高校檔案管理人員素質(zhì)的提高

杜艷

摘 要：作為檔案管理的核心，檔案管理人員在檔案管理工作中發(fā)揮著重要作用。從這一工作的特點(diǎn)來看，高校檔案管理工作的成效與檔案管理人員的職業(yè)素養(yǎng)是分不開的。隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，高科技、數(shù)字化已經(jīng)引入到社會(huì)生活與工作中的各個(gè)領(lǐng)域，現(xiàn)階段高校檔案管理工作中也引入了很多新鮮元素，傳統(tǒng)的檔案管理策略以及人員素質(zhì)要求已經(jīng)不符合時(shí)代要求，筆者將會(huì)針對(duì)“高校檔案管理工作”展開，淺談一些提高高校檔案管理人員素質(zhì)的策略。

關(guān)鍵詞：高校;檔案管理;人員素質(zhì)

引言：

在高等院校的檔案管理工作中，管理人員起到了舉足輕重的作用，高等院校的人事工作、學(xué)生轉(zhuǎn)專業(yè)、學(xué)生轉(zhuǎn)學(xué)或退學(xué)等問題都需要檔案管理人員參與進(jìn)來，可以很確定地說，檔案管理人員的職業(yè)素養(yǎng)決定著本身能不能把檔案管理工作做好。現(xiàn)階段檔案管理人員在這一工作中還面臨著許多新鮮元素，提高高校檔案管理人員素質(zhì)刻不容緩。

一、樹立堅(jiān)定的職業(yè)信念，傳承保密習(xí)慣

無論是哪一種職業(yè)與工作，對(duì)應(yīng)的工作人員都應(yīng)當(dāng)首先堅(jiān)定職業(yè)信念，這是做好這一工作的前提，也是提升自我職業(yè)素質(zhì)時(shí)所必須要考慮的，因?yàn)槁殬I(yè)信念本身代表著基本的職業(yè)道德與對(duì)職業(yè)的認(rèn)真態(tài)度。面對(duì)現(xiàn)階段面目已煥然一新的檔案管理工作，管理人員首先就要保持一個(gè)積極向上的心態(tài)。從這一工作的基本特點(diǎn)上說，這一工作比較單調(diào)乏味、重復(fù)率高且瑣碎，具體的內(nèi)容主要有：收集同時(shí)期產(chǎn)生的材料：年度考核表、工資變動(dòng)審批表與聘用合同、隨時(shí)入檔案的個(gè)人材料，這些材料每年都要收集一次;檔案每天都會(huì)面臨著查、借閱等問題，無論是哪一種，檔案管理人員都需要把每冊檔案材料重新整理、裝訂并上架，還要記錄查閱者的個(gè)人信息，這一系列工作均需要管理者以一個(gè)平和的心態(tài)去面對(duì)，還要做到久而坐之、仔細(xì)耐心，由工作特點(diǎn)與內(nèi)容可以看出，檔案管理人員必須要有強(qiáng)烈的職業(yè)精神、勇于挑戰(zhàn)寂寞的敬業(yè)精神，管理人員需要堅(jiān)定立場、敢于拒絕誘惑，要全身心地投入到檔案管理事業(yè)中。

這一工作的另外一個(gè)基本操守就是：保密，檔案管理人員必須強(qiáng)化保密意識(shí)，盡到對(duì)檔案進(jìn)行保密的義務(wù)，要將“保密私人檔案信息”作為一種基本責(zé)任和習(xí)慣，管理人員應(yīng)當(dāng)敢于同泄密、竊密等行為做斗爭，要尊重每一本人事檔案，平等對(duì)待教師與學(xué)生，要做到守秘不傳揚(yáng)，切切實(shí)實(shí)地保護(hù)高校中每一成員的隱私和合法權(quán)益。

二、掌握全面知識(shí)技能，提高檔案人員業(yè)務(wù)水平

俗話說，“三百六十行，行行出狀元”，如果管理人員的業(yè)務(wù)知識(shí)與職業(yè)技能都不夠成熟，單單只是工作態(tài)度良好，那么這一工作也是很難勝任的，又怎么會(huì)成為“狀元”呢？。從另一個(gè)角度上講，高等院校的檔案管理工作類型已經(jīng)由“勞動(dòng)密集型”工作轉(zhuǎn)變?yōu)椤耙袁F(xiàn)代化辦公設(shè)備”為基礎(chǔ)的“知識(shí)密集型”，這一工作已經(jīng)變得更加嚴(yán)謹(jǐn)，這就要求管理人員必須不斷地學(xué)習(xí)新的業(yè)務(wù)知識(shí)、政策，要多多關(guān)注時(shí)事動(dòng)態(tài)，在多個(gè)方面提高自己的管理水平。

根據(jù)許多調(diào)查資料顯示，現(xiàn)階段創(chuàng)新檔案管理工作的重點(diǎn)已經(jīng)轉(zhuǎn)向挖掘“復(fù)合型人才”，這個(gè)“復(fù)合型”所要求的是管理人員要同時(shí)具有政策性和業(yè)務(wù)性，也就是說，管理人員應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確學(xué)習(xí)并且把握好政策，還要加強(qiáng)自身的業(yè)務(wù)水平。高等院校在這一方面可以多下功夫，定期對(duì)檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，建議培訓(xùn)模式要多多采取“引進(jìn)來走出去”，要虛心地借鑒其他高校的成功經(jīng)驗(yàn)，提升本校管理人員的業(yè)務(wù)能力與專業(yè)化水平。檔案管理單位內(nèi)部應(yīng)當(dāng)具有良好的學(xué)習(xí)氛圍，單位內(nèi)的每一個(gè)人都需要強(qiáng)化團(tuán)隊(duì)合作意識(shí)，多與其他人員進(jìn)行溝通與交流，要積極主動(dòng)地參加本校或各省市、自治區(qū)的培訓(xùn)交流會(huì)，相關(guān)部門可以出臺(tái)政策提倡完善檔案管理人員的知識(shí)結(jié)構(gòu)，要求檔案管理人員具有吃透各種檔案管理文件的精神。

三、有“看齊意識(shí)”，向新政策、新管檔模式看齊

現(xiàn)階段的高校檔案管理人員正在面臨著一個(gè)工作新形勢：檔案數(shù)字化，從國家檔案局頒布的《全國檔案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃綱要》來看，其中對(duì)創(chuàng)新檔案信息化管理模式提出了明確要求，檔案管理工作還要加快與信息化社會(huì)融合，在以信息化為核心的基礎(chǔ)上，要提升檔案管理現(xiàn)代化水平。由此可見，高校檔案管理人員必須不斷地掌握新政策，在整理紙質(zhì)檔案時(shí)要借鑒新政策下的新方法，同時(shí)將新政策與高校發(fā)展以及檔案歸檔內(nèi)容和范圍相“看齊”，此舉有利于檔案管理工作健康發(fā)展，管理人員應(yīng)當(dāng)懂得運(yùn)用數(shù)字化檔案管理平臺(tái)，從而進(jìn)一步提高檔案管理質(zhì)量。

四、結(jié)語

總之，作為高校檔案管理人員，要強(qiáng)化責(zé)任與擔(dān)當(dāng)意識(shí)，應(yīng)當(dāng)發(fā)揮職業(yè)水平、管理水平。在常態(tài)化檔案管理工作中，管理人員要強(qiáng)化服務(wù)意識(shí)，以良好的服務(wù)理念和態(tài)度面對(duì)學(xué)院教師。同時(shí)還要敢于開拓進(jìn)取，要積極學(xué)習(xí)新政策與新知識(shí)、新模式，要讓自己的知識(shí)結(jié)構(gòu)和工作能力同時(shí)代緊密連接起來，避免少知而迷，無知而亂，為檔案事業(yè)貢獻(xiàn)自己的力量。

參考文獻(xiàn)：

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