試論檔案開發利用策略

高洪偉

摘 要：隨著社會的不斷發展，檔案的社會利用率越來越高。同時，隨著科技的飛速發展各行各業都面臨著新的機遇和挑戰、檔案工作作為一項基礎性工作、同樣面臨新的形式和任務。只有不斷開發檔案資源，才能為推進社會各項事業發展做出新的貢獻。

關鍵詞：檔案;開發;任務

隨著社會的不斷發展，人們對檔案的利用率越來越高。檔案機構是各單位管理的職能部門、擔負著管理本單位綜合檔案的收集整理保管利用工作。同時，隨著科技的飛速發展各行各業都面臨著新的機遇和挑戰，檔案工作作為一項基礎性工作同樣面臨新的形式和任務。為確保檔案開發利用成效明顯，進一步提升檔案工作的發展空間，我們必須從基礎工作抓起，認真分析現狀，加大基礎設施建設、強化現代化管理，切實改善工作作風，努力提高工作質量，不斷挖掘檔案信息資源、為推進社會各項事業的發展做出新貢獻。

一、檔案開發利用存在的問題

（一）主動服務意識不夠

檔案工作長期單純地為黨政工作服務，養成了默默無聞、自我封閉、因循守舊、安于現狀、“你來我查、你問我答”、伸手坐等、看門守推”的服務模式，而且導致思路窄，盲目性大，方法手段少，工作重點不突出，檔案利用范圍小。另外檔案行政管理部門的管理手段和方法偏重于內部規模的擴大和形式上的完備，忽視檔案的開發利用工作，館藏的檔案雖然不豐富，但在開發利用上仍有巨大的潛力，許多檔案并沒有真正發揮其應有的作用，表現在館藏檔案質量差，管理標準化、規范化程度不高，編目標準低，檢索工具層次低，檔案信息加工、處理方式落后，沒有真正開展編目工作，只滿足于為了達標升級而臨時編寫《組織機構沿革》《大事記》等材料，尤其是計算機應用遠遠落后于社會和單位發展要求，甚至少部分珍貴檔案單純追求保護而被束之高閣，還美其名曰為了安全保護。

（二）檔案利用意識淡薄

過去檔案館（室）主要是為單位黨政服務，突出政治性、機要性、保密性，被視為“機要重地”，養于深閨，處于封閉狀態，要利用檔案，必須向上級匯報請示或持有介紹信，使人們對檔案敬而遠之，難以為人們所認識，加之檔案工作又具有滯后性的特點，造成檔案社會利用意識的淡薄。

（三）檔案館藏貧乏

這是影響檔案利用的關鍵基礎工作。主要一是接收進檔案館（室）的檔案單調，仍是黨政團體及行政部門等形成的套式文書等，而且內容大都單調雷同，參考利用價值低。這主要表現在反映政治活動的多，反映經濟建設的少;反映事業事務、方針政策的多，反映特色的少;有歷史價值的多，有知識信息價值的少。二是不重視文件資料的平日歸檔工作，領導和職工只知道文件找不到就找檔案室，而平日都將文件資料亂丟亂放，不及時上交或為方便自己而個人保存，再加上人員的流動和責任心不強造成文件流失，致使歸檔不全。三是檔案保管分散，嚴重制約了對檔案信息的開發利用。除文書檔案外，科技、人事、財會、設備等檔案是檔案中非常重要的一部分，這些檔案都具有價值大、利用率高的特點，若散放在各部門獨自保存很容易損壞、流失，造成不良后果，不便于集中統一管理和開發利用。

二、加強檔案開發利用的措施

（一）提升檔案管理綜合素質

檔案專業人才是檔案實現可持續發展的決定因素。檔案能否具有持續發展的能力和提供持續發展的條件，歸根到底取決于檔案管理者的素質和能力。隨著數字檔案的出現，面對現代科學技術對檔案工作的滲透和沖擊，提高專業技術職業素質，調整專業知識結構是檔案工作者需要正視的一個重要課題。因此檔案管理者要改變以往那種有無其他專業知識并不重要的思想觀念。需要具備計算機知識、外語知識，要具有敏銳的信息意識和良好的信息處理能力，爭取適應多種技術要求。

（二）積極挖掘檔案信息資源

一是要抓檔案信息的輸入儲存工作，積極開拓檔案輸人渠道儲存檔案信息，增加檔案信息的儲存量，不斷豐富館藏檔案資料的數量和內容。二是檔案工作人員要努力從豐富的檔案資料中挖掘有價值的信息，編研出完整、科學的檢索工具，使領導、工作人員從繁瑣的查閱大量生產資料中解脫出來，確保檔案價值得以最大發揮，達到為經濟、業務發展服務的目的。

（三）強化宣傳引導，不斷強化檔案意識

檔案是歷史的原始記錄，更是依據和憑證，是服務于經濟建設的重要信息資源，要充分發揮檔案在建設中的特殊作用，必須不斷強化社會檔案意識。各級領導干部要繼續加強檔案工作，把檔案工作列入領導的議事日程，及時解決檔案工作中存在的問題，以推動檔案工作的順利發展。要大力提高全社會的檔案意識，深入持久地宣傳《檔案法》，舉辦豐富多彩的活動，使社會對檔案工作有更多的了解。克服對檔案的模糊認識，了解作為國家公民有保護和利用檔案的權利和義務，從而增強整個社會的檔案意識。

（四）強化服務意識，提高檔案開發利用水平

檔案服務意識是檔案意識的范疇，是檔案意識的一種表現形式，良好的檔案服務意識是建立在正確的檔案意識之上，培養良好的檔案服務意識，提高檔案的管理水平。一是樹立服務至上的思想。檔案工作目的最終的就是提供檔案的利用，否則便失去了存在的依據和意義。因此檔案利用工作的質量是評價檔案工作質量的重要標準。檔案利用工作的地位決定了為檔案用戶服務的重要性和必要性。二是提高檔案檢索率。在檢索與利用檔案方面，以文本文檔方式存儲的電子檔案可以以多種方式實現全文本自動檢素，不但省去了開發“二次文獻信息”的工作，還能快速、準確地提供各種檔案的信息內容、關鍵詞、機構、作者乃至全文。電子檔案是檔案管理中一次質的飛、有利于提檔案利用率。三是正確處理好檔案經濟效益和社會效益的關系。檔案因其形成的條件和背景不同、所具備的經濟和社會效應也會隨之發生改變，檔案工作的目的是為了更好的提供利用，而提供利用則是實現檔案價值的最有效途徑。四是進一步夯實檔案業務基礎工作，做到有備無患。首先要建立科學化、標準化、規范化、現代化的管理模式和嚴密可行的規章制度，這是信息時代對檔案工作的要求，也是做好檔案工作的必要條件。其次要完善檔案的利用方案，要下大力氣改變利用的硬件環境。如檔案閱覽室，既要有一般的閱覽室，又要配置多功能閱覽室。再次，要加強檔案的編研工作，檔案編研是檔案主動為社會提供服務的重要工作，要挖掘所存檔案的內涵信息，進行提煉加工，歸類分析，把有價值的內容編輯成冊或印刷出版更好地服務于社會。

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