分析數(shù)字檔案在檔案信息化建設(shè)中的重要性

王中明

摘 要：隨著互聯(lián)網(wǎng)與計算機的不斷發(fā)展，社會已經(jīng)全面的邁向了信息時代，對于檔案管理工作而言，其信息化與數(shù)字化對其進行了強烈的沖擊，因此檔案管理工作需要緊跟時代的步伐。傳統(tǒng)的檔案管理工作模式以及理念已經(jīng)不能適應(yīng)信息時代的要求，縱然檔案管理工作已經(jīng)進行了一定程度上的改革，但目前存在一定的問題。因此需要對問題進行適當(dāng)?shù)臍w納和分析，并且采取一定的措施來解決其中的問題，從而不斷推進我國檔案管理工作的穩(wěn)定發(fā)展。本文對檔案信息化建設(shè)呈現(xiàn)的特征以及具體的重要性體現(xiàn)進行多個方面的闡述，并且提出一系列加強檔案信息化建設(shè)開展的措施，促進檔案管理的效率和質(zhì)量。

關(guān)鍵詞：數(shù)字檔案;檔案信息化;重要意義

1檔案信息化建設(shè)呈現(xiàn)特征

檔案管理的內(nèi)容向著更加多元化的方向發(fā)展，以滿足檔案管理的目的以服務(wù)為中心進行展開。另外，檔案信息化發(fā)展也是對社會信息使用平臺的改進，計算機和智能手機的使用已經(jīng)得到互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的普及，人們對信息的使用方式已經(jīng)過渡到了數(shù)字信息時代。信息化檔案的發(fā)展也是人們對信息使用特征的體現(xiàn)。檔案信息作為信息管理的重要內(nèi)容，伴隨多媒體與數(shù)據(jù)庫的廣泛應(yīng)用，數(shù)字信息化的檔案管理已經(jīng)成為時代變革要求。所以信息檔案的發(fā)展與管理是未來檔案發(fā)展的必然趨勢[1]。

2數(shù)字檔案在檔案信息化建設(shè)中的重要性

2.1數(shù)字檔案在存儲和傳輸方面的重要性

檔案的信息化管理有助于信息的保存，為工作人員提供借鑒參考信息工程發(fā)展關(guān)乎廣大民眾的生活。比如，工程項目的檔案管理對工程建造和維修、改造等具有重要的參考意義。然而以往通常采用紙筆、依靠人工來記錄、儲存相關(guān)的情況，隨著時間的流逝，這些紙質(zhì)檔案越積越多，不可避免的出現(xiàn)一些年限較久的檔案丟失或者破損的情況，這就會導(dǎo)致在工程維修、維護時查不到具體檔案信息，阻礙工作人員開展工作。而依靠信息化技術(shù)進行的工程檔案管理工作永遠不會出現(xiàn)這類情況，大數(shù)據(jù)的儲存庫內(nèi)存很大，不用擔(dān)心信息會儲存滿，而且依靠數(shù)據(jù)編碼儲存的信息不會丟失，會永久的保存著，便于相關(guān)人員查閱、借鑒。在日常的工作生活中，總會出現(xiàn)信息傳遞的過程中文件丟失或者損壞的現(xiàn)象，使檔案工作的開展產(chǎn)生一定的漏洞或問題，而數(shù)字檔案則能夠使文件在傳輸?shù)倪^程中更加安全，并且傳遞速度更加快速。

2.2數(shù)字檔案在共享方面重要性

數(shù)字檔案的信息化管理可以提高檔案的共享性，提升檔案利用率。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案阻礙了各地區(qū)檔案信息的共享，也不利于政府、相關(guān)企業(yè)以及廣大群眾了解當(dāng)?shù)氐陌l(fā)展情況、使用情況，導(dǎo)致檔案管理的價值嚴(yán)重縮水，沒有起到促進信息共享，提升各項工作開展建設(shè)的目的。檔案信息化管理可以實現(xiàn)各地區(qū)之間的工作開展的信息交流，相互了解，也可以讓有關(guān)部門及民眾了解一些共享的檔案信息。另外，檔案的信息化管理還有利于檔案管理的系統(tǒng)化建設(shè)，將信息按一定的標(biāo)準(zhǔn)有序儲存，便于及時預(yù)估問題，提前規(guī)避重大事故的發(fā)生。此外，應(yīng)用計算機軟件的信息化管理技術(shù)，則是將每個單獨的信息檔案目錄和內(nèi)容進行分類匯總，使之成為一個體系，這樣會大大提升檔案管理的效率和質(zhì)量。利用網(wǎng)絡(luò)平臺，能夠使數(shù)字檔案的管理更加完善，運用相應(yīng)的網(wǎng)絡(luò)信息工具，能夠?qū)崿F(xiàn)檔案的智能化和數(shù)字化管理，并且通過檔案的相應(yīng)管理平臺，能夠加強數(shù)據(jù)的共享能力，提高檔案的利用效率和價值 [2]。

2.3數(shù)字檔案在分析和使用方面重要性

數(shù)字檔案的信息化管理有助于工程、企業(yè)的發(fā)展檔案管理的信息化、智能化水平反映了一個企業(yè)的技術(shù)水平和發(fā)展的理念，反映了該企業(yè)具備先進的發(fā)展觀念，能夠與時俱進。工程項目檔案的信息化管理巧妙地將工程發(fā)展過程中的有價值的文字介紹、數(shù)據(jù)記錄、圖片、音頻視頻等全部記錄、儲存下來，作為企業(yè)日后工程建設(shè)的重要原材料。這些信息化檔案對企業(yè)日后的發(fā)展具有顯著的促進作用，而且大數(shù)據(jù)會對儲存的項目檔案信息進行詳盡的分析、歸納，形成反饋結(jié)果、提出整改建議，這有利于企業(yè)在下一次工作開展過程中規(guī)避錯誤，做到盡善盡美。

3強化數(shù)字檔案在檔案信息化建設(shè)的措施

3.1完善檔案管理系統(tǒng)

建立完備的檔案管理系統(tǒng)，將各類檔案有序儲存檔案資料種類繁多，需要按照一定的標(biāo)準(zhǔn)分類，有序的儲存，以便更好的進行檔案資源的共享和交流。因此需要建立完備的檔案管理系統(tǒng)和平臺，該系統(tǒng)上一般設(shè)置有不同的檔案分類比如人事、技術(shù)、文書;再比如視頻、圖片、文字、數(shù)據(jù)。每一種分類下再設(shè)計具體的轉(zhuǎn)換流程和儲存流程，讓檔案管理人員能夠按照一定的程序和標(biāo)準(zhǔn)將檔案信息錄入、有序儲存。進而建立完備的、系統(tǒng)的檔案管理數(shù)據(jù)庫。

3.2落實檔案網(wǎng)絡(luò)信息安全保障

在檔案的信息化過程當(dāng)中，隨著電子技術(shù)的參與，越來越多的工作可以在網(wǎng)絡(luò)中進行，因此注重檔案在網(wǎng)絡(luò)中的安全性是十分必要的。企業(yè)應(yīng)該加強安全措施，檔案管理人員也應(yīng)該提高警惕，采取防范措施包括數(shù)據(jù)備份、身份認(rèn)證等，避免和減少黑客對信息系統(tǒng)的危害。落實檔案網(wǎng)絡(luò)信息安全保障可以防止病毒和黑客的惡性攻擊，提高了檔案信息化建設(shè)的質(zhì)量和效率。為了保證硬件設(shè)備的安全，要定期檢查檔案信息化中用到的硬件設(shè)備，檢查服務(wù)器和網(wǎng)絡(luò)的運行狀態(tài)。完善數(shù)據(jù)備份，避免由于外界條件的變化而造成的數(shù)據(jù)的損失或者丟失。重視網(wǎng)絡(luò)安全，在網(wǎng)絡(luò)平臺上可以設(shè)置在線報警系統(tǒng)，不僅能夠?qū)⒕W(wǎng)絡(luò)的安全問題得以有效的解決，同時對于檔案相應(yīng)的保密安全工作能夠有效的開展，通過身份認(rèn)證以及相應(yīng)工作權(quán)限的設(shè)置，能夠有效的對用戶的各種操作進行控制，從而使檔案信息更加安全[3]。

3.3強化工作人員的專業(yè)素養(yǎng)

我國目前處于信息化高速發(fā)展的時代，智能電子科技系統(tǒng)在不斷升級。這也給檔案管理帶來了升級發(fā)展的機遇，而檔案管理正面臨著巨大變革的考驗。所以檔案管理人員應(yīng)該從多方面去了解如今電子科學(xué)發(fā)展的各種手段與因素，以及其外在的發(fā)展因素。充分學(xué)習(xí)并掌握更先進的管理技術(shù)，開發(fā)新的檔案管理系統(tǒng)技術(shù)。科學(xué)化檔案管理的重要考核就是不斷的進行發(fā)展與功能的創(chuàng)造。提升檔案管理科學(xué)化的重要因素是人才的培養(yǎng)，只有檔案管理人才的整體素養(yǎng)提高，才能帶動檔案管理更快的發(fā)展。尤其是在一些企業(yè)內(nèi)的相關(guān)管理人員或者后勤保障人員都要認(rèn)真意識到檔案管理的重要性。結(jié)合現(xiàn)階段最先進的檔案管理手段或系統(tǒng)應(yīng)用，不斷持續(xù)的提高自身的技能，將科學(xué)管理有效提高，不斷融入到實際的工作之中。

4 結(jié)束語

通過檔案信息化能夠借助計算機自身的龐大數(shù)據(jù)存儲量來開展工作內(nèi)容的創(chuàng)新，提升信息檢索的速度，并積極創(chuàng)新計算機檔案檢索和存儲的模式，保障檔案資料的實時共享能力，同時確保檔案信息的安全性。在檔案信息化建設(shè)過程中，要注重網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的監(jiān)管，同時也要加強工作人員的工作能力和專業(yè)素養(yǎng)，避免在數(shù)字化檔案管理工作科學(xué)化發(fā)展與信息化建設(shè)的過程中，由于計算機遭受外來病毒的威脅而導(dǎo)致數(shù)據(jù)失真、數(shù)據(jù)丟失等現(xiàn)象。

參考文獻：

[1] 杜娟. 淺析數(shù)字檔案在檔案信息化建設(shè)中的重要性[J]. 治黃科技信息， 000（4）：P.26-28.

[2] 李珍亭. 淺析數(shù)字檔案館在學(xué)校檔案信息化建設(shè)中的應(yīng)用[J]. 現(xiàn)代企業(yè)教育（20）：213-214.

[3] 鄭小成. The Importance of Digital Archives in the Construction of Archives Information%數(shù)字檔案在檔案信息化建設(shè)中的重要性[J]. 黑龍江科學(xué)， 000（9）：128-129.