計量標準檔案信息化管理在企業中研究與應用

徐愛清

摘 要：信息化管理是以信息化帶動工業化，實現企業管理現代化的過程，它是將現代信息技術與先進的管理理念相融合，轉變企業生產方式、經營方式、業務流程、傳統管理方式和組織方式，重新整合企業內外部資源，提高企業效率和效益、增強企業競爭力的過程。計量標準檔案是檢定室質量管理體系的重要組成部分，也是保證檢定結果準確性、公正性的可靠依據。本文結合本公司計量標準檔案信息化管理工作的實踐，闡述計量標準檔案信息化管理中的幾點認識。

關鍵詞：計量標準檔案;信息化管理

1 計量標準檔案管理現狀

1.1電腦陳舊，數量少，無網絡

公司計量檢定室配備的是十幾年的臺式電腦，運行速度慢，只有一臺電腦且無網絡連接，這種情況給檢定人員檔案信息化管理造成諸多不便

1.2無專職管理員

計量標準檔案管理工作是由計量檢定人員兼職，沒有進行專業知識培訓，業務不夠熟練，檢定人員工作量比較大，任務重，無法保證有效的檔案管理工作。

1.3人員流動性大，且缺乏建檔意識

實驗室工作人員普遍重視日常的檢校任務，通常認為只要按期將儀器設備檢校、檢測完畢，正確出具證書、報告就可以了，而不注重資料的收集、整理和歸類存檔，另外由于檢定人員的工資待遇不高，人員流動性大，新舊人員交接不清，導致計量標準檔案資料的缺失、不完善，更新不及時。

2 計量標準檔案信息化管理的優勢

2.1是做好檢定、校準工作的重要保障

如何實現對計量標準檔案的有效管理是確保檢定、校準工作的正確性和可靠性的關鍵。通過信息化手段將計量標準檔案中涉及的各項內容錄入計量標準管理系統，在系統中設置預警機制，實行統籌管理，實現計量標準器具按期送檢提醒、計量標準證書到期復查提醒、檢校依據更新或換版提醒等。計量標準管理員根據系統提醒，進行跟蹤、收集、更新各類信息，及時歸檔。這些歸檔資料真實地反映了計量標準所涉及的設備、人員、技術文件、數據資料等在管理和使用中的詳細記錄，檢校人員在日常工作中有疑問時，通過登錄系統查詢相關資料，及時發現問題或調整工作方法，可有效避免錯誤、過失的發生，確保了實驗室出具的證書或報告數據結果的準確、公正、可靠。

2.2有利于提高日常工作管理效率

根據JJF1033-2016計量標準考核規范要求，每一項計量標準文件集中均應當包含18個方面的內容。在實際工作中，這18類文件的存儲方式采用紙質檔案與電子存檔相結合，編制清晰的文件集目錄，注明各種文件保存的地點和方式。在日常工作中查閱、使用、修改等極其不方便，嚴重影響了檢定、校準工作效率、工作質量。通過信息化手段，計量標準負責人、管理員利用掃描、拍照等方式將各類需要保存的檔案資料進行數字化處理后，上傳至計量標準檔案管理系統。檢校人員查找資料、發現問題、上報復查申請、更新信息時更為方便、快捷、高效。

3 計量標準檔案信息化的應用

3.1加強檢定員培訓，實行一個標準一人負責制

公司所有檔案管理人員都要定期參加培訓，借助這個平臺，安排檢定人員參加檔案管理培訓，提升自身素質，學會科學管理計量標準檔案;同時為避免互相推諉扯皮，每項標準實行包機管理，包括該標準的檔案管理負責制，有助于為實驗室開展檢定工作提供可靠資料依據。

3.2建立完整的計量標準檔案

每項計量標準包括18個文件，歸類為三種檔案：一是證書類，主要包括計量標準考核證書、社會公用計量標準證書、計量標準器及主要配套設備的檢定或校準證書、檢定或校準人員資格證明。二是表格類，主要包括申請書、技術報告、更換申報表、封存（或撤銷）申請表、重復性試驗記錄、穩定性考核記錄、履歷書、國家計量檢定系統表、開展檢定或校準工作的原始記錄。三是其他質量體系文件，主要包括計量檢定規程或技術規范、計量標準操作程序、計量標準器或主要設備使用說明、實驗室的相關管理制度、可以證明計量標準具有相應測量能力的其他技術文件。每項計量標準按文件夾的形式按紙質版和電子版進行保存。

實踐證明，計量標準檔案管理信息化提高了計量管理水平，提高了工作效率，減少了檢定人員不必要的工作量。

參考文獻：

[1]JJF1033-2016計量標準考核規范.