試論化工企業(yè)項目檔案管理的現(xiàn)狀及對策

王雪

摘 要：對于化工企業(yè)來說，項目檔案管理工作至關重要，這對企業(yè)日后查閱文件、設備檢修養(yǎng)護、項目組織管理有著直接性影響。本文以檔案管理工作作為研究對象，將化工企業(yè)作為研究案例，分析企業(yè)當前項目檔案管理現(xiàn)狀，結合實際情況分析具體問題，通過建立檔案管理體系、加強檔案信息化管理、確立檔案管理系統(tǒng)等措施實現(xiàn)企業(yè)項目檔案的現(xiàn)代化管理。

關鍵詞：化工企業(yè);項目管理;檔案信息化管理

引 言

化工企業(yè)實施檔案管理旨在及時提供化工檔案信息，無論是項目前期預備案和財務預算的建設，還是項目中資金運作或方案管理工作，所有信息資源和文件資料都要被統(tǒng)一管理。高效的檔案管理能夠幫助項目負責人在分散的檔案文件中找到自己需要的內容，從而提升企業(yè)檔案管理水平，滿足化工企業(yè)對信息化生產與建設的需求。

1.化工企業(yè)項目檔案管理現(xiàn)狀

了解化工企業(yè)的項目檔案管理工作，總結出以下幾點問題：（1）相關制度沒有對各項目做出具有針對性的指導，企業(yè)管理者缺乏對檔案管理工作的重要認識。雖然政府有關部門已經頒布了關于檔案管理的法律法規(guī)，推動化工企業(yè)對檔案的規(guī)范化管理，但由于外在市場環(huán)境和內在企業(yè)自身因素的影響，具體的政策內容沒有為企業(yè)提供有效的工作指導，企業(yè)檔案管理工作還不夠規(guī)范。（2）化工企業(yè)在檔案信息化建設方面的力度不足。隨著化工工程的推進，企業(yè)建設規(guī)模不斷擴大，對產品和項目的質量要求不斷提高。作為項目管理的一部分，檔案管理屬于一項服務性工作，雖然企業(yè)建立了檔案管理系統(tǒng)，但依然沒有擺脫傳統(tǒng)的管理方式，過于依賴人工操作，未實現(xiàn)真正意義上的自動化、信息化管理。（3）檔案管理體系還不夠完善。雖然企業(yè)項目檔案管理已出具規(guī)模，但部分細節(jié)內容還有待完善，整個管理體系的最高一層為《檔案法》，其中包含檔案管理的基本原則和工作方向;隨后一層是政府行政法規(guī)，其中包含管理方法與相關程序;第三層為規(guī)章制度，即管理辦法;最后一程是企業(yè)的具體管理制度和工作方法。目前多數(shù)化工企業(yè)沒有意識到這四方面工作的緊密關聯(lián)，在檔案管理工作中仍然存在一定的紕漏[1]。

2.化工企業(yè)項目檔案管理對策

2.1完善企業(yè)項目檔案管理體系，及時更新管理設施

完善化工企業(yè)項目檔案管理制度，優(yōu)化管理體系，具體建議如下：（1）強化信息采集和草案的制定。企業(yè)行政部門負責對檔案管理工作的流程進行審核，基于企業(yè)實際情況，基于已有的制度擬定項目檔案管理草案。（2）廣納意見，調整草案內容。收集來自企業(yè)各部門人員的意見，鼓勵員工提出建議，及時修改草案。（3）加強對檔案管理方案的審核，將其交給上級部門審批。（4）監(jiān)督方案的順利執(zhí)行。一方面，試行檔案管理方案，將有著代表性的項目作為案例，監(jiān)督整個實施全過程，反饋其中存在的不足，完善相關內容;另一方面，正式執(zhí)行檔案，經過試行后按照計劃推廣檔案管理制度，向上級管理機構及時傳達并做好備案[2]。

在文件管理工作中，只有保證硬件設施完好無損才能推進項目檔案管理的高效運行。企業(yè)需轉變檔案管理理念，及時購進現(xiàn)代化管理設備，加大對檔案管理人員的培訓，使其熟練應用各項設施，提高設備使用率，防止設備因人為操作損壞而造成不必要的浪費。建立文件管理系統(tǒng)，實現(xiàn)項目檔案自動化管理，系統(tǒng)應包含文件自動錄入與一鍵修改功能，方便管理人員對采集到的檔案信息及時歸檔，提高信息分類的準確度。

2.2加強項目檔案信息化建設，改進檔案管理系統(tǒng)

建立電子檔案管理系統(tǒng)，將所有紙質檔案轉為電子檔案，憑借著系統(tǒng)的技術優(yōu)勢實現(xiàn)對電子文件的分類管理，及時將采集到的信息歸檔，優(yōu)化電子檔案系統(tǒng)。要求檔案管理人員學會靈活應用相關軟件，及時維護硬件設施，在日常工作中熟練使用檔案管理系統(tǒng)進行檔案的整理和分類、歸類文檔時間和日期、明確檔案保管的期限，對特殊載體的檔案進行妥善管理。創(chuàng)建檔案管理云平臺，化工企業(yè)檔案管理人員應充分利用“云協(xié)同”系統(tǒng)管理平臺，建立知識中心，為企業(yè)提供個性化指導服務，在各個部門內支持信息共享，項目參建人員通過登錄云平臺查詢與項目有關的信息內容，明確檔案管理流程，依靠信息技術及時向參建單位發(fā)送項目信息表單，推動項目的順利開展。檔案管理人員應做好相關記錄工作，推動化工企業(yè)項目檔案管理工作朝著信息化的方向深入發(fā)展。

2.3提高項目檔案管理意識，實現(xiàn)文件規(guī)范化管理

化工企業(yè)領導者和檔案管理者應加強對化工項目檔案管理工作的重視程度，深入研究國家頒布的相關制度，熟悉《檔案法》的有關內容，結合企業(yè)項目的實際開展情況嚴格進行檔案管理，保障工作質量。適當加入資金投入，購置檔案管理設備，以充足的資金做好檔案管理系統(tǒng)的優(yōu)化升級和維護檢修，重視對技術性文件的收集和存檔，保障文件完整性，項目負責人在合同蓋章后及時歸檔，檔案管理者建立臺賬，實時跟蹤項目進度情況，按時提醒負責人將資料歸檔。

為了保證化工企業(yè)項目文件的真實性與準確性，相關部門應做好文件的審查工作，明確文件審核流程和內容審查范圍，在熟悉項目文件歸檔要求的基礎上，做好檔案類別劃分。對于部分需要特殊管理的文件，還應將相關副本保存在項目檔案中，表明源文件的位置，區(qū)分文檔內容、年份，整合同種類型的項目檔案，集中處理有關信息，將文件號設置為文件標題，以便及時查找文件大致內容。為了實現(xiàn)對文件的規(guī)范化管理，還應做到以下幾點：（1）規(guī)范材料采集與存檔工作，確立檔案管理體系，以標準化為檔案管理要求，按照文件的類型確定檔案收集方式，防止出現(xiàn)任何重復與丟失的情況。（2）規(guī)范檔案管理工作，根據項目規(guī)劃與安排情況，對文件集中管理，實現(xiàn)對檔案內容的保密管理，推動檔案信息化操作，滿足化工企業(yè)未來的信息化發(fā)展，應用系統(tǒng)軟件為化工企業(yè)提供檔案信息咨詢服務。

總 結

總而言之，檔案管理工作是化工企業(yè)項目建設的重要內容，在企業(yè)項目規(guī)劃和施工中意義重大。項目檔案管理屬于一項漫長且復雜的任務，需要在各個部門內滲透，管理者應結合理論與實踐內容，依據項目檔案管理體系，提高項目檔案管理意識，實現(xiàn)文件規(guī)范化管理，企業(yè)在不斷加強項目檔案信息化建設的同時，改進檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)項目檔案管理工作水平的提升。

參考文獻

[1] 郭建華.讓企業(yè)云協(xié)同為建設項目檔案監(jiān)督管理服務[J].蘭臺內外，2019（27）：12-13+16.

[2] 饒冬梅.企業(yè)項目檔案管理常見問題及對策[J].商訊，2019（10）：42-43.