探討檔案管理信息化下檔案管理員應具備的素質

李怡菲

摘要：由于信息技術的有效發展，檔案管理信息化成為了未來趨勢，也對檔案管理員的素質形成更高的要求，進而使信息化有效的運用到檔案管理工作中。本文針對檔案信息化在檔案管理工作中存在的問題以及檔案管理員應具備的素質進行簡要闡述，以供參考。

關鍵詞：信息技術;檔案管理信息化;檔案管理員素質

引言：

檔案管理工作中將信息技術加以有效運用，實現檔案管理信息化，能夠有效地提升檔案管理的工作效率。檔案管理員應當積極提升自身全面素質，提高個人綜合能力，將信息技術更好的加以運用，改變傳統檔案管理工作的弊端，促進更好的適應當前市場經濟環境，推動檔案管理行業的快速發展。

一、檔案管理信息化在檔案管理工作中存在的問題

（一）應用程度不足

當下是信息技術廣泛應用的時代，信息化已經融入到了各行各業中，為市場經濟的發展帶來極大的推動力，然而有些檔案館在信息化的運用程度上還并不充分，只是將信息化設備用來完成日常的工作，至于大量的檔案內容整理與分類等工作仍然采用的是傳統的手工方式，工作效率依舊沒有得到有效的提升，缺少信息化設備的有效協助，大量的檔案信息也就無法得不到有效的運用。

（二）人員能力較低

許多檔案館內早已經實現了檔案管理信息化，只是工作人員的思想認知程度沒有太多變化，業務能力不強，需要進行大量的檔案信息調用工作時，無法對需求的內容進行有效辨別，不能做到檔案信息的精準查找和調用，導致工作效率較低，即便是運用信息化設備完成工作，工作效率的提升也并不明顯。

（三）缺乏技術能力

檔案管理信息化的實現能夠讓從事檔案管理工作的人員利用信息化設備迅速完成工作，但需要具備熟練運用的能力。有些檔案管理員在工作中只會利用計算機的日常使用，并不會使用專業的軟件和設備，導致檔案管理工作的效率依舊沒有得到提升，而且當遇到技術方面的問題時不能及時解決，面對來自外界的惡意攻擊時，缺少良好的防范意識，導致信息化在檔案管理工作中的運用常常遇到問題，檔案管理員也無法正常開展工作[1]。

二、檔案管理信息化下檔案管理員應具備的素質

（一）良好的職業素養

檔案管理工作對職業能力的要求較高，只有擁有良好的職業能力才能夠有效的開展相關工作，而且對工作效率也有著很高的要求，因此，在當下這個科技高速發展的時代，實現檔案管理信息化的同時，檔案管理員也應當及時的轉變思想，摒棄傳統檔案管理工作的思維，讓信息化在檔案管理工作中的運用成為提高自身職業能力的機會，積極的展開針對信息化知識的學習，形成熟練運用信息化設備的能力，從而更快的適應檔案管理信息化的工作方式。

檔案管理員對大量的檔案信息進行管理，也掌握了許多較為嚴密的內容，這些都是重要的信息，不能夠隨便的泄露出去。所以檔案管理員應當明確工作的保密性特點，不斷的在工作中進行自我提醒和約束，努力做好檔案信息的保密和管理工作。也可以針對檔案管理人員不定期開展職業道德方面的教育，組織所有工作人員進行相關法律法規的學習，幫助檔案管理員正視工作特性和職業道德，不會做出任何泄露檔案信息的行為，為檔案信息的安全性提供有效保障。

（二）熟練的工作能力

檔案管理工作不僅要做到對檔案信息的有效分類、整理，也應當具備精準的進行查找的能力。檔案管理信息化的實現能夠更好的幫助檔案管理員實現關鍵信息的查找，但前提是檔案管理員要具備掌握大量的運用信息化設備的知識，擁有熟練的操作技巧，了解信息化運用時開展工作的關鍵方法。例如檔案管理員要對某些檔案信息進行查找時，通過確定查找內容的關鍵詞并輸入到檔案信息管理軟件中，軟件系統會根據關鍵詞迅速查找到相關檔案的具體內容，方便檔案管理人員的及時調取。檔案信息的整理和歸類也是十分關鍵的，管理員應當具備利用信息化來實現工作的能力。例如有檔案信息需要整理分類時，檔案管理員能夠將檔案信息進行有效分類，將新增加的檔案信息以最全面、準確的內容歸類到計算機軟件中，并進行相關信息的檢索，做到對檔案信息的有效整理和分類，減少不必要的資源產生，為節省各類資源做出貢獻。

（三）較強的專業技術

隨著科技水平的發展，信息化的運用越來越廣泛，同時也面臨著很多的問題，來自外界的惡意網絡攻擊行為是最常見的。實際上檔案館的檔案信息也可以利用網絡的方式進行調取，這就給檔案館的檔案信息帶來了非常大的安全隱患。因此檔案館可以通過對所有工作人員開展網絡安全教育和相關技術的培訓，幫助檔案管理人員能夠在日常檔案管理工作中養成良好的網絡安全意識，避免了在工作中個人的不當操作導致檔案信息被盜用。例如規定工作人員在工作期間內，不許利用裝有專門的檔案信息管理系統的計算機瀏覽與工作無關的內容，也不允許隨意連接個人設備，從最基礎的方面提升了員工的安全意識[2]。另一方面，檔案管理員還應當具備能夠應對突發情況的能力，需要通過對檔案管理人員開展信息安全方面的技能培訓，加大信息安全方面的投入，幫助檔案管理人員能夠熟練掌握許多關于信息安全方面的專業技術以及相應的防范手段，有效地了解來自各類手段的惡意攻擊的同時，也具備對這些惡意攻擊進行有效防護的能力，及時的將問題解決。避免因為檔案管理員不懂得專業技術，無法及時對來自外界的攻擊進行抵抗并予以控制，導致許多檔案信息被泄露出去，帶來很多意想不到的問題。例如管理員懂得將計算機上安裝防護專用的殺毒軟件，專業的檔案信息管理系統與外界網絡相連接時，特定的網絡端口能夠及時關閉，避免更多的網絡攻擊對檔案管理系統造成破壞。也能夠懂得對軟件系統設置定時備份，保證在遭遇突發攻擊時，大量的檔案信息數據能夠完全恢復。

結論：

檔案管理工作中運用信息技術，實現檔案管理信息化是必然趨勢，檔案管理員應當積極的面對檔案管理信息化帶來的沖擊，努力提升自身的工作能力和職業素養，熟練的利用信息化的方式來完成檔案管理工作，從根本上提升檔案管理的工作效率，推動行業能夠緊隨市場經濟的步伐前進。

參考文獻：

[1]劉洋.探討檔案管理信息化下檔案管理員應具備的素質[J].才智，2019 （32）：205.

[2]李曉敏.淺談檔案管理信息化背景下檔案管理員應具備的素質[J].辦公室業務，2017 （01）：37.