高校檔案信息安全管理機制的構建策略

李瑩

摘 要：高校檔案是高校進行科研和教學等工作的有效資源，是獲得必要數據和知識的基本途徑之一。因此，維護高校檔案信息安全管理系統尤為重要。隨著社會的發展，高校的檔案內容更加豐富，尤其是檔案利用率有了明顯提高，傳統的檔案查閱方式工作效率較低，信息技術的發展使得高校檔案信息安全管理系統變得更加便捷，但是檔案信息安全管理系統卻面臨著一定的挑戰。檔案信息安全管理系統是數字化檔案館的核心，只有保障檔案的重要性及安全性，才能夠保障高校檔案資源順暢流通。

關鍵詞：高校;檔案;信息安全

高校檔案是高校的歷史記錄，對學校的發展、教學科研活動具有十分重要的參考和憑證作用。作為重要的教學資源，高校的檔案管理經歷了由傳統的手工管理到數字化的管理上的轉變。在這個轉變過程中通信、網絡、計算機等技術起到了重要的作用。但是隨著高校檔案管理工作的進行，許多潛在的問題逐漸顯露出來，這些問題在影響高校檔案管理工作正常進行的同時也極大地威脅到了檔案信息的安全。

一、高校檔案信息安全管理系統的基本作用

（一）高校檔案信息安全管理系統是高校管理工作的重要依據。高校的黨政機關以及管理工作需要借助過去的工作以及資料進行真實的參考，而高校的檔案是記錄過去管理工作的重要組成部分，為學校的發展以及辦學過程積累必要的經驗和教訓，從而能夠更好地為高校的長遠發展提供一定的數據支持。高校的檔案是經過長期積累而形成的，這對學校的發展以及學校的管理規劃都能夠提供一定的參考價值，也是為了更好地提高高校管理工作效率的重要憑證。

（二）高校檔案信息安全管理系統是促進學校科研和教學水平的重要基礎。科研和教學在高校的發展過程中發揮著重要作用。高校檔案信息安全管理系統作為一種新型的學校管理模式，主要是借助計算機和校園局域網絡將高校的教學、科研、人事管理、后勤管理等方面的檔案信息存儲于網絡服務器。而高校大部分的科研工作都需要自己來承擔和完成，從而能夠在促進高校教學水平的基礎上發展本校的能力，同時也為未來的發展以及豐富學校的活動提供重要的基礎。所以，從實踐活動方面來講，高校檔案信息安全管理系統能夠促進高校科研工作和教學工作的順利進行。

（三）高校檔案信息安全管理系統是編寫校史的重要參考材料。檔案是印證歷史的重要憑證，是通過數年的積累而形成的具有價值的參考數據，沒有一定的檔案信息，高校的史志就是無本之木。因此，高校的檔案是見證學校發展的重要依據，尤其是在編寫校史的過程中能夠發揮重要作用。

（四）高校檔案信息安全管理系統具有教育功能。高校是培養人的地方，尤其是能夠培養一批合格的人才和社會主義事業的建設者，因此，高校在培養人才和承擔社會責任方面起到一定的促進作用。高校檔案記錄了學校的各種實踐活動，記錄了學校發展的全過程。因此，高校檔案在文化功能方面承擔著多種信息資源，能夠實現學校的教育功能。從而使得檔案能夠發揮重要的育人功能。

二、高校檔案信息安全管理策略

（一）提高檔案人員保密意識

檔案管理人員的職業道德對檔案工作的開展會產生一定的影響，尤其是在正確處理保密與開放的關系上。這就需要對管理人員進行職業道德的培養和教育。首先，讓管理人員學習和理解檔案管理從業人員的職業道德原則和道德規范。讓他們知道在自己的本職工作中該做什么不該做什么，確實為維護檔案信息的安全負責。其次，增強他們的職業道德情感。讓管理人員能夠在日常的管理工作中意識到自己工作的重要性，進而對檔案管理工作產生熱愛之情。在熱愛本職工作的同時對工作高度負責，為維護信息安全作出自己的貢獻。最后，在管理工作中要求他們堅持原則不動搖，在檔案管理中做到一視同仁。無論是自己的熟人或者是上級領導來查閱檔案都要按照工作流程來進行，不能因為人情或者是權利而失去了工作的原則。

（二）加大數據庫建設的力度

高校的數字化檔案的管理離不開數據庫系統。在過去高校的數據庫系統的建立是根據高校自身的實際和條件來進行，建立起來的數據庫系統在標準、種類和功能上都與其他高校成熟的系統有著較大的差距。因此，在加大建立數據庫系統的同時還要考慮系統的標準功能等方面的內容。目前，高校的檔案管理部門中的數據庫系統采用的程序無非就是DataBase、FoxPro 、FoxBASE等。這些程序只是對一般的操作系統的延伸，并沒有起到實質性的改變。他們在單機狀態下能夠滿足各種管理上的需要。但是對于信息種類較多、數量較大的情況下這些程序就會顯現出不足之處。因此，在建設新的數據庫時，可以考慮采用在網絡環境下運行并且能夠支持多種操作系統、多種運行平臺的數據庫管理系統。同時這樣的管理系統在保留原有系統功能的基礎上還能夠與Web站點建立鏈接。在選擇建立數據庫類型的時候可以優先考慮SQLServer、Infoemix等。

（三）制定檔案管理安全性方案

1.把握安全性的基本特征

電子文件信息安全主要體現在完整性、可用性、保密性和可靠性四個方面。完整性是信息在存儲或傳輸過程中不被修改、不被破壞和不丟失的特性。可用性是指信息可被合法用戶訪問并按要求的特性使用，即當需要對能否存取所需信息。保密性即信息不泄密給非授權的個人和實體或供利用的特性。可靠性指保證信息系統能以被人們接受的質量水準持續地進行。

2.遵循電子文件信息系統安全的要求

遵循電子文件信息系統安全包括：只有合法的文件與檔案利用，才能接入并對系統的電子文件與檔案信息資源進行操作，合法利用者必須能夠接入他們被授權接入的電子文件與檔案信息資源并進行操作;如果一個對安全的侵害被檢測出來，有可控制的辦法來處理，從而使所造成的損失降到最小的程度;在一個對安全的破壞被檢測出來后，系統可以恢復到正常的安全等級;系統的結構應當提供一定的靈活性、以支持不同的安全管理策略。

（四）構建計算機網絡安全系統

保證計算機網絡安全是是信息時代加強檔案安全管理工作的重要措施。由于電子檔案的運行主要依靠計算機網絡系統，而當前計算機網絡系統中存在物理安全問題、黑客入侵、病毒侵害、缺乏備份系統等多種不安全因素，這就嚴重危害到檔案信息資料的安全性，因此，檔案館要全面保證計算機網絡安全，實現電子檔案運行環境的安全管理。一方面要積極構建檔案信息網絡安全的保密系統，使網絡系統能夠安全連接，網絡信息資料能夠安全輸送，從而保證檔案數據信息的安全性;另一方面要建立檔案信息資源的恢復備份系統，能為檔案信息提供可靠的系統、應用以及數據備份，可以在突發性事件發生時，對檔案信息及時進行系統恢復;另外，要在檔案館內安裝監控、報警等基礎設施，不斷加強檔案信息的安全技術防范管理。同時，要注意對檔案管理網站進行定期檢查、維修和更新工作，并且要對計算機系統的防病毒軟件進行適時更新和升級，不斷提高計算機網絡的安全，從而進一步提高運行環境的安全性。

總之，積極加強檔案安全管理工作，是信息社會發展的必要結果和客觀要求，能夠有效地提高檔案信息資料的安全性。信息時代下，檔案館在堅持科學健康發展的前提下，不斷提高自身素質建設，加強檔案的安全管理、完善檔案安全管理制度、構建計算機網絡安全系統，從而保證檔案管理信息的安全性，不斷提高檔案館的工作質量。

參考文獻

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