提高檔案管理工作科學(xué)化水平的路徑選擇

朱志濤　韓良杰

摘? 要：檔案承載著發(fā)展的歷史軌跡，是對(duì)發(fā)展過(guò)程的真實(shí)記錄，以其所載信息的原始性、真實(shí)性，技術(shù)成果的可重復(fù)性及可考查性等使其具有更高的利用價(jià)值。貫徹落實(shí)新時(shí)代對(duì)檔案管理工作的要求，更好地使檔案資源得到科學(xué)合理的管理和利用，提升檔案管理科學(xué)化水平是當(dāng)前工作的迫切需要。

關(guān)鍵詞：檔案管理;科學(xué)化;路徑選擇

正? 文：

新版《中華人民共和國(guó)檔案法》將于2021年1月1日起實(shí)施，這對(duì)加強(qiáng)檔案管理，規(guī)范檔案收集、整理工作，以及有效保護(hù)和利用檔案有著非常重要的規(guī)范作用。

一、檔案管理工作的重要意義

檔案管理工作主要有兩項(xiàng)重要的作用：

其一，作為考察依據(jù)的作用。檔案所具有的自身特點(diǎn)及自然的形成方式，使檔案的記錄更具客觀性，成為更容易令人信服的證據(jù)，因此，檔案作為真實(shí)憑證而存在。例如：重要文件存檔、手稿、印信，會(huì)議紀(jì)錄、紀(jì)要，重要事件的圖片、音像和相關(guān)文字材料，以及重要工程的立項(xiàng)、審批、建筑、圖紙等資料。

其二，作為參考的作用。檔案屬于最可靠的參考材料，具有原始性，都是反映歷史最為客觀的材料，是最有利的實(shí)事憑據(jù)。因說(shuō)，每個(gè)單位都應(yīng)該依法依規(guī)做好檔案的科學(xué)收集、分類和整理歸檔工作。

二、新形勢(shì)下檔案管理工作存在的問(wèn)題

（一）檔案管理工作的思想認(rèn)識(shí)還有欠缺

做好檔案管理工作，首先要有領(lǐng)導(dǎo)思想上的高度重視。但從調(diào)研的情況來(lái)看，存在問(wèn)題有：一是沒(méi)有檔案管理機(jī)構(gòu)，只將檔案管理納入到辦公室管理，因此造成檔案管理工作失去了應(yīng)有的獨(dú)立性。二是沒(méi)有專業(yè)檔案管理人員，大多單位檔案管理人員都是兼職，缺少專業(yè)的檔案管理人員且流動(dòng)性較大。三是沒(méi)有專用檔案室，只是在辦公室增加了幾個(gè)柜子，既不安全，也不規(guī)范，影響檔案日常的收集、整理和歸檔。四是沒(méi)有檔案管理經(jīng)費(fèi)預(yù)算，認(rèn)為檔案工作可有可無(wú)，長(zhǎng)期在經(jīng)費(fèi)保障上得不到重視，很難滿足新形勢(shì)下檔案管理工作的需要。

（二）檔案管理工作的機(jī)制創(chuàng)新還有不足

從目前來(lái)看，很多單位的檔案管理制度不夠健全完善。主要表現(xiàn)為：一是沒(méi)有檔案管理工作的相關(guān)制度規(guī)范，僅僅是按照上級(jí)的要求進(jìn)行檔案信息的簡(jiǎn)單采集、整理和分類歸檔，沒(méi)有從規(guī)范性的角度進(jìn)行操作整理和全面加強(qiáng)管理。二是管理機(jī)制創(chuàng)新不夠，不能適應(yīng)新形勢(shì)下檔案管理工作的要求，一味的以傳統(tǒng)思想和傳統(tǒng)觀念來(lái)對(duì)待和管理檔案。三是制度未能落到實(shí)處。雖然建立了相關(guān)制度，但由于分工不明確，制度如同虛設(shè)，使管理工作混亂。

（三）檔案管理的信息化設(shè)備還較落后

一是基礎(chǔ)設(shè)施過(guò)于落后，許多單位都存在檔案管理設(shè)備較為陳舊和落后，檔案庫(kù)房構(gòu)建不完善的情況，做不到辦公、閱覽、庫(kù)房三分開(kāi)。二是配套設(shè)備缺乏，有的單位檔案室除了幾組檔案柜外就沒(méi)有配備其他設(shè)備，檔案安全和利用存在很大隱患。三是信息化建設(shè)投入不足。原有的檔案管理方式和更新速度不能適應(yīng)新形勢(shì)下檔案管理的信息化需求，從而導(dǎo)致檔案管理難以適應(yīng)現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)化的發(fā)展。

（四）檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)還有差距

表現(xiàn)在：一是專業(yè)知識(shí)欠缺。受編制的約束，多數(shù)檔案管理人員都是由兼職人員擔(dān)任，沒(méi)有受到過(guò)專業(yè)培訓(xùn)，工作能力較差。二是工作責(zé)任心欠缺。主要是對(duì)檔案管理工作職責(zé)，以及檔案的記錄、整理和分類都未進(jìn)行嚴(yán)格要求，導(dǎo)致部分工作人員在工作中不能認(rèn)真負(fù)責(zé)地按照統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行檔案管理。三是組織專業(yè)培訓(xùn)不足。沒(méi)有形成對(duì)檔案管理工作人員進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)的長(zhǎng)效機(jī)制，導(dǎo)致工作人員的綜合素質(zhì)不能適應(yīng)新形勢(shì)下檔案管理的需求。

三、提高檔案管理工作科學(xué)化水平的路徑選擇

（一）加強(qiáng)宣傳，提高對(duì)檔案管理工作重要性的認(rèn)識(shí)

《檔案法》規(guī)定，堅(jiān)持中國(guó)共產(chǎn)黨對(duì)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，各級(jí)應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)檔案工作。一是要增強(qiáng)檔案工作意識(shí)，要積極學(xué)習(xí)《檔案法》和相關(guān)法律法規(guī)，充分認(rèn)識(shí)檔案管理工作的重要性。二是要按照國(guó)家規(guī)定設(shè)立相關(guān)檔案管理機(jī)構(gòu)，建立檔案工作責(zé)任制，分管領(lǐng)導(dǎo)要親自問(wèn)、親自抓，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題、解決問(wèn)題。三是要依法健全檔案管理制度，使檔案管理工作有據(jù)可行、有章可依，落實(shí)檔案管理獎(jiǎng)懲制度，從而確保檔案工作的高效運(yùn)行。

（二）加強(qiáng)培養(yǎng)，提高檔案管理人員的綜合素養(yǎng)

《檔案法》規(guī)定，檔案工作人員應(yīng)當(dāng)忠于職守，遵紀(jì)守法，具備相應(yīng)的專業(yè)知識(shí)與技能。一是配備專業(yè)的檔案管理人員，專業(yè)的人干專業(yè)的事。二是加強(qiáng)培訓(xùn)，使檔案管理人員對(duì)整理規(guī)范、具體操作和檔案法律法規(guī)有深刻的理解和掌握，努力提升綜合業(yè)務(wù)能力和專業(yè)水平。三是加強(qiáng)檔案管理人員管理思維的轉(zhuǎn)化，提高信息化的認(rèn)識(shí)和接受能力，掌握檔案管理業(yè)務(wù)流程、手段和方法，不斷提高信息化檔案管理人員的綜合素養(yǎng)。

（三）加大投入，更新設(shè)備實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化

《檔案法》規(guī)定，應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)，并采取措施保障檔案信息安全。一是要加大對(duì)檔案管理經(jīng)費(fèi)的投入，只有經(jīng)費(fèi)充足才能保證基礎(chǔ)設(shè)施的合理建設(shè)。單位需要結(jié)合檔案管理的實(shí)際需要和實(shí)際情況，將不符合檔案管理需求的設(shè)備進(jìn)行及時(shí)更換，為信息化檔案管理奠定良好硬件基礎(chǔ)。二是要推動(dòng)檔案管理的信息化，將信息化與檔案管理有效結(jié)合在一起，采用先進(jìn)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化，可以提高檔案應(yīng)用于管理的效率，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案的資源共享和有效管理。三是按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定配置適宜檔案保存的庫(kù)房和必要的設(shè)施、設(shè)備，確保檔案的安全。

（四）統(tǒng)一規(guī)范，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作科學(xué)化

《檔案法》規(guī)定，應(yīng)當(dāng)建立健全檔案安全工作機(jī)制，加強(qiáng)檔案安全風(fēng)險(xiǎn)管理，提高檔案安全應(yīng)急處置能力。為此，針對(duì)檔案管理要制定具備良好操作性、實(shí)用性與可行性的規(guī)章制度，不僅要對(duì)檔案管理工作進(jìn)行規(guī)范，還要通過(guò)機(jī)制對(duì)工作人員進(jìn)行約束，并確保制度體系的嚴(yán)肅性和公正性，從而實(shí)現(xiàn)管理工作的高效性、靈活性和科學(xué)性。

新形勢(shì)下為提高信息化檔案管理的有效性，需要?jiǎng)?chuàng)新管理模式，改變領(lǐng)導(dǎo)者的思維，培訓(xùn)專業(yè)的檔案管理人才，對(duì)管理制度和流程進(jìn)行完善，并及時(shí)更新設(shè)施設(shè)備，推動(dòng)檔案管理與信息化技術(shù)的有效結(jié)合，實(shí)現(xiàn)檔案管理的科學(xué)化水平。

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