論檔案的信息化管理

李曉婷

摘 要：新時代的信息化發展是一項全球性的技術變革。計算機網絡技術的快速發展是信息化發展的一個重要標志，如今信息技術已經應用到社會的經濟、政治、文化、社會、生態建設等社會的方方面面，已經成為社會發展的重要因素。

關鍵詞：檔案;檔案信息化;技術

1 正確理解檔案信息化的定義及內涵

檔案信息化是在國家檔案建設管理部門的統一規劃和組織下，在檔案管理的活動中全面應用現代信息技術，對檔案信息資源進行數字化管理和提供利用。檔案管理模式從以檔案實體保管和利用為重點，轉向檔案信息的數字化存儲和提供服務為重心，從而使檔案工作進一步走向規范化、數字化、網絡化、社會化。具體來說檔案信息化的內涵包括：第一，將檔案信息資源數字化和網絡化;第二，要實現文檔一體化，即：信息接收、傳遞、存儲和提供利用的文檔一體化;第三，要實現檔案信息的數字網絡共享;第四，要改變傳統紙質檔案管理模式。

2 實現檔案信息化管理的重要性

傳統紙質檔案管理存在著保管方面的很多劣勢：通常我們所說的檔案安全管理“九防”要求，無法做到位，檔案在長期存放中由于存儲環境因素，可能造成文檔紙張受潮、蟲蝕以及火災等災害，每年大量投入文檔的保管經費已在所難免、且因無備份而又為每年不得不有的文檔損失擔優。由于檔案需反復查閱，不可避免的存在原件受損或遺失，給文檔的保管與利用帶來管理上的難題。信息化條件下，用低檔平板掃描儀錄入的形成的檔案信息，工作量大，且大量電子化文檔需要系統軟件規范解決管理、查閱、利用等問題。信息化已經成為當今世界經濟和社會發展的大趨勢。如今信息技術已經應用到社會的經濟、政治、文化、社會、生態建設等社會的方方面面，已經成為社會發展的重要因素。檔案作為大數據資源，急需科學開發和利用檔案信息化加以管理，提升信息化管理利用水平。

3 實現檔案信息化有效途徑

當今社會，檔案實現信息化管理已經成為現代檔案事業發展過程中不可逆轉的趨勢。信息技術的發展及大數據的廣泛應用，使原本形式單一的檔案管理工作更加多樣化，管理者不僅僅需要革新自己的管理理念，同時還需要掌握更多的新型管理技術，以適應檔案信息化發展的要求。

3.1要緊跟發展，創新檔案管理理念。首先，要建立全面完善的檔案信息化管理制度。面對檔案信息化的新要求，管理者應從實際的檔案管理工作需求出發，制訂新型的檔案管理制度。制訂新的管理制度時，一是從具體的制度內容來看，應設有科學的獎懲制度，以促進檔案管理制度的順利實施;二是檔案管理制度既要與檔案類型相匹配，又要滿足管理單位的應用需要;三是在豐富制度內容時，還要保持制度的實用性和可操作性。其次，要有服務意識。一是要形成主動的服務意識，改變過去的被動服務意識，消除長期形成的懈怠心理，為用戶提供優質的信息服務，滿足新時期檔案工作的需要;二是管理者要始終保持學習意識，不斷地更新管理理念，掌握更多的管理技術，緊跟檔案信息化發展的步伐。最后，要確保檔案的安全管理。隨著檔案管理信息化程度的提高，隨之而來的就是增強信息化建設的安全性，但是，安全性建設工作并不是一蹴而就的，是一個循序漸進的過程。建設初期一定要加強紙質檔案的保存與管理工作，可以采用雙軌制度，以防止檔案的遺失，確保檔案信息的完整性與安全性。同時，要加強網絡系統安全管理，嚴密黑客和系統病毒的攻擊，還要嚴格查閱權限管理，實行雙人查閱或設置安全性高的密碼防信息失竊。

3.2要著眼未來，提升檔案管理技術水平

首先是要運用虛擬技術。比如傳統的檔案展覽是以實物或普通的網頁形式再現檔案的，給人展示的是一種平面效果圖;而利用3D虛擬技術來開發實體檔案，對檔案展品來說不僅是一種立體的展示，而且在展品的結構和空間信息的表現方面都具有更為明顯的優勢。參觀者可以通過網頁在線瀏覽三維展覽圖，通過點擊鼠標旋轉、平移模型，從任意角度觀察，展品都具有完美的三維真實感表現，再配上動畫、樂曲、解說詞等虛擬現實手法，用戶足不出戶就能全面直觀的參觀學習，吸引越來越多的人利用檔案、喜歡檔案。這不僅能挖掘檔案館（室）的文化休閑功能，還能在無形中強化人們的檔案意識，充分發揮檔案的價值。但當前在檔案管理理念落后，技術缺乏的情況下，還需要進一步掌握些全新的管理技術。這些管理技術是實現檔案信息化管理的重要基礎保障，及目前來看，3D虛擬技術在檔案部門中的應用時間不長，最多的是應用于檔案展覽反面，但卻取得了意想不到的宣傳效果。其次，要運用云計算技術。云計算就是把所有數據以及數據處理的任務全部交給網絡進行，是分布式、并行處理、虛擬化和網格計算的發展。云計算的基本原理是通過對大量數據和處理器資源的整合，使計算分布在大量的分布式計算機上，而非本地計算機或遠程服務器中，云計算基于一個強大的系統提供多種服務，用戶可以方便地將資源切換到自己需要的具體應用上，根據需要去訪問計算機和存儲系統。基于云計算的數字檔案管理系統，是通過檔案管理系統與各業務系統的無縫銜接來實現電子文件的在線自動歸檔，保證電子檔案的原始性、完整性和安全性。另外，使用云計算比使用本地計算機可靠，因為在“云”的另一端，有專業的團隊來幫助管理檔案信息，其嚴格的加密管理和服務器資源監控，可以讓立檔部門放心地與他人共享數據。這對于檔案管理中心一部分要求高保密性的資源提供了可靠的技術支持。此外，檔案數據的安全備份工作由信息中心統一完成，大大降低了立檔部門的管理成本。在方便管理運用的同時，要注意檔案與資料的區別，資料的目的是最大限度的共享，但是檔案中許多都是有保密期限的，而且對公開的人群也是有選擇性的。顯然，檔案絕對不能把所有的數據資源都放到“云”中，要區別對待，始終將安全放在首位。

總之，面對信息化在社會各方面的應用和快速發展，檔案管理應順應檔案信息化發展的潮流，創新管理理念和管理制度，加強技術人員培養，做好檔案實體規范化管理，配備必要的設施設備，加大開發力度，促進檔案管理向著信息化發展的方向健康發展。

參考文獻

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（作者單位：濰坊市市政公用事業服務中心）