改進(jìn)文書檔案管理，迎合醫(yī)院現(xiàn)代化發(fā)展

張艷艷

摘 要：在醫(yī)院管理過程中，檔案管理工作非常重要。如何科學(xué)地結(jié)合信息化管理方法和技術(shù)合理管理醫(yī)院文書檔案、醫(yī)院檔案又如何為醫(yī)院的建設(shè)與發(fā)展服務(wù)，是當(dāng)前醫(yī)院管理者努力探索的熱點(diǎn)問題。本文針對(duì)目前醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)狀，提出解決和改進(jìn)的對(duì)策，并對(duì)醫(yī)院檔案現(xiàn)代化管理進(jìn)行一番探討，以期促進(jìn)醫(yī)院的檔案管理更加符合現(xiàn)代化醫(yī)院管理的進(jìn)程。

關(guān)鍵詞：改進(jìn);檔案管理;迎合;醫(yī)院發(fā)展

引言

醫(yī)院文書檔案屬于醫(yī)院主要文件資料，記載著醫(yī)院重大活動(dòng)及事件，是檔案管理中的主要部分。目前，在醫(yī)療事業(yè)不斷發(fā)展的過程中，文書檔案在醫(yī)院管理中也具有重要的作用，強(qiáng)化文書檔案管理，也能夠促進(jìn)醫(yī)院現(xiàn)代化的持續(xù)發(fā)展。在實(shí)際文書檔案管理過程中，因?yàn)閷?duì)于檔案管理沒有足夠的重視，從而導(dǎo)致檔案管理工作存在部分問題。實(shí)現(xiàn)文書檔案科學(xué)管理，充分發(fā)揮檔案資源中的作用，從而實(shí)現(xiàn)醫(yī)院的良性發(fā)展。

1 當(dāng)前醫(yī)院文書檔案管理存在的問題

1.1檔案管理制度的不健全

據(jù)了解，有部分醫(yī)院檔案管理制度僅設(shè)置在醫(yī)院辦公室，其他職能科室設(shè)有該科室應(yīng)承擔(dān)的相關(guān)職能制度，無檔案管理制度。并且在醫(yī)院目標(biāo)管理考核方案中，也沒有將檔案管理納入目標(biāo)考核，檔案管理監(jiān)管不嚴(yán)，易降低檔案的收集率。

1.2專業(yè)知識(shí)水平較弱

大部分檔案管理人員對(duì)文書檔案質(zhì)量管理的意識(shí)不強(qiáng)，滿足于收集、整理、查詢利用等常規(guī)性工作，沒有真正思考如何提升業(yè)務(wù)質(zhì)量。此外，醫(yī)院文書檔案管理人員的兼職現(xiàn)象較為普遍，未接受專業(yè)檔案培訓(xùn)的人員較多，雖然近年來隨著檔案專業(yè)人才的引進(jìn)緩解了這一壓力，但實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)匱乏也是新進(jìn)專業(yè)人才的短板。

1.3檔案的存放保管條件有限

由于醫(yī)療用房緊張，致使檔案用房狹小，不符合檔案安全保管的要求。醫(yī)院的病歷檔案由專門科室管理，財(cái)務(wù)檔案由財(cái)務(wù)科管理、其它基建、后勤、科研、黨務(wù)、行政等檔案由辦公室統(tǒng)一管理，各自制訂過保密制度，但由于管理分散，各部門檔案的存放條件各有不一，檔案資料以紙質(zhì)、人工歸檔方式實(shí)行的保密制度和措施，與當(dāng)前飛速發(fā)展的信息化管理不相適應(yīng)。

2 探討醫(yī)院檔案現(xiàn)代化管理的幾點(diǎn)建議

2.1創(chuàng)新管理意識(shí)，提高服務(wù)質(zhì)量

理念決定成果，為了保證醫(yī)院文書檔案管理創(chuàng)新的目標(biāo)達(dá)成，首先要從理念建設(shè)入手。院方要對(duì)內(nèi)部各個(gè)部門、各個(gè)崗位乃至每名員工的意識(shí)進(jìn)行創(chuàng)新，特別是對(duì)文書檔案管理人員，更要積極開展理念創(chuàng)新教育，才能確保文書檔案管理人員的工作理念得到革新，確保相關(guān)工作得到確切落實(shí)，有效提升醫(yī)院文書檔案管理的水平。為達(dá)成目標(biāo)，院方可以借助管理創(chuàng)新經(jīng)驗(yàn)分享以及技術(shù)創(chuàng)新講座去培養(yǎng)管理人員的管理創(chuàng)新意識(shí)，并且融入第三方審核的方式，確保文書檔案管理體系得到全面的監(jiān)管，并且在實(shí)際工作過程中嚴(yán)格落實(shí)獎(jiǎng)懲，嚴(yán)格遵照法規(guī)行事，不可姑息徇私舞弊的行為，以確保內(nèi)部的管理體系優(yōu)化，這是必要的一步。

2.2創(chuàng)建完善文書檔案管理制度

醫(yī)院文書檔案管理要求相應(yīng)管理制度支撐，使醫(yī)院檔案管理納入醫(yī)院管理目標(biāo)中，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)人員要重視醫(yī)院檔案管理，要求各醫(yī)院科室相互配合，使工作過程中的問題能得以解決，為檔案管理工作人員提供物力及人力支持。另外，醫(yī)院要對(duì)檔案管理人員管理理念改變進(jìn)行引導(dǎo)，創(chuàng)新傳統(tǒng)理念，具備先進(jìn)檔案管理理念。醫(yī)院引導(dǎo)檔案管理人員能夠與時(shí)俱進(jìn)，不能夠只是重視管理忽視服務(wù)，要求具備高度服務(wù)意識(shí)。檔案管理人員還要正視工作過程中所遇到的問題，并且制定有效解決對(duì)策，實(shí)現(xiàn)服務(wù)及管理創(chuàng)新，從而使基于信息化管理的檔案管理工作能夠?yàn)獒t(yī)院及社會(huì)提供豐富及便捷的服務(wù)。

2.3創(chuàng)新管理隊(duì)伍，提高整體素質(zhì)

管理人員隊(duì)伍是管理工作的主體，決定著管理工作的質(zhì)量，醫(yī)院文書檔案管要想真正得到創(chuàng)新必須從人入手，才能夠真正達(dá)成管理目標(biāo)，確保文書檔案的整體安全性。首先，要從專業(yè)意識(shí)入手去開展思想建設(shè)，通過思想教育講座、經(jīng)驗(yàn)分享等教育形式，確保管理人員具備嚴(yán)謹(jǐn)認(rèn)真、誠(chéng)實(shí)守信的工作意識(shí)，擺正工作態(tài)度，充分重視這項(xiàng)工作。其次是必須要進(jìn)一步培養(yǎng)管理人員的信息技術(shù)應(yīng)用能力，要開展信息技術(shù)講座，確保管理人員能夠合理利用信息技術(shù)去管理相關(guān)文書檔案。在實(shí)際工作過程當(dāng)中，要確保逐步實(shí)現(xiàn)醫(yī)院文書檔案管理的智能化、信息化、先進(jìn)化，醫(yī)院必須要確保以當(dāng)前的工作需求去開展信息化的教育，融入當(dāng)前應(yīng)用最廣泛的信息化技術(shù)，以此促進(jìn)管理人員素養(yǎng)的提升。此外要積極組織管理人員開展技術(shù)交流，分享實(shí)際的工作成果與經(jīng)驗(yàn)，這是未來開展工作的主要依據(jù)。要確保工作質(zhì)量，這是必要的過程，是不可忽視的重要環(huán)節(jié)，特別是對(duì)于文書檔案管理人員來說，以上所談及的必備素養(yǎng)培養(yǎng)是重要且必要的，對(duì)于其管理工作成果影響重大。

2.4加大醫(yī)院文書檔案管理質(zhì)量保障力度

根據(jù)醫(yī)院文書檔案管理的需要，加大醫(yī)院文書檔案管理質(zhì)量的人、財(cái)、物的投入力度。首先，根據(jù)醫(yī)院文書檔案管理數(shù)量及質(zhì)量，加大檔案專業(yè)人才的引進(jìn)力度。在各業(yè)務(wù)科室設(shè)立1名專門的文書檔案兼職人員，專職做好文書檔案資料的收集，尤其是前期文書檔案質(zhì)量的把關(guān)工作，嚴(yán)把文書檔案收集的入口質(zhì)量關(guān)。其次，要加大文書檔案管理所需的儀器、設(shè)備的資金投入力度，增添計(jì)算機(jī)、掃描儀、數(shù)碼照相機(jī)等文書檔案信息化管理所需的儀器設(shè)備，改善醫(yī)院文書檔案保管場(chǎng)所的環(huán)境建設(shè)。此外，要加快文書檔案管理的數(shù)字化、信息化進(jìn)程，通過現(xiàn)代信息技術(shù)保障文書檔案管理的制度化、標(biāo)準(zhǔn)化。建立文書檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，提升文書檔案管理的自動(dòng)化水平。加強(qiáng)文書檔案管理系統(tǒng)的定期殺毒及系統(tǒng)升級(jí)，完善文書檔案管理系統(tǒng)功能。結(jié)合醫(yī)院文書檔案管理工作，出臺(tái)相應(yīng)的管理制度，嚴(yán)格執(zhí)行文書檔案管理流程規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)要求。

結(jié)語

綜合上述，醫(yī)院檔案是醫(yī)院發(fā)展的重要依據(jù)，隨著信息化和科技技術(shù)的進(jìn)步，醫(yī)院管理手段的不斷進(jìn)步，檔案管理必須完成由傳統(tǒng)的管理模式向現(xiàn)代的管理模式的轉(zhuǎn)變，適應(yīng)電子檔案管理現(xiàn)代化和辦公自動(dòng)化的時(shí)代需要，發(fā)揮檔案管理工作的優(yōu)勢(shì)，為醫(yī)院發(fā)展壯大提供積極的保障作用。

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（作者單位：榆林市第一醫(yī)院）