如何做好現(xiàn)代企業(yè)檔案信息化工作

劉敬峰

摘? 要：企業(yè)檔案管理工作在社會發(fā)展進程中起著極其重要的作用。在信息化高速發(fā)展的今天，面對電子商務、電子檔案的誕生，如何做好新形勢下的企業(yè)檔案信息化建設工作，是擺在各級管理人員面前的一個重要課題，必須引起高度重視和認真思考。企業(yè)只有通過檔案工作的開拓與創(chuàng)新，使檔案工作產(chǎn)生一定的效益，才能提高檔案工作的自身價值，發(fā)展檔案事業(yè)。

關(guān)鍵詞：現(xiàn)代化;企業(yè)檔案管理

前言

企業(yè)檔案信息化是指企業(yè)在法制的軌道上，依靠科學有效的管理辦法，憑借網(wǎng)絡技術(shù)、信息技術(shù)等高科技手段，對企業(yè)的文件、資料等檔案信息進行挖掘，整合，使信息獲取、處理、傳輸和應用數(shù)字化、網(wǎng)絡化，實現(xiàn)檔案資源共享，提高企業(yè)檔案信息的利用效率，為企業(yè)和社會提供高效的檔案利用服務。企業(yè)檔案信息化不是為了信息化而信息化，是為企業(yè)提高工作效率服務的，在硬件設備和軟件的選取方面，應該著重考慮企業(yè)的實際工作需求，既不要落后建設，也不要盲日趕超，避免重復建設，浪費資源。企業(yè)檔案信息化建設工作應對的幾項指施：

一、做好企業(yè)檔案信息化建設的基礎(chǔ)工作

（一）加強基礎(chǔ)業(yè)務工作，做好企業(yè)檔案的歸檔和管理工作。

收集歸檔是檔案信息化管理的基礎(chǔ)工作。首先，建立相應的電子文件收集歸檔制度，如追究責任制，三員會簽制等。

加強對企業(yè)文化檔案、反傾銷檔案、知識產(chǎn)權(quán)檔案、信用檔案、設備檔案等企業(yè)核心信息資源檔案的收集歸檔。其次，重視著錄工作。著錄能有效實現(xiàn)檔案數(shù)字化、檢索工具的建設等各方面的工作。

最后，要預防電子數(shù)據(jù)丟失和泄密。注意加密工作，特別是防止泄漏、竊聽、破壞和篡改。采用數(shù)字簽署技術(shù)、輸入隱形碼等方法，保證數(shù)據(jù)的原始性。加強對電了文件的歸檔和管理，防止電了信息的丟失，避免重復勞動。

（二）選用規(guī)范化的企業(yè)檔案管理系統(tǒng)是檔案信息數(shù)字化管理前置工作的關(guān)鍵。

企業(yè)檔案部門可以借鑒網(wǎng)絡建設已有的經(jīng)驗和成果，與辦公自動化等系統(tǒng)相連。海量的電子文件產(chǎn)生以后，合理的檔案管理系統(tǒng)是首先需要解決的問題。應該首先考慮國家標準，其次才是行業(yè)及地方標準。由于企業(yè)檔案信息的范圍和種類廣泛，專業(yè)性強，因此，選用合適的企業(yè)檔案管理系統(tǒng)是重中之重的工作。建立基于企業(yè)網(wǎng)的電子文件歸檔及電子文件接收應用系統(tǒng)，構(gòu)筑企業(yè)信息公開網(wǎng)絡報送及應用平臺，推進電子文件的收、管、存、用，做好電子文件的歸檔和管理工作。

（三）數(shù)據(jù)庫建設是檔案信息化管理的核心工作。

數(shù)據(jù)庫建設主要包括檔案目錄數(shù)據(jù)庫、檔案全文數(shù)據(jù)庫、多媒體檔案數(shù)據(jù)庫。檔案信息數(shù)字化后以數(shù)據(jù)形式存在，檔案形式又豐富了一種：查檔者可以依賴先進的智能化信息管理技術(shù)進行檢索，為查檔者提供便捷、高效的服務。

（四）檔案開發(fā)利用工作是檔案信息數(shù)字化管理的目的。

企業(yè)檔案部門必須轉(zhuǎn)變服務理念，將工作重點由傳統(tǒng)的整理轉(zhuǎn)向檔案信息的重組與創(chuàng)新。同時加強對電子檔案開放的鑒定工作，處理好保密和利用的關(guān)系，在《檔案法》允許范圍內(nèi)實現(xiàn)資源共享，實現(xiàn)安全合埋利用;

二、做好數(shù)據(jù)安全工作

高度審視數(shù)字化檔案信息的保存：數(shù)字化檔案信息便于檢索、查詢，也容易被人非法竊取、篡改、偽造、因此，檔案數(shù)字化后的安全保存成為數(shù)字化檔案管理中的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。

（一）多載體備份：數(shù)字化檔案的載體多式多樣，但是任何載體都有優(yōu)缺點，沒有一種載體是絕對安全的，因此數(shù)字化檔案應該采取多種方式進行備份。按照電子文件歸檔的有關(guān)要求，數(shù)字化檔案應制作三套備份，全部封存保管，一套查閱利用，一套異地保存。另外檔案管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫不僅要做好備份，而且必須檢查備份的數(shù)據(jù)庫是否能夠恢復還原。一般來說，除應用服務器外，最常用的就是移動硬盤和光盤。

（二）定期檢查維護：數(shù)字化檔案信息和檔案載體的定期檢查維護也是非常重要的。1.不斷更新數(shù)據(jù)庫信息，以保證數(shù)字化檔案信息資源的時效性和利用率。2.計算機應定期對操作系統(tǒng)、硬盤

進行維護，包括更新系統(tǒng)、掃面硬盤扇區(qū)等，以保障計算機一直處于良好的運行狀態(tài)。

3.移動硬盤應定期在計算機：通電運行，更新檔案信息，打開硬盤扇區(qū)，以保障移動硬盤中檔案信息的安全與完整。

4.CD光盤中的數(shù)據(jù)也有損壞、丟失的可能。因此，采用CD光盤作為載體時，應定期重新刻錄檔案信息，并徹底銷毀原來用于保存檔案信息的CD光盤。

（三）完善技術(shù)防范措施：由于計算機病毒、傳輸網(wǎng)絡、長期存儲等方面給數(shù)字化檔案信息帶來了各種安全隱患，因此，必須從計算機病毒防控技術(shù)、電子密碼技術(shù)、監(jiān)控技術(shù)、權(quán)限控制技術(shù)、防止改寫技術(shù)等入手，全面提升和完善技術(shù)防范措施，做到防患于未然，從根本上解決數(shù)字化檔案信息的安全問題。

三、做好數(shù)字化加工外包工作

數(shù)字化加工外包是企業(yè)檔案數(shù)字化工作的發(fā)展趨勢，外包可以優(yōu)化配置，促進可持續(xù)發(fā)展。企業(yè)檔案外包工作，由專業(yè)的檔案服務機構(gòu)充分發(fā)揮自身的專業(yè)優(yōu)勢與資源，以合約的方式從企業(yè)獲得許可，深入企業(yè)進行檔案數(shù)字化管理，從而克服企業(yè)檔案工作人員專業(yè)素質(zhì)偏低，檔案數(shù)字化水平低等問題，在降低企業(yè)運營成本的同時提供優(yōu)質(zhì)的現(xiàn)代化檔案利用服務。企業(yè)應該與數(shù)字化加工服務機構(gòu)簽署質(zhì)量協(xié)議，提出相關(guān)的質(zhì)量要求。根據(jù)企業(yè)檔案數(shù)字化的質(zhì)量要求，提出質(zhì)量標準，形成數(shù)字化加工過程中出現(xiàn)質(zhì)量問題提供解決問題的依據(jù)文件。

四、加大對企業(yè)檔案信息化管理人員的培訓力度

企業(yè)檔案信息化建設的效率與信息化人才隊伍的專業(yè)素質(zhì)息息相關(guān)，當前加強企業(yè)檔案信息化建設，一個重要的因素就是建設一支高素質(zhì)的人才隊伍。在人才選拔方面，要嚴格把關(guān)，選擇具有檔案管理知識和信息管理知識的綜合性專業(yè)人員參與信息化建設，要加強對他們的培訓，不斷提高管理人員的專業(yè)能力。應該定期與不定期結(jié)合的方式對其進行培訓，另外，還可以與高校的合作，進行培訓，切實有效的為企業(yè)檔案信息化建設培養(yǎng)人才。

參考文獻

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