新形勢下電子檔案管理存在的問題及對策

湯濱

摘? 要：近幾年，不斷發展的經濟為網絡的普及奠定了基礎，人們開始意識到信息安全的重要性，作為記錄信息的主要文件，圍繞檔案展開的研究愈發全面。電子檔案所起到的作用主要表現為推動檔案管理的發展，在實際運用的過程中，管理者應對電子檔案的優勢加以明確，在此基礎上優化所在單位的管理制度，使電子檔案在安全、高效等方面存在的積極作用得到充分發揮，只有這樣才能使檔案管理水平得到顯著提高。

關鍵詞：新形勢;電子檔案管理;問題;對策

前言：近年來，檔案管理工作發生了巨大改變，傳統的紙質檔案管理向著以信息化為基礎的電子檔案管理方向發展，不僅大大提升了檔案管理工作的效率和質量，也使傳統檔案管理中紙質檔案保護工作困難情況得以改善。但是由于我國電子檔案管理事業處于起步階段，在電子檔案管理中存在著一些現實問題，給電子檔案管理工作的發展帶來了不利影響。

一、新形勢下電子檔案管理的意義和發展現狀

在檔案管理的理念剛被提出時，針對該項工作的定義存在較大分歧，隨著研究的深入，檔案管理已形成受各界認可的定義：檔案管理是指充分利用現有技術，對檔案所涵蓋信息進行收集、管理，再利用相關資源完成后續服務工作的過程。在信息技術得到快速發展的當代社會，檔案管理的特點可以主要概括為“將實物存儲轉化為信息化管理”。檔案管理作為行業發展中重要的工作組成部分，在新時代信息技術體系高度發展的背景下，檔案管理工作的模式也發生了巨大轉變，由傳統的紙質檔案管理逐漸向著電子檔案管理模式發展。相比較于傳統檔案管理工作中的紙質檔案管理，電子檔案管理是檔案管理工作現代化發展的重要體現，其意義主要體現在兩個方面：首先，電子檔案管理效率更高。電子檔案管理是計算機和數字信息技術為核心的，通過電子化檔案儲存，在需要時，通過檔案信息檢索，能夠快速將所需檔案調取出來，大大提升檔案管理工作的效率。其次，電子檔案管理的時效更長。傳統檔案管理過程中，由于紙質檔案本身的易損性，在風化以及環境腐蝕的影響下，檔案的清晰程度會逐漸下降，再加上紙張變色的影響，導致檔案的儲存時間較短。而電子檔案管理則能夠避免這一問題，通過電子信息模板，能夠在計算機系統中長久儲存。隨著新時期數字信息技術的發展，檔案管理工作中電子檔案管理逐漸實現了對傳統紙質檔案管理模式的替代，并且受到了業界人士的廣泛認可。在現代檔案管理工作中，電子檔案管理功能愈加完善，除了基礎的檔案管理外，逐漸衍生出檔案分類、匯總等功能，并且在現代大數據平臺的建設應用中，還實現了平臺中檔案的分析，為行業檔案管理工作開展提供了現代技術支持。并且電子檔案管理中檔案的傳遞也更加便捷，通過網絡數據傳輸能夠將檔案快速傳遞給另一方，大大提升了檔案傳輸速度。

二、電子檔案管理中存在的問題

雖然現階段行業檔案管理工作中電子檔案管理的應用愈加廣泛，但也使電子檔案管理中一些現實問題暴露出來，給檔案管理工作帶來了嚴重的不利影響。

（一）電子檔案管理人員的綜合能力有待強化。

電子檔案管理工作開展中，決定其工作效率和質量的基礎因素就是電子檔案管理人員的綜合能力，包括了計算機應用能力、信息化辦公能力等等。而在現階段的電子檔案管理工作中，部分管理人員受傳統檔案管理模式的影響，其信息化檔案管理能力以及計算機設備的操作能力都有所不足，這就造成了現階段電子檔案管理工作的效率和質量難以發揮，給檔案管理工作的現代化發展帶來了不利影響。

（二）電子檔案管理設備有待更新。

電子檔案管理中，檔案調取速度、儲存速度以及檔案分析速度的主要影響因素就是電子檔案管理的設備，而現階段部分行業的電子檔案管理中，存在設備老化情況嚴重、硬件設備質量不足和軟件系統搭載速度不足的現實問題，因此造成電子檔案管理的優勢難以體現。陳舊的電子設備容易在檔案管理過程中出現死機的情況，造成檔案數據丟失，給檔案管理工作的開展帶來嚴重的不利影響。

（三）電子檔案管理中大數據平臺建設不足。

電子檔案管理的重要功能屬性之一就是通過大數據平臺的建設，實現對檔案數據信息的永久儲存以及對檔案數據的全面分析，便于行業進行檔案對比，以實現行業的最優化選擇。而在現階段電子檔案管理中，還存在著檔案大數據平臺構建不足的現實問題，不僅使電子檔案保存面臨著硬件設備損壞而發生檔案數據信息丟失的威脅，也使電子檔案管理中檔案信息分析能力無法發揮，沒有辦法實現檔案數據的對比，因此給檔案管理工作的發展帶來了嚴重的不利影響。

（四）電子檔案管理中安全防護機制有待完善。

電子檔案管理作為依托于現代電子信息技術的新型檔案管理模式，雖然大幅提升了檔案管理工作的效率和質量，使檔案管理功能更加完善，但與此同時，也面臨互聯網信息安全問題的威脅，因此落實安全防護機制有著重要意義。而現階段的電子檔案管理中，安全防護機制的建設還有待完善，使電子數據檔案面臨著信息泄漏的威脅，給行業發展埋下了安全隱患。

三、新形勢下電子檔案管理工作的優化建議

針對現階段電子檔案管理中存在的上述問題，筆者立足在電子檔案管理工作優化的基礎上，對現階段行業的電子檔案管理工作提出了如下建議，以推動我國檔案管理工作現代化發展與進步，提升檔案管理工作的效率和質量。

（一）落實培訓計劃，強化電子檔案管理人員的綜合能力。

管理人員作為電子檔案管理工作效率和質量基礎影響因素，在電子檔案管理中，首要的任務就是建立培訓計劃，通過高質量的培訓工作落實，對電子檔案管理人員的綜合能力進行全面提升，例如信息化管理能力以及計算機設備操作能力等，為電子檔案管理工作的開展奠定高質量的人員基礎，推動電子檔案管理工作的落實。

（二）更新電子設備，保證硬件系統的質量。

在電子檔案管理中，重要的管理工具就是現代電子設備以及其硬件設施，電子設備和硬件系統的質量也決定了電子檔案管理的整體質量。因此，在電子檔案管理工作開展時，要對電子設備進行革新，保證電子設備及其硬件系統能夠滿足電子檔案管理的需求，保證軟件系統能夠穩定運行，避免因為軟件系統搭載問題造成檔案數據的損失，影響電子檔案管理工作的質量。

（三）建立檔案大數據平臺，保證電子檔案管理的功能得以完全發揮。

大數據平臺建設是現代電子檔案管理的重要特征體現，是電子檔案管理功能完全發揮的保障。在電子檔案管理中，要建立完善的大數據平臺，對檔案數據信息進行平臺數據的云端儲存，實現檔案數據的長久保存。同時，也能夠通過大數據平臺對數據檔案進行篩選對比，為行業決策的落實提供數據分析保障，推動檔案管理工作現代化發展。

（四）落實安全防護機制，避免檔案數據信息的泄漏。

大數據時代，信息數據的重要性不言而喻，一旦發生檔案數據信息泄漏的情況，不僅會給行業發展帶來麻煩，甚至還會給行業造成巨大的經濟損失。因此在電子檔案管理中，必須建立安全防護機制，對檔案數據信息進行加密保存，避免出現檔案信息數據泄漏的情況。并建立網絡數據防火墻，避免不法分子通過網絡信息數據竊取的方式，將檔案信息數據盜走，給行業發展帶來隱患。

四、結束語

在數字信息技術高度發展的時代背景下，電子檔案管理已經成為檔案管理工作發展的必然途徑，在電子檔案管理過程中，必須落實培訓機制，強化管理人員的綜合能力，為電子檔案管理工作的高效開展提供保障，推動檔案管理工作的開展。

參考文獻

[1] 蘇建華.新形勢下電子檔案管理存在的問題及對策研究[J].辦公室業務，2017（24）：125.