企業信息系統內控管理的財務風險管控

莊曙芬

摘 要：隨著市場競爭加劇，企業高層管理風險意識加強了，以風險為導向，將企業的信息系統引入內控管理，財務部門是綜合性部門，在內控實施中起到推動作用。本文以ERP信息系統內控管理中出現的問題，分析信息系統內控管理的財務風險點，探討分析信息系統內控風險的財務管控，以及應對措施。

關鍵詞：信息系統內控管理 ?財務風險 ?管控

一、信息系統內控管理實施過程中的風險

企業信息系統內控管理是企業風險治理一大舉措。然而，企業對信息化風險缺乏全面的認識，信息化給企業帶來好處，卻低估了信息化可對給企業帶來的風險和威脅。企業會計信息系統，主要面臨四大風險：數據的采集與輸出缺乏監控;數據的安全性缺乏保障;管理與監督不嚴格;程序化操作易使差錯反復發生。

數據的采集與輸出缺乏監控的情況下，形成數據鏈偏差，導致系統運算風險。企業信息系統將信息技術與業務數據結合在一起，部門關聯更密切了，信息系統的內控管理更具復雜化多樣化。例如，A和B是可替代材料，采購下單A料，但倉管入庫時卻核銷成B料，產生以下問題：信息系統中，A料一直處于待料狀態，不再有B料的需求;采購對賬時，訂單與入庫的物料不同，形成不了對賬單;產品BOM明細不變的情況下，生產車間領用時，很可能待料，或挪用庫存或其他訂單的A料，最后形成的成本核算單，也會產生誤差等一系列連鎖問題。問題應從源頭抓起，環環相扣，做為財務終端數據使用者，更需要業務信息和數據的準確。

數據的安全性缺乏保障，除了數據備份措施，如果內控權限設置和崗位設置不當，可能存在人為改寫或刪除的操作風險，同時帶來決策風險，財會人員對數據要敏感，透過數據整合發現疑點，進一步做內控管理分析，有效地解決問題。

管理與監督齊下，信息化系統管理是日常工作，不以監督代理控管。企業在啟用信息系統啟動成功之后，并非一勞永逸，需要技術支持，監督檢查和數據安全維護，培育員工良好的企業文化和職業操守，提高內控管理的執行力。

程序化操作易使差錯反復發生，更具有隱蔽性，主要有流程不當產生的，以及信息系統自身原因，信息系統應有專人維護，及時排查問題，財會人員在獲取數據時，要有檢測方法及時發現問題，當問題反復出現，應考慮從程序化操作上找原因。

二、企業信息化內控管理帶來的變革

信息技術與內控管理的結合，改變傳統內控管理，主要涉及流程、操作權限的改變，以及崗位設置的重整等。提升企業管控層次，如果傳統的表單印刷缺少編號，可能因這小缺陷，遺漏的業務難于查核，而信息系統更加嚴謹了，一些功能直接由內控系統自動設定。

在信息化管理中，例如固定資產的購置、保管、轉移處置、報廢、出租出售、毀損等，審批流程與系統OA平臺融合在一起，設備使用部門輔助清冊管理，經管設備，由不兼容的專人監督，確保資產記錄和管理的安全完整。

對于生產企業，產品的工藝流程和物料清單，存在著邏輯關系，例如制程半成品在部門之間的轉移，是否要從倉儲進出倉，還是完工產品才入倉，要根據企業管理模式和成本核算的需要而定。物料的變更，是從源頭BOM修改，還是變更生產訂單，需要寫入企業的程序管控文件，形成日常工作規范。信息化內控管理操作權限的關聯，比如，ERP信息系統中，材料雙重計量的換算，在允許范圍內，授予采購和業務數量的修改權限，而價格和數量的權限往往是捆綁在一起的。另外，倉儲的外協調撥單、盤點調整單，都掛在“其他入庫和其他出庫”的二級科目，一旦給倉儲開通”其他入庫和出庫“的調撥單時，就會同時開通盤點的調賬權限，因而，內控要解決權限分配上出現的矛盾。

在中小企業中，為了成本效益的需求，普遍存在按業務模塊進行崗位設置，例如倉管員分片區管理，潛在風險有漏錄、錯錄、重復錄入，以及人為的舞弊行為，存貨可能出現毀損、丟失、盜賣、超領、形成呆滯料等漏洞。為規避內控風險，倉管只負責實物和物料卡，信息化賬務可集中由錄單員錄入，賬實分離。采購及業務崗也一樣，如果詢價及經辦等沒有互相牽制，也將出現類似的問題，影響信息化內控系統數據的準確和資產完整，具有較大的風險。應采取替代性審核，對成本目標考核，比價、抽查單筆業務等措施。

三、信息系統管理實施中的關聯性加大了內控的難度和復雜程度

存貨是企業重要資產之一，供應鏈物流是以倉儲為中心縱橫交叉，哪個環節出問題，都可能“牽一發動全身”。權限設置過小，可能出現效率低下;權限過大可能存在越權。必要時，通過信息系統做“二次開發”，規范流程權限。倉儲有問題，盤點問題就充分暴露出來了，沒有“目視化“管理，倉儲員“如數家珠”的物料，監盤人員卻難于介入，沒有實時更新數據，不能隨時做抽盤。每次盤點，倉儲部要花很多時間整理物料和做物料卡，盤點后，財務部需要做大量的調整，如果偏離太大就要歸零重新啟動。造成資源浪費的同時，信息系統內控也失效了，因而，在實施信息系統內部控制前，基礎管理應緊跟上。

部門內控風險存在分歧點，采購部要完成采購成本、交期、品質要求等;品檢部提高進料、制程及出貨檢測要求，以減少部門責任風險;生產部追蹤物料;財務部控制成本及銷售貨款回籠等;倉儲需按訂單進貨，以防爆倉或形成呆料，企業應從整體把控風險，協調好各部門。

信息系統內控設置，也要避免太繁瑣，影響運作速度和效應。常見的采購與付款流程上，如果材料驗收程序不規范，質量問題處理不及時，委外、自制或外購半成品沒及時走系統等等，信息系統無法匯集為完工產品，可能產品都發貨了，信息系統的流程卻還沒走完，造成賬實脫離，MRP運算也受影響，甚至，ERP系統可能出現“癱瘓”狀態。

四、監督檢查、績效考評在信息系統內控中的作用

信息系統管理的內控風險體系，仍需要監督檢查，否則，很容易敷衍了事，流于形式。許多企業采取上級評審，同級互評，建立KPI考評，指標可達到的，但不能輕易達到。為消除指標干擾因素偏離，指標采取基礎指標、權重系數和修正指標等相結合，處罰和激勵雙管措施，從而，提高內控執行力。

內控風險評估運行機制，要深化到日常工作，公司每月可以定期召開經營會，由財務總監或財務經理主持，高層領導及部門經理參加，以財務數據為主，業務數據為輔的多重報表數據分析，全面剖析、評價企業經營業績，與企業的全面預算和行業標準比對、實時跟進預算執行情況，深入展開討論，及時掌握風險預警，積極改善。

五、結束語

企業信息系統內控整合了技術和管理資源，為企業風險管控打下了良好的基礎，財會人員要有風險防范意識，發掘信息系統內控管理的風險點，進行有效的控制，減少財務核算及經營管理風險，使企業信息系統管理的深入開展更加穩健，全面實現企業的戰略目標。

參考文獻

[1]付磊.企業財務信息化的風險源分析[J].財務與會計（理財版），2010年12期.

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