分析醫學檔案管理工作的難點及建議

吳敏

摘要：檔案管理工作是對各項檔案、信息的收集、整理與利用，隨著互聯網技術的全面發展與線上掃描、線上辦公等多種方式的開展，對當前醫學檔案管理工作提出了新要求。醫學檔案管理，既要關注歷史檔案的保存與利用，也要從當前發展的角度出發對日常化檔案進行管理，作為醫學檔案管理工作的重點。本文就以當前醫學檔案管理工作的角度出發，對醫學檔案工作中的難點及進一步改進意見提出一些見解。

關鍵詞：醫學檔案;管理;難點;建議

一、當前醫學檔案管理工作現狀及主要問題

1.管理員的非專業性。與專業的檔案館管理工作、圖書館管理工作等單位的檔案管理相比，醫學檔案管理工作就顯得有些“不受重視”。從管理工作的角度來說，很多醫院在醫學檔案管理過程中的思想政重視度不夠。從管理員的角度出發，很多醫學檔案管理工作會設長期管理員1名，但是從專業的角度來說，管理員既缺乏專業的管理知識，也缺乏專業的醫學知識，檔案管理工作成為脫離醫學工作的后勤組成部分，這樣的管理方式不利于日常工作的開展與醫學結果的運用。另一種模式是醫生或科室主要負責人為檔案管理的主要工作人員，這對醫護人員進行檔案使用提供了便捷，從醫學知識角度出發對檔案管理進行科學分類，從表面上來說，這樣的管理方式符合科學要求，但是在一個工作人員身兼數職的情況下，如何更好地管理醫學檔案，如何在其他人員使用醫學檔案時提供指導，這恐怕難以實現。總的來說，管理人員的非專業性很容易導致醫學檔案管理工作滯后。

2.原始檔案管理方式落后。隨著互聯網的普及，很多紙質檔案被“塵封”，有的紙質檔案經過電子掃描，已經被作為“文物”保存起來，有的因為醫學手段、醫學技術的不斷發展，因過于陳舊、參考價值不足而逐漸退出工作人員的視野。目前的檔案管理工作中，對原始檔案的處理方式也不外乎上述的兩種方式，很多單位在對傳統紙質檔案進行電子化掃描后，認為掌握了檔案的主要內容，因此對原始檔案尤其是紙質檔案的管理松懈，很多紙質檔案隨意堆積，缺乏科學管理，導致很多原始的一手資料隨著社會的發展逐漸流失，造成醫學管理的空缺。從醫學專業的角度來說，醫學檔案還不僅僅停留在紙質檔案的管理上，還包括對各種實驗結果、實驗標本等非紙質檔案的管理，管理方式落后，很容易導致原始資料的缺失。

3.對檔案管理的重視度不足。與干部檔案、歷史檔案的管理相比，在當前的醫學檔案管理工作中，還存在對檔案管理的重視度不足的問題。從領導層的角度來說，對檔案管理工作的重視度、關注度不夠，缺乏嚴謹的檔案管理工作制度和科學的工作方法，有些領導在檔案管理的硬件設施方面支持力度不足，在軟件 管理方面缺乏必要的支持與關注，很多管理者甚至是醫學工作人員認為檔案管理工作只是資料留存的需要，缺乏實際的作用，很多經驗已經被醫護人員所掌握，紙質或者實物版的檔案的價值逐漸削弱，因此對檔案管理工作不夠重視。

二、醫學檔案管理工作創新研究

1.夯實制度基礎。制度保障是從領導層面出發到具體工作人員的主要指導工作之一，進一步夯實醫學檔案管理工作的相關制度，是保證醫學檔案管理工作科學展開的重點。通過正確的選人制度，在醫學檔案管理工作中加強對檔案管理與專業性醫務人員的配備，在硬件設施方面給予大力支持，對崗位輪換、工作人員變更等工作中，明確規定以半年或一季度為交接時間，確保檔案管理工作的延續性、科學性。制度建設不僅要有利于檔案管理，更要有利于檔案的應用，建立科學的檔案管理與使用規范，讓醫學檔案繼續發揮價值。主要領導也要重視醫學檔案的管理，從思想上重視檔案的管理工作，為檔案管理的科學性發提供契機。

2.“互聯網+”檔案管理。檔案管理工作從傳統的角度來說，缺乏與互聯網、科技相結合的新發展。雖然當前的很多醫學條件發達地區已經建立了醫學電子檔案信息庫，但是對傳統檔案、老檔案的關注度相對較低，很多單位在實體化檔案與標本化檔案之間的轉換度較低，有些單位是紙質與電子檔案共同使用，這樣的方式雖然讓紙質檔案的價值得以凸顯，但是從發展的角度來說，不利于整體檔案管理。通過互聯網掃描的方式將紙質檔案掃描為電子版檔案，既有利于紙質檔案的留存，又有利于整體檔案的查閱。但是在紙質檔案的保存上，還要注意通過高科技手段對歷史檔案進行管理，比如有些地區在技術與硬件設施方面能達到濕度與溫度的固定化，為檔案管理工作提供固定的自然環境，為檔案管理工作提供技術支持。

3.提升人員素質。檔案管理工作不僅要從硬件設施條件方面進行完善管理，還要從軟件條件方面進行完善，軟件方面就是檔案管理人員的整體素質提升。檔案管理工作的數字化與線上化解放了更多的工作人員，但是還需要配備最基本的檔案管理人員，在人員配備方面，首先是人員的選擇。有些醫院或醫學單位在檔案管理人員選擇方面，可以通過返聘專業醫生的方法，既從醫學角度保證了檔案管理與使用的專業化，也從整體在職醫護人員管理工作中減輕了“兼職”壓力，同時為提升整體醫學檔案管理的科學性與實踐性提供了保障。在有些單位選聘檔案管理工作人員時，既要關注人員的醫學知識，也要關注人員的檔案管理知識，醫學知識方面，要及時督促檔案管理人員與醫護人員進行專業溝通，在檔案管理知識方面，可以通過參加培訓、線上培訓的方式進行管理，保證檔案管理工作人員的整體素質提升。

4.加強行業聯動。檔案管理工作尤其是社會性檔案管理工作從本質上來說，不是某一個部門的事，而應該是整體行業發展的要求，尤其是醫學檔案這一專業性比較強的檔案管理工作，在日常管理中，很容易因為濕度、溫度等條件而產生變動。在這樣的環境下，如何加強檔案管理工作的行業影響力，如何進一步提升檔案管理工作的科學性，就需要行業內部的整體參與。各檔案管理部門之間加強溝通聯系，定期舉辦檔案管理心得交流會，讓行業內部的檔案管理經驗、問題與創新逐步浮出水面，進一步提升醫學檔案管理工作的科學性與專業性，為醫學檔案管理工作發展提供經驗支撐。

三、結語

醫學檔案管理與其他檔案管理工作既有相同之處，又有不同之處，醫學檔案的管理要求管理工作者不僅了解檔案管理知識，還要對醫學知識有初步的了解，這樣才能保證檔案管理與檔案使用、查閱的重要意義。通過提升認識、加強制度建設、從區域整體行業角度出發對醫學檔案管理工作進行交流溝通，從而促進醫學檔案管理工作的進一步發展。

參考文獻：

[1]于梅.分析醫學檔案管理工作的難點及建議[J].世界最新醫學信息文摘，2017（07）.

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