民辦高校院系教學檔案規范化管理模式探索

摘? ? 要：民辦高校院系教學檔案規范化管理模式的建立可從以下幾個方面出發：強化檔案管理意識，加強教師及學生對檔案管理工作的認識;健全院系教學檔案管理制度，明確相關管理職責;加強院系教學檔案管理人員隊伍建設，提高其專業素質;改善院系檔案管理基礎設施條件，提升檔案管理信息化水平。

關鍵詞：民辦高校;院系教學;檔案規范化;管理模式

近些年來，國家對民辦高校的重視程度越來越高，民辦高校的發展速度也越來越快，隨之而來的是對管理規范性重視程度的加深，而在諸多管理工作中，檔案的管理顯得越來越重要。在傳統的檔案管理過程中，民辦高校存在一定問題，尤其是在院系教學過程中，存在諸多檔案管理的問題，如何在發現現有問題的基礎上，規范民辦高校院系教學檔案管理模式是相關工作人員應該重點思考的問題。

一、民辦高校院系教學檔案管理工作現存的問題

（一）民辦高校在院系教學過程中檔案管理意識薄弱

長期以來，民辦高校在院系教學過程中的主要精力都集中于與教學相關的工作事項中，認為其核心任務是培養技能型的專業人才，在這種狀況下，盡管民辦高校的教學質量得到了有效提升，但是其在檔案管理方面的意識一直比較薄弱，缺乏對院系教學過程中的檔案管理工作重要性的認識。導致民辦高校在院系教學過程中一直沒有把與教學相關的檔案整理工作納入到日常教學工作的重要內容。

（二）民辦高校院系教學檔案管理制度不健全

民辦高校院系教學檔案管理的制度是其開展檔案管理工作的基礎，在安排具體的院系教學檔案管理工作過程中，必須要對其做一個整體的規劃，制定出健全、完善的院系教學檔案管理制度，同時將每位工作人員的工作職責明確清楚，并以《普通高等學校檔案管理辦法》作為具體的參照標準，制定出詳細的管理辦法。但是，如前文所言，民辦高校在院系教學過程中由于并不重視檔案管理工作，因此缺乏健全完善的檔案管理制度，工作人員的檔案管理職責也沒有得到具體的明確，因此民辦高校的院校教學檔案管理始終難以走上科學化、規范化以及制度化的道路[1]。

（三）民辦高校院系教學缺乏檔案管理專業水平

檔案管理工作往往需要相關專業的高校畢業人員來從事具體的工作，但是民辦高校的專職檔案管理人員往往集中在學校專門的檔案館中，而院系的教學部門檔案管理工作往往由辦公室的其他人員進行管理，這些辦公室工作人員往往身兼數職，要同時處理教師與學生的多項工作，缺乏專業的檔案管理水平與專業素養。而檔案管理工作往往需要較高的專業素質，如此才能切實提升檔案管理相關工作的專業化水平。

（四）民辦高校院系教學檔案基礎設施建設相對滯后

檔案作為教師與學生的重要資料，需要妥善保管。尤其近些年來，國家教育部門對高校的檔案管理工作提出了更高的要求，這往往需要高校投入更多的資金與精力來切實提升檔案管理的基礎設施建設與管理條件，切實做好民辦高校院系教學檔案的防盜、防火、防塵、防蟲等各種防護工作。但是由于對院系教學檔案管理工作的不重視，導致其在基礎設施建設方面始終處于滯后狀態，一方面缺乏各種防護措施，另一方面缺乏適應現代化檔案管理所需的技術與設備，現有檔案存放設備存在一定的老化及損壞現象。

二、民辦高校院系教學檔案管理規范化管理提升策略

（一）強化檔案管理意識，加強對檔案管理工作的認識

要切實加強民辦高效教學檔案的規范化管理，首先就要強化院系領導對于教學檔案管理方面的意識，院系相關領導要切實轉變思想觀念，既要重視教學質量水平的提升，也要重視對于教學檔案的規范化管理工作，因為教學檔案資料往往能夠為其教學質量水平的提升提供一定的參考資料，便于其后期作總結、反思等工作，這些檔案資料是其以往教學工作的反映[2]。因此一定要加強院系相關工作人員對于教學檔案規范化管理工作的認識，使其成為提升院系教學質量水平的基礎與有力支撐，切實發揮院系教學檔案管理工作應有的效用。

（二）健全院系教學檔案管理制度，明確相關管理職責

健全、完善的檔案管理制度往往是提升院系教學檔案管理工作規范化水平的基礎與重要參照。為了有效加強民辦高校院系教學檔案管理的規范化水平，院系相關工作人員要開個具體的研討會，針對院系教學檔案工作的具體情況提出相關教學檔案管理方案，并制定出具體、健全的管理制度和管理細則，同時將具體的管理工作職責具體到每一位工作人員身上，明確其具體的工作職責與職責范圍，確保院系教學檔案管理工作的順利開展。

（三）加強院系教學檔案管理人員隊伍建設，提高其專業素質

盡管相比于學校專業檔案部門的檔案管理工作而言，院系教學檔案管理工作不需要如此高的專業化水平，但是檔案管理工作人員的專業素質對于院系教學檔案管理工作的質量與效率仍然有著非常重要的影響。因此，民辦高校院系教學檔案管理工作的規范化依賴于檔案管理人員隊伍的建設，需要有效提升相關工作人員的專業素質。為此，院系要定期組織教學檔案管理人員參加相關檔案業務工作的培訓，學習相關的專業知識，提高自身檔案管理水平，更好地為院系教學科研工作提供服務[3]。

（四）改善院系檔案管理基礎設施條件，提升檔案管理信息化水平

院系教學檔案管理工作要想進一步提升其規范性，就要加強對檔案管理基礎設施建設方面的投入，一方面，院系要加強對于教學檔案管理所需的相關硬件設備，如庫房、現代化檔案柜以及電腦等，另一方面也要有效加強和改善教學檔案管理的軟件條件，尤其是檔案管理的信息網絡平臺，以便促進民辦高校院系教學檔案管理步入現代化的規范管理狀況中。院系要定期對教學相關資料檔案進行數字化處理，并分類保存，方便后期的查詢與整理，為院系教學工作提供充足的資料。

結語：

綜上所述，民辦高校院系教學檔案管理工作的問題主要集中在意識薄弱、制度不健全、專業水平低一級基礎設施建設匱乏幾個方面，本文在認真分析這些問題的基礎上探討相應的解決對策，以此促進民辦高校院系教學檔案管理的規范化。

參考文獻：

[1]茹仙古麗·尤努斯.關于加強高校檔案管理工作的思考[J].百家論壇，2010（7）：142-146.

[2]謝俊英.對高校檔案管理工作的幾點思考[J].北京電力高等專科學校學報，2010（7）：43-44.

[3]蓉捷英.試論高校檔案管理工作[J].湖北廣播電視大學學報，2010（2）：151-152.

作者簡介：王玉華（1971-），女，漢，東陽市，本科，浙江橫店影視職業學院，檔案工作。