集團檔案數(shù)字化管理策略探究

韓婧

摘 要：在集團不斷發(fā)展的過程中，企業(yè)檔案資料是非常重要的資源。隨著現(xiàn)代信息技術(shù)快速發(fā)展，集團檔案數(shù)字化管理的重要性逐步凸顯出來。通過強化集團檔案的數(shù)字化管理策略，有效提升集團檔案的數(shù)字化管理效率，為集團的發(fā)展戰(zhàn)略實施提供重要的數(shù)據(jù)資源。本文通過具體論述集團檔案的數(shù)字化管理意義，并根據(jù)實際情況提出集團檔案的數(shù)字化管理策略，以便讓集團檔案的數(shù)字化管理水平得到有效提升。

關(guān)鍵詞：集團;檔案;數(shù)字化管理

集團整體信息化建設(shè)并非一蹴而就的事情，而是一項充滿風險與挑戰(zhàn)的系統(tǒng)工程，需要有一個長遠的規(guī)劃和有效的實施策略才能規(guī)避各種風險，以最小的成本獲得信息化的最大收益，為集團的快速發(fā)展和騰飛插上信息化之翼。檔案管理是集團管理工作中非常重要的組成內(nèi)容，對推動集團發(fā)展具有重要的指導(dǎo)作用[1]。因此，通過創(chuàng)新檔案管理模式，有效提升集團檔案的數(shù)字化管理水平，切實保證集團檔案資料的完整性和可靠性，便能夠讓集團檔案資料更好的服務(wù)于集團發(fā)展。

一、集團檔案數(shù)字化管理的意義

首先，通過加強集團檔案的數(shù)字化管理，能夠有效提升集團檔案的管理水平。在集團檔案的日常管理過程中，通過合理采取數(shù)字化管理方式，不但能夠讓集團檔案的整理、歸檔和存儲效率得到提升，而且還能夠為集團檔案資料的利用提供良好的便捷條件，從而更好的滿足集團內(nèi)部的發(fā)展需求。

其次，通過加強集團檔案的數(shù)字化管理，有利于集團檔案資料受到自然災(zāi)害的損害，切實保證集團檔案管理的質(zhì)量。

再次，強化集團檔案的數(shù)字化管理，能夠簡化集團檔案管理的流程。通過充分利用數(shù)字化技術(shù)，將集團的檔案資料及時有效的進行歸檔，并靈活的借助數(shù)字化系統(tǒng)進行集團檔案資料處理，讓集團檔案的數(shù)據(jù)錄入工作明顯減少，從而讓集團檔案管理的流程變得更加的簡化。

最后，強化集團檔案的數(shù)字化管理，有利于檔案信息使用者借助檔案系統(tǒng)查詢所需要的信息資源，有效避免集團檔案的數(shù)字化管理受到時間與空間的限制，這樣不但能夠讓集團檔案資料的管理品質(zhì)受到保證，而且還有效減少了集團檔案資料裝訂所需要的時間，為提升集團檔案的數(shù)字化管理效率奠定了堅實的基礎(chǔ)[2]。

二、集團檔案的數(shù)字化管理策略

（一）制定完善的檔案管理制度，保證檔案數(shù)字化管理效率

為了能夠最大限度提升集團檔案的數(shù)字化管理效率，便需要集團檔案管理的負責人根據(jù)實際情況制定科學合理的檔案管理制度。其中，在制定集團檔案管理制度的時候需要涉及到數(shù)字化檔案的日常管理制度、數(shù)字化檔案管理工作制度、數(shù)字化檔案查詢制度和數(shù)字化檔案的保密制度，讓集團檔案數(shù)字化管理工作在完善的規(guī)章制度約束下能夠正常的開展，為切實保證集團檔案的數(shù)字化管理效率奠定堅實的制度基礎(chǔ);其次，構(gòu)建集團檔案的保密制度。在集團檔案的數(shù)字化管理過程中，由于信息數(shù)據(jù)技術(shù)具有傳播速度快的特點，所以導(dǎo)致信息化檔案資料面臨著安全性的問題，很容易讓集團檔案資料出現(xiàn)泄密的可能[3]。因此，通過構(gòu)建集團檔案的數(shù)字化管理保密制度，充分認識到保密工作在集團檔案數(shù)字化管理中的重要性，切實做好檔案的存儲盤保護工作，讓檔案管理人員的操作更加的規(guī)范化，這樣便能夠有效防止集團檔案在數(shù)字化管理的過程中受到病毒和黑客的入侵，最大限度提升集團檔案的數(shù)字化管理水平。

（二）建立健全集團檔案數(shù)據(jù)庫，統(tǒng)籌整理集團檔案信息

集團檔案資料的數(shù)據(jù)庫在集團檔案數(shù)字化的管理過程中發(fā)揮著非常重要的作用。因此，為了能夠最大限度提升集團檔案的數(shù)字化管理水平，便需要在集團檔案的數(shù)據(jù)化管理過程中構(gòu)建良好的檔案數(shù)據(jù)庫。首先，應(yīng)該建立良好的檔案資料目錄數(shù)據(jù)庫。檔案資料的目錄數(shù)據(jù)庫主要涉及到集團檔案的檢索利用、專題目錄數(shù)據(jù)庫和全文數(shù)據(jù)庫建設(shè)幾個方面。通常在建立檔案資料目錄數(shù)據(jù)庫的時候，應(yīng)該嚴格遵循相關(guān)的標準和規(guī)范進行集團檔案資料信息編目，并合理的將這些檔案信息導(dǎo)入到數(shù)字化的檔案管理系統(tǒng)內(nèi)，再充分借助計算機對集團檔案資料進行管理、統(tǒng)計和檢索[4]。其中，緊密結(jié)合集團檔案的管理制度和日常檔案分類管理標準，逐步構(gòu)建起文書檔案、數(shù)字化圖紙和項目開展前期的檔案目錄數(shù)據(jù)庫，并根據(jù)不同的檔案資料特性建立多個數(shù)據(jù)庫表，這樣便能夠保證集團檔案資料的使用者能夠很快速的進行檔案資料檢索，讓檔案資料的查找率得到最大限度的提升。同時，還應(yīng)該根據(jù)國家的三級目標表格修改檔案編目，合理設(shè)置字段的類型和長度、排序規(guī)則、檔案規(guī)則等，從而最大限度提升集團檔案資料的檢索準確性。

（三）打造檔案信息化共享平臺，建立良好的檔案數(shù)字化安全體系

為了有效保證集團檔案的數(shù)字化管理效率，便需要在檔案資料實現(xiàn)電子文件全檢索的基礎(chǔ)上構(gòu)建網(wǎng)上信息資源共享平臺。例如，通過在集團檔案數(shù)字化管理的過程中建立業(yè)務(wù)數(shù)字化系統(tǒng)、辦公自動化系統(tǒng)，逐步構(gòu)建起完善的檔案數(shù)字化安全管理體系，讓集團內(nèi)部的各個部門之間能夠共享資源，以便能夠真正實現(xiàn)集團檔案資料使用率的最大化。其中，可在集團的首頁上建立檔案管理主頁，并合理的將相關(guān)的檔案資料信息上傳上去，以便于集團內(nèi)部廣大用戶進行業(yè)績和人事信息查詢，或者是進行全文檢索，這樣便能夠更好的滿足集團人員對檔案信息使用的需求。同時，通過構(gòu)建良好的檔案數(shù)字化安全管理體系，切實保證檔案信息的安全性和完整性，并切實對一些機密的信息設(shè)置加密權(quán)限、員工查閱權(quán)限和信息資源共享權(quán)限，明確集團檔案資料的共享范圍，有效減少集團檔案資料信息發(fā)生泄漏的現(xiàn)象，從而讓集團檔案的數(shù)字化管理水平實現(xiàn)最大化。

總之，通過將數(shù)字化技術(shù)合理的應(yīng)用到集團檔案的管理過程中，合理構(gòu)建檔案管理數(shù)據(jù)庫，打造良好的檔案信息共享平臺，構(gòu)建完善的檔案數(shù)字化安全體系，便能夠更好的滿足當前集團檔案管理工作的需求，讓檔案管理的水平切實得到提升。只有這樣才能夠讓檔案資料更好的服務(wù)于集團發(fā)展。

參考文獻

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[4]王輝.大數(shù)據(jù)環(huán)境下檔案數(shù)字化成果在企業(yè)開放利用的管理難點和要點[J].卷宗，2019，009（005）：58-59.