企業基建檔案流向之我見

郭劍鋒

摘 要：企業基建檔案的及時整理和歸檔，為企業在生產、經營過程中利用檔案提供保障。在經濟發展中，企業的關停并轉致使一些原有企業的基建檔案逸散遺失，不但造成混亂局面，也給城建檔案的收集帶來一定的難度。正確認識企業基建檔案的重要性，明確企業基建檔案的流向，有極為重要的意義。

關鍵詞：企業基建檔案;管理;流向

企業檔案的有效管理必須是企業檔案管理理論與方法較好地融入相關企業活動之中才能得以實現;而相關學科的知識只有較好地被企業檔案管理所吸收才能實現上述兩種知識內容的融合。借鑒和吸收相關學科的適用性論與方法，不僅是研究企業檔案管理學的基本方法，更是促進企業檔案管理與企業相關領域活動規律相互兼容、促進企業檔案管理體系不斷完善的必學之路。

企業基建檔案是指企業生產建設、經營管理等各項活動中，按照一定的程序和要求形成的原始記錄。主要是在企業、設計單位和施工單位中形成，不包括城市規劃檔案和城市管理基礎資料。

這覆蓋面廣，涉及各行各業。企業基建檔案是企業（特別是國有大中型企業）檔案的重要組成部分，通常被列入科技檔案范疇。企業基建檔案的及時整理和歸檔，為企業在生產、經營過程中利用檔案提供保障。在經濟發展中，企業的關停并轉致使一些原有企業的基建檔案逸散遺失，不但造成混亂局面，也給城建檔案的收集帶來一定的難度。正確認識企業基建檔案的重要性，明確企業基建檔案的流向，有極為重要的意義。

一、企業內部對其建設項目應保存一整套完整的檔案（包括復印件）。企業基建檔案按其專業性質分類，進行統一保管，為企業及時完整地利用檔案提供保證。

二、企業應向城建檔案館移交基建檔案。在城市規劃范圍內進行建設的各單位都應按規定管理好本單位形成的城建檔案，并按規定向所在市的城建檔案館（室）報送基建檔案，由城建檔案館對其進行集中統一的科學的管理，并為企業提供利用服務。城建檔案館有條件保管好城建檔案，能將整個城市分散的、不系統的、不同內容、不同形式的城建檔案集中起來，對檔案信息進行加工編排，匯編出各種參考材料，這在很大程度上也為企業在生產、經營過程中直接利用檔案提供方便。企業在轉制過程中，其基建項目出現更名或項目本身改變功能者，基建檔案中相關資料的內容或名稱也因此出現變更，這種情況下企業應及時將有關資料的名稱更改過來。已移交城建檔案館的應向城建檔案館補報。

三、企業轉產后，未歸檔移交的基建檔案的使用權應屬轉產后的企業所有。企業轉產后，其檔案性質會有所變化，限制其基建檔案的使用權會給轉制后的企業帶來諸多的不便。企業應妥善保存其檔案，以便及時移交，對已移交市城建檔案館歸檔的基建檔案，轉產后的企業如企業本身名稱有變，其基建項目名稱也應隨之改變。企業如向城建檔案館提出利用檔案的要求，應憑更名后的企業出據證明。

四、企業破產（含倒閉、撤銷、解散），其基建檔案應隨同實物一并由上級主管部門代為管理，或移交城建檔案館。如破產企業被其它單位重新接收接管，則其基建檔案應由接收接管單位負責保管。

五、企業合并（含兼并）后，其基建檔案的使用權應由合并后的企業所有。企業合并后，雙方原已存在之基建項目及其檔案，應由合并后企業統一管理。

六、企業分立后，其基建項目之檔案的使用權應由被劃歸方所有。分立雙方在劃分財產和債權債務時，應明確劃分其所分之基建項目，基建檔案使用權應隨其建設項目一并歸人劃歸方。

七、企業所有的建筑物、構筑物如向其它單位轉讓、買賣，其基建檔案也必須隨同移交。產權屬企業所有的建設項目，為避免買賣方或被轉讓方在使用過程中出現產權糾紛或對其進行改建、擴建或維修過程中利用檔案作為依據和憑證，以減少不必要的混亂和損失，企業在轉讓、買賣其建筑物或構筑物時，有責任將其所屬之檔案一并移交。

八、停建、緩建、擴建工程的檔案，由建設單位集中保管。企業建設項目會出現停建、緩建及擴建的情況，建設單位應及時收集好工程前期的文件資料，并督促施工單位保管好已施工階段的資料或將其先行收回，以便日后工程重新開工不至于因所需資料不全，而使工程進度一再受到延誤，并造成不必要的經濟損失。

九、集體、私營性質的企業應參照國有企業檔案管理的有關規定管理和移交其基建檔案。

十、“三資”企業也應視其性質管理好本企業基建檔案。外國投資者在我國投資辦企業，也投資建設一批工程項目。國家要求外資企業遵守中國的法律法規，“三資”企業的檔案管理也應考慮到這些因素。

我國最早實施改革開放的廣東省在利用外資基建項目管理上，就明文規定，利用外資的基建項目驗收合格后，施工企業應與建設單位辦理固定資產交付使用的結算手續，移交有關資料。“三資”企業基建所有權屬有，其基建檔案所有權也理所當然歸中國所有。

檔案是一種財產，在商品經濟條件下，凡是財產就有歸誰所有的問題，因而檔案立法也就存在著明確檔案財產所有權法律關系的問題，及檔案流向的問題。檔案所有權同其他財產所有權一樣，受法律保護，即保護檔案所有人在法律許可的范圍內行使占有、使用和處分檔案的權利，排除非所有人的侵害，以便發展生產、進行科研和滿足生活的需要，維護經濟和社會秩序，鞏固和發展社會主義所有制。