如何做好檔案基礎性管理工作

趙志剛

摘 要：檔案基礎性工作是一個檔案收集、整理、保管、利用的全過程，各個環節緊密聯系，前后銜接，只有從每一個基礎性環節做起，一步一個腳印，才能為整個檔案管理工作打下堅實的基礎，從而促進檔案管理水平的提高。

關鍵詞：檔案;管理;基礎性

檔案室是本單位保存、管理檔案的部門，是單位的重要組成部分，對單位的日常工作起著舉足輕重的作用。做好檔案室的工作，需要檔案工作者付出大量的勞動。

一、檔案的接收、收集、整理

根據《檔案法》的要求，各職能部門負責歸檔材料的收集和整理，并定期交由本單位檔案部門集中管理，任何人不得拒絕歸檔。檔案室既要接收行政事務活動形成的檔案，也要接收科技檔案和各種專門檔案，本單位或工作人員編輯的書籍資料，宣傳本單位工作的報刊、材料等。從載體上包括紙質檔案、膠片、磁帶、磁盤、光盤等形式的檔案資料要齊全，內容要完整。要達到此目標要求，應該重視抓好資料的收集工作。如工程項目的檔案，堅持工程項目建檔工作按照檔案管理規范要求與工程建設、竣工驗收同步，堅持檔案部門與基建部門相結合，編制分類方案，正確區分和把握依據性文件、基礎性文件、工程設計文件、工程管理文件、施工竣工驗收文件、基建財務文件、監理文件等的分類工作，齊抓共管，做好歸檔工作。管理要及時，立卷要規范。為確保檔案齊全、完整、系統，立卷做到格式充一、字跡工整、圖像清晰，同時根據文件材料的形成規律，對文件材料的內容、價值、數量和載體形式進行系統整理、組卷，使檔案資料做到文件齊全、分類準確、體系鮮明、方便管理，方便利用，保持其整體功能。并將立卷好的檔案按規定移交有關檔案管理都門，嚴格交接手續，認真核查案卷質量并確保檔案的完整。檔案室要積極推進檔案的標準化，只有形成的檔案標準化規范化，才能為現代化的管理創造條件，保障檔案的質量，為以后的檔案利用提供最堅實的基礎。

二、庫房內檔案的保管

按照檔案管理制度要求，檔案室要配置高要求的檔案設施，采用先進技術設備，依據國家和上級有關標準整理保管檔案，保證檔案的安全，防止檔案的破損、褪色、霉變、失散、失真，對重要、珍貴的檔案應當采取特殊的保護措施。積極做好檔案庫房的“九防”（防盜、防火、防塵、防水、防高溫、防強光、防污染、防蟲鼠、防潮），搞好庫房溫濕度調控。做好檔案登記，完善登記制度，維護檔案的完整安全。

三、檔案檢索與提供利用

隨著計算機技術的應用，利用微機進行檔案檢索，成為現代檢索的重要手段。計算機檢索的顯著優勢就是能夠滿足人們檢索的需要。為了確保檢索的完整性，我們在分類過程中，首先根據（中國檔案分類法）進行分類，再因事制宜制定出一些具體細則。然后再根據每一文件具體特征輔以關鍵詞標識加以區分。另外在分類的過程中，還應加強校審力度，以便及時校正分類人員的錯誤。并且還應經常組織大家統一認識，統一標準，盡量做到前后標引一致，確保同一類文件標引一致從而達到標準化和規范化管理。檔案的分類號保證了檢索查全率，而題名準確才能保證檢索的查準率。但僅保證查全率是不行的，還須同時保證查準，因此在著錄時要統一規范題名。我們認為規范題名應掌握的原則與要點是在填寫題名項過程中，要規范機構簡稱，盡量避免在檢索時出現含混不清、文不對題和計算機識別不清的情況發生。結合計算機檢索需要在著錄過程中將題名中責任者、事由、文種必要時加上人名、地點和時間）等要素都填寫完整。如果題名要素不完整則要補齊。如果題名冗長則刪除多余的贅詞，還要統一文種題名中經常有“請示報告”等含義不清的文種出現很影響檢索的準確率。所以我們便規定凡是要求批復的文件寫“請示”，凡不要求批復的文件則寫“報告”等等，這樣就可在檢索中區分出毎份文件的實質作用。對于那些案卷基礎較好又具備全引目錄的案卷，在著錄時可以直接在全引目錄上面分類標引，而對那些特殊形式的檔案則可用計算機程序將人名、地址、時間用案卷目錄直接錄入，然后用計算機統一給出分類號。這樣分門別類地充分利用檔案目錄的原有基礎可以減少著錄環節，大大地提高著錄速度。用“關鍵詞”替代“主題詞”，簡化查找時間、提高利用效率。“主題詞”雖然有規范統一的功效，卻同時存在著查找繁瑣、效率較低的弊端，怎樣取其利，避其弊，我們認為可以采取以“關鍵詞”替代“主題詞”的做法。即從題名或文件主題中靠思維歸納出揭示主題內容的詞匯、關鍵詞，進行標識待錄入計算機后利用計算機批量處理的功能進行處理。還可利用計算機信息合并功能把一些不規范的詞與主題詞中詞義相同的合并。這種做法不僅解決了手工標引速度慢計算機自動標引不準確的缺點，而且解決了主題詞的詞義含量問題分屬關系。

四、單位歸檔文件的指導和監督

做到制度要健全，執行有力。按照檔案管理的法律法規及國家規定的有關規定與標準，對已經收集的文字、圖紙、圖片、聲像等資料，應根據檔案形成的規律和特點，在便于保管和利用的前提下，進行科學分類整理，設置相應的歸檔類目，應根據本單位的實際情況和具體要求，制定本單位的檔案管理實施細則，細則應主要明確本單位檔案的范圍，歸檔的基本要求和基本內容，檔案的移交與整理、保存與借閱的要求。這樣就可以在組織檔案的過程中，給相關人員提供標準，增加檔案資料整理的可操作性。組織本單位檔案人員及其相關人員，認真學習貴徹《檔案法》及國家關于檔案管理的有關法律法規和辦法，在各部門間形成檔案共識，不斷提高業務能力，自覺增強責任意識，做到主動出擊、提前擬定計劃，實行跟蹤收集、動態收集、嚴把質量，同時要求檔案人員，要根據工作進度，積極參與單位的管理，及時與有關人員聯系，爭取配合，做到邊工作、邊檢查邊記錄、邊收集資料，發現問題及時處理。

總之，檔案基礎性工作是一個檔案收集、整理、保管、利用的全過程，各個環節緊密聯系，前后銜接，只有從每一個基礎性環節做起，一步一個腳印，才能為整個檔案管理工作打下堅實的基礎。

參考文獻

[1]劉勝宇.關于檔案管理中存在的問題分析及改進思路[J].讀書文摘，2016（20）：78.

[2]周新.檔案信息化建設在檔案管理中的作用分析[J].蘭臺世界，2017（03）：60-61.

[3]林紅英.淺析檔案管理工作中存在的問題及對策[J].信息技術，2018（09）：102-103.