試論檔案管理安全保密及信息化檔案管理

宋志英

摘要：檔案管理工作意義重大，它不僅是工作、各種形式的歷史記錄或者文檔的簡單保存，也是人事提升或者專業建設的參考資料，因此，本文針對檔案管理工作中的安全保密及信息化管理的主要問題，提出應對策略，幫助檔案管理行業的安全保密工作和信息化管理工作的良好運行。

關鍵詞：檔案管理;安全保密;信息化;檔案管理

中圖分類號：G270.7 文獻標識碼：A 文章編號：1672-9129（2020）08-0135-01

1 信息化檔案管理及其保密工作的重要性

檔案信息安全保密工作是國家和人民都會涉及到的問題。因此，要解決這個問題，就要建設一個相對健全的保密系統。信息化檔案管理對比傳統紙質檔案，是一次質的飛躍，檔案管理者及檔案提供者都需要掌握信息化技術，熟練操作信息化技術，保障信息的有效性與安全性，這樣才能實現檔案的信息化管理。對于檔案管理者來說，檔案管理工作具有可操作性，如果處理不當，就會出現檔案的丟失、損壞或者泄露等現象，這樣就會給企業或者個人造成一些不利影響，檔案管理工作者的業務水平直接關系到檔案工作能否安全有效進行，因此，上級部門應重視檔案管理工作，并對相關工作人員進行培訓，加強自身的安全意識與工作業務水平，這樣就能夠更好地保障檔案資料的質量和安全。

2 如何加強檔案管理安全保密性

2.1加強檔案專業化管理。一般來說，在絕大多數單位，綜合管理部門（又或者叫辦公室）都是檔案管理的責任部門，所以綜合管理部在日常檔案管理過程中，應當加強檔案的專業化管理，切實履職，確保檔案的完整與安全。一是凡調閱檔案必須按規定流程辦理申請審批手續，申請審批表應序時專夾保管，年終裝訂成冊。二是要設立專職檔案管理人員，檔案室大門鑰匙保管由綜合管理部門專職檔案管理員任A崗，辦公室主任任B崗，其他人員一律不得觸碰該鑰匙，使用完畢須入保險柜保管。三是因工作需要進入檔案室，必須辦理登記手續。離開檔案室管理員應切斷電源、關鎖門窗。四是檔案室應勤打掃、晴天勤通風換氣，室內不得存放與檔案無關的的雜物，禁止增添非標配用電設備。

2.2做好檔案管理日常檢查工作。為了加強檔案管理的安全保密性，應當要注意對檔案管理進行有針對性的日常檢查工作，在日常檢查過程中，一是要注意查閱檔案日常調閱登記臺賬，查看是否有要素殘缺、經辦人簽名不實、字跡明顯存在后補痕跡以及檔案調閱授權書缺少等現象，對于發現存在問題的，應當要追根溯源，查看所涉及的檔案是否在檔，同時對于相關的經辦人或者是主要責任人應當要進行詢問交流，弄清事實。二是要注意查看檔案日常監控錄像，一方面，查看檔案專職管理人員是否在崗，以及是否有不明人員隨意進出檔案室;另一方面，要深入查看在檔案調閱過程中，相關管理人員是否按照規定履行登記手續，以及手續是否存在后補現象等等，如果發現有相關問題，應當要及時開展查究工作。

3 關于企事業單位信息化檔案管理的分析

3.1信息化檔案管理的必要性。在推動檔案管理規范化的過程中，除了做好安全保密管理以外，信息化管理也是重要方面，有幾點原因，首先是紙質檔案調閱效率不高，往往需要在層層疊疊的檔案盒、檔案箱中來回搬挪、翻找，同時為了調閱檔案往往需要經過多個環節的報批，也需要一定時間，直接影響到了工作效率。其次，如果以紙質形式來進行存放檔案，在企業不斷發展的過程中，會產生越來越多的檔案，空間會越來越緊張，無疑增加了檔案存放成本。第三，由于紙張本身的物理屬性，如易燃、易潮等特點，在檔案以紙質形式存放的過程中，如果遇到明火將很容易發生燃燒，不僅會對檔案本身造成嚴重損失，還可能給企業其他方面帶來不可估量的損失。同時，紙質檔案也容易發霉、潮濕。綜合這些原因，目前運用電子化檔案管理對于企業來說是明智之舉。尤其是當前隨著互聯網技術和信息技術的不斷發展，信息化檔案管理技術已經十分成熟，成本相較過去已經大大降低，也免去了很多單位進行信息化檔案管理的后顧之憂。

3.2提升檔案管理人員的職業素質。人才永遠是最重要的資源。沒有專業的人才，任何事業都無從談起，檔案信息化的管理工作更是如此。如果檔案管理人員能力不足，素質不高，就會影響到檔案管理質量。所以在選擇檔案管理人才時，要選擇專業知識能力強、文化功底深、具有發展潛力的人才，并為他們提供良好的工作環境，使他們有施展才華的機會。人才興則萬事興，有了人力資源的保證，檔案信息化建設就不再會舉步維艱了。根據檔案管理工作的需要，選聘專業的人員負責檔案管理工作。加強職業素質教育，提高檔案管理人員的職業素養，為檔案管理工作培養一支高素質的檔案管理隊伍。企業單位也應該大力引進新興人才，對于剛從學校走出來的人才，要加強實踐培訓，將學到的知識轉化為能力。為檔案管理工作提供新鮮血液。

3.3提高檔案資料安全保密技術水平。要有效提高企業檔案資料管理和安全保密水平，除了做好各種主觀工作外，還需要提高檔案資料安全保密技術等級。要檔案資料的安全保密工作，可以采取單密鑰加密技術或雙密鑰加密技術，應避免電磁輻射泄漏。

結語：檔案管理工作成為目前人事管理工作的重中之重，它所帶來的價值與影響是深遠的。信息化社會的到來畢竟給檔案管理工作到來新的挑戰，如何掌握信息化技術，做好防范措施，保障檔案的完整性與系統性，給生活帶來便利，這是所有人與單位所面臨的共同問題，因此，國家應重視這項工作，提升管理人員專業素質，完善安全保密機制，勢必為檔案管理工作帶來新的曙光。

參考文獻：

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