大數(shù)據(jù)背景下電子檔案管理工作的機(jī)遇及對(duì)策

熊雪波

摘要：近年來(lái)，隨著我國(guó)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)建設(shè)的快速發(fā)展，很多企業(yè)猶如雨后春筍發(fā)展迅速。隨著大數(shù)據(jù)、信息化時(shí)代的到來(lái)，各行各業(yè)都面臨著深刻的變革，對(duì)檔案工作來(lái)說(shuō)，隨著檔案信息化進(jìn)程的加快，電子檔案因其利用的便捷性得到了迅速的推廣和發(fā)展，但由于電子檔案所依賴網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的開(kāi)放性及不穩(wěn)定性等特點(diǎn)，導(dǎo)致電子檔案管理在安全保密方面面臨著諸多考驗(yàn)。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)背景;電子檔案管理工作;機(jī)遇及對(duì)策

中圖分類號(hào)：G276 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1672-9129（2020）08-0108-01

引言：先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)使得我國(guó)各行業(yè)發(fā)展迅速的同時(shí)改善我國(guó)人們的生活品質(zhì)。新時(shí)期，我國(guó)邁入大數(shù)據(jù)時(shí)代，檔案管理逐步實(shí)現(xiàn)電子化，電子檔案管理具有一系列的優(yōu)勢(shì)，諸如安全集中、高效節(jié)約以及實(shí)時(shí)更新等等，但在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下電子方案管理工作的發(fā)展過(guò)程中還存在著一些問(wèn)題亟待解決，需要我們加以關(guān)注，并采取有效的措施解決，從而更好地推動(dòng)電子檔案管理工作的開(kāi)展。

1 大數(shù)據(jù)背景下電子檔案管理工作的機(jī)遇

第一，提升檔案管理工作效率和工作質(zhì)量。利用計(jì)算機(jī)相關(guān)管理系統(tǒng)，能夠在一定程度上減輕檔案管理員的工作壓力、提升工作效率、提高工作質(zhì)量，有效避免人為因素產(chǎn)生的一些管理問(wèn)題。這是大數(shù)據(jù)時(shí)代下檔案管理工作邁向現(xiàn)代化的必由之路。第二，保障檔案管理安全性和標(biāo)準(zhǔn)化。以電子信息形式存檔，能夠保證檔案信息的安全性。如果有查閱檔案的需求，也不需要再去翻閱整卷檔案，在電腦上利用檢索工具查找所需要的文件即可。

2 電子檔案管理中存在的問(wèn)題分析

2.1電子檔案管理人員的綜合能力有待強(qiáng)化。電子檔案管理工作開(kāi)展中，決定其工作效率和質(zhì)量的基礎(chǔ)因素就是電子檔案管理人員的綜合能力，包括了計(jì)算機(jī)應(yīng)用能力、信息化辦公能力等等。而在現(xiàn)階段的電子檔案管理工作中，部分管理人員受傳統(tǒng)檔案管理模式的影響，其信息化檔案管理能力以及計(jì)算機(jī)設(shè)備的操作能力都有所不足，這就造成了現(xiàn)階段電子檔案管理工作的效率和質(zhì)量難以發(fā)揮，給檔案管理工作的現(xiàn)代化發(fā)展帶來(lái)了不利影響。

2.2電子檔案相關(guān)法律法規(guī)缺失。伴隨信息技術(shù)的快速發(fā)展，我國(guó)步入大數(shù)據(jù)時(shí)代，大數(shù)據(jù)時(shí)代下電子檔案興起，但當(dāng)前有關(guān)電子檔案的立法工作還沒(méi)有完全開(kāi)展起來(lái)，仍然缺乏一個(gè)針對(duì)電子檔案管理的有效的法律支持。現(xiàn)行的《檔案法》其中更多的內(nèi)容是針對(duì)紙質(zhì)檔案管理的具體政策和要求，對(duì)于電子檔案提及甚少，對(duì)于電子檔案的法律效力還沒(méi)有明確的規(guī)定，對(duì)于電子檔案存檔的標(biāo)準(zhǔn)、檔案的開(kāi)放利用工作都沒(méi)有明確的規(guī)定。而伴隨時(shí)代的發(fā)展，當(dāng)前對(duì)于檔案開(kāi)放的需求越來(lái)越高，越來(lái)越多的工作中涉及到檔案的查閱工作，電子檔案何去何從沒(méi)有明確的法律支持。

2.3檔案管理模式落后。傳統(tǒng)的檔案管理，要按照不同需求對(duì)檔案資料進(jìn)行分類和整理，方便后續(xù)的使用。為最大程度節(jié)省管理成本，傳統(tǒng)電子文件采用分散管理模式。但是，這種管理模式也存在很大的缺陷，容易導(dǎo)致數(shù)據(jù)不完整。比如在檢索電子信息的過(guò)程中，需要往返多個(gè)地方對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行全面收集，容易出現(xiàn)數(shù)據(jù)丟失等問(wèn)題。

3 大數(shù)據(jù)時(shí)代下電子檔案管理的應(yīng)對(duì)措施

3.1落實(shí)培訓(xùn)計(jì)劃，強(qiáng)化電子檔案管理人員的綜合能力。管理人員作為電子檔案管理工作效率和質(zhì)量基礎(chǔ)影響因素，在電子檔案管理中，首要的任務(wù)就是建立培訓(xùn)計(jì)劃，通過(guò)高質(zhì)量的培訓(xùn)工作落實(shí)，對(duì)電子檔案管理人員的綜合能力進(jìn)行全面提升，例如信息化管理能力以及計(jì)算機(jī)設(shè)備操作能力等，為電子檔案管理工作的開(kāi)展奠定高質(zhì)量的人員基礎(chǔ)，推動(dòng)電子檔案管理工作的落實(shí)。

3.2建立健全電子檔案的法律法規(guī)。首先，國(guó)家層面應(yīng)當(dāng)出臺(tái)相應(yīng)的法律來(lái)對(duì)電子檔案的法律效力予以承認(rèn)，推動(dòng)電子檔案普及，要對(duì)檔案館免責(zé)條款進(jìn)行明確，避免因檔案館開(kāi)放電子檔案所面對(duì)的種種責(zé)任。面對(duì)電子檔案當(dāng)前存在的一系列問(wèn)題，需要明確的法律來(lái)解決，讓法律成為電子檔案管理工作有效開(kāi)展的重要指導(dǎo)，也要讓法律成為保護(hù)工作人員合理開(kāi)展檔案開(kāi)放工作的重要依據(jù)，成為正常開(kāi)展檔案管理工作的保護(hù)傘。其次，要依托法律完善電子檔案開(kāi)放過(guò)程中面臨信息安全的解決辦法。盡管電子檔案的安全管理是當(dāng)前我們面臨的重要難題，但我們需要做的是如何來(lái)化解這個(gè)風(fēng)險(xiǎn)，而不是成為限制電子檔案開(kāi)放的一個(gè)理由。只有建立健全電子檔案管理的相關(guān)法律法規(guī)，才能推動(dòng)電子檔案管理更加規(guī)范化、科學(xué)化。最后，要完善獎(jiǎng)懲追責(zé)機(jī)制，對(duì)于電子檔案管理工作中做出突出貢獻(xiàn)的單位和個(gè)人要進(jìn)行獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)于因不履行職責(zé)、不配合電子檔案管理工作的行為進(jìn)行追責(zé)，積極推動(dòng)電子檔案的開(kāi)放利用，真正發(fā)揮電子檔案的價(jià)值。

3.3確保檔案管理系統(tǒng)能夠長(zhǎng)久應(yīng)對(duì)海量數(shù)據(jù)的安全遷移、導(dǎo)入。在進(jìn)行檔案信息化建設(shè)時(shí)，一個(gè)基礎(chǔ)性工作就是將一個(gè)組織內(nèi)部不同成員單位之間原有檔案管理系統(tǒng)中的檔案數(shù)據(jù)統(tǒng)一遷移至新系統(tǒng)中，在遷移過(guò)程中，技術(shù)人員需要給遷移的數(shù)據(jù)分配一個(gè)新的存儲(chǔ)單元路徑，系統(tǒng)自動(dòng)在定義的遷移路徑下建立指定檔案的副本，為保證遷移數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確和完整，復(fù)制完成后，系統(tǒng)自動(dòng)對(duì)遷移數(shù)據(jù)進(jìn)行校驗(yàn)，確保遷移數(shù)據(jù)與原始數(shù)據(jù)完全一致。

3.4構(gòu)建完善的網(wǎng)絡(luò)查詢平臺(tái)。用戶直接接觸電子檔案信息的途徑，就是各個(gè)電子信息檔案館的網(wǎng)絡(luò)查詢平臺(tái)。如果投入運(yùn)行的網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)上關(guān)于檔案信息的分類不明確，查詢方法太過(guò)復(fù)雜，就會(huì)給用戶，尤其是老年用戶帶來(lái)查詢困難，無(wú)法為用戶提供更好的服務(wù)。因此，電子檔案館應(yīng)該積極完善網(wǎng)站建設(shè)，實(shí)現(xiàn)電子信息條目清晰化，查詢操作簡(jiǎn)單化。不斷提高服務(wù)質(zhì)量和水平，從而實(shí)現(xiàn)電子檔案管理的人性化和智能化。

結(jié)語(yǔ)：信息時(shí)代，信息技術(shù)逐漸被應(yīng)用于社會(huì)的各個(gè)領(lǐng)域，這對(duì)檔案管理工作既是機(jī)遇也是挑戰(zhàn)。實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理是時(shí)代的趨勢(shì)，也是全球信息化發(fā)展的必然選擇。

參考文獻(xiàn)：

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