事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)對(duì)策研究

林興科

摘 要：隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展以及人們認(rèn)知水平的提高，我國(guó)在事業(yè)單位的檔案工作上已經(jīng)取得了一定程度上的進(jìn)步，工作效率得到提升，但同西方發(fā)達(dá)國(guó)家相比，我國(guó)檔案管理信息化建設(shè)程度是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的，仍需采取一些對(duì)策促進(jìn)檔案管理工作更上一個(gè)臺(tái)階。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;檔案管理;信息化

引言

黨的十九大以來(lái)，以習(xí)近平同志為核心的黨中央把人民身體健康作為全面建成小康社會(huì)的重要內(nèi)涵，從維護(hù)全民健康和實(shí)現(xiàn)國(guó)家長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展的角度出發(fā)，全面部署、持續(xù)推進(jìn)。醫(yī)院等事業(yè)單位在我國(guó)長(zhǎng)期健康發(fā)展中占有重要地位，隨著信息技術(shù)水平的不斷提升，醫(yī)院內(nèi)部的檔案數(shù)量明顯增加，檔案類(lèi)型和檔案信息載體也產(chǎn)生了一定的復(fù)雜性演變趨勢(shì)，提高事業(yè)單位檔案管理有效性至關(guān)重要。

1.事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的必要性

檔案涵蓋了事業(yè)單位內(nèi)部包括員工信息、合同審批、工作流程、重大會(huì)議決定等大量的信息，是事業(yè)單位的寶貴資源。隨著信息化時(shí)代的到來(lái)，事業(yè)單位檔案管理工作也要順應(yīng)時(shí)代潮流，向信息化發(fā)展轉(zhuǎn)變，這樣才可以更好地確保事業(yè)單位檔案管理工作的真實(shí)、高效、安全，同時(shí)也可以方便事業(yè)單位內(nèi)部人員進(jìn)行檔案的調(diào)閱和整理，進(jìn)而促進(jìn)事業(yè)單位內(nèi)部各項(xiàng)工作的有效進(jìn)行。

2.事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的路徑

2.1提升客觀認(rèn)識(shí)

近年來(lái)，我國(guó)在醫(yī)療服務(wù)體系建設(shè)和醫(yī)院管理體系發(fā)展中投入了大量的人力、物力和有力政策，促進(jìn)了醫(yī)療環(huán)境的有效改善，為人們提供了更加便捷的就醫(yī)路徑。隨著網(wǎng)上就醫(yī)系統(tǒng)的逐漸成熟，電子檔案數(shù)量大大提升，電子檔案管理體系與事業(yè)單位原有的傳統(tǒng)檔案管理體系產(chǎn)生了一定的矛盾和沖突，要想促進(jìn)事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)，必須提高客觀認(rèn)識(shí)，以下對(duì)其提出相關(guān)建議：第一，事業(yè)單位內(nèi)部的檔案管理部門(mén)應(yīng)該具備創(chuàng)新型發(fā)展理念和全局性發(fā)展眼光，充分審視傳統(tǒng)檔案管理體系和檔案管理制度在電子檔案管理上的不足，全面認(rèn)識(shí)到檔案管理信息化建設(shè)的必要性。第二，我國(guó)相關(guān)管理部門(mén)應(yīng)該對(duì)事業(yè)單位施加外部干預(yù)，提高事業(yè)單位對(duì)檔案管理信息化建設(shè)的認(rèn)知水平，并利用當(dāng)前的新媒體環(huán)境，多方面展現(xiàn)事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的優(yōu)勢(shì)，拓展事業(yè)單位的檔案管理視野，為檔案管理信息化建設(shè)提供穩(wěn)定的驅(qū)動(dòng)力[1]。

2.2加強(qiáng)技術(shù)引進(jìn)

在5G、云計(jì)算、物聯(lián)網(wǎng)等相關(guān)技術(shù)的支持下，醫(yī)療服務(wù)體系的現(xiàn)代化建設(shè)水平顯著提升，醫(yī)療服務(wù)能力也得到了有效增長(zhǎng)，在這種發(fā)展環(huán)境下，醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)至關(guān)重要，刻不容緩，可通過(guò)加強(qiáng)技術(shù)引進(jìn)，促進(jìn)醫(yī)院檔案管理的信息化建設(shè)，以下對(duì)其提出相關(guān)建議：第一，隨著我國(guó)科學(xué)技術(shù)水平的不斷提升，相關(guān)先進(jìn)技術(shù)已經(jīng)在醫(yī)療服務(wù)領(lǐng)域中得以廣泛應(yīng)用，并取得了實(shí)質(zhì)性的應(yīng)用效果，醫(yī)療服務(wù)體系的現(xiàn)代化發(fā)展已經(jīng)成為了必然趨勢(shì)，為了高效、高質(zhì)量管理現(xiàn)代醫(yī)療服務(wù)體系發(fā)展產(chǎn)生的大量電子檔案，事業(yè)單位檔案管理部門(mén)可以有針對(duì)性地引進(jìn)數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)和檔案信息系統(tǒng)建設(shè)技術(shù)。其中，檔案信息系統(tǒng)建設(shè)技術(shù)具有較高的靈活性，事業(yè)單位內(nèi)部的檔案管理部門(mén)應(yīng)該具備較高的先進(jìn)技術(shù)掌握能力，能夠充分開(kāi)拓檔案信息化管理視野，積極借鑒先進(jìn)建設(shè)經(jīng)驗(yàn)，與事業(yè)單位內(nèi)部傳統(tǒng)的檔案管理制度、檔案管理體系和相關(guān)流程相結(jié)合，產(chǎn)生全新的檔案信息化系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的有效整合和分級(jí)、分區(qū)塊管理。數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)可與檔案信息系統(tǒng)建設(shè)技術(shù)相配合，對(duì)醫(yī)院日常運(yùn)營(yíng)中產(chǎn)生的檔案進(jìn)行轉(zhuǎn)換、分類(lèi)和儲(chǔ)存，提高檔案信息管理效果，保障檔案信息安全。第二，事業(yè)單位在實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化建設(shè)的過(guò)程中，可在系統(tǒng)中添加現(xiàn)代化搜索引擎，以便醫(yī)療服務(wù)體系內(nèi)部的相關(guān)人員和就醫(yī)人員按照具體需求，在授權(quán)支持下，精細(xì)化、快速篩選檔案信息。

2.3推進(jìn)人員培訓(xùn)

事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)離不開(kāi)先進(jìn)技術(shù)人才的支持，面對(duì)事業(yè)單位內(nèi)部逐漸增加的檔案數(shù)量和復(fù)雜的檔案信息載體、檔案類(lèi)型，推進(jìn)人員培訓(xùn)至關(guān)重要，以下對(duì)其提出相關(guān)建議：第一，就事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)而言，相關(guān)管理人員應(yīng)該具備全局性管理意識(shí)和現(xiàn)代化管理理念，憑借對(duì)檔案管理信息化建設(shè)的高度認(rèn)識(shí)，為單位內(nèi)部相關(guān)人員提供優(yōu)良的成長(zhǎng)環(huán)境和學(xué)習(xí)空間，讓其能夠高質(zhì)量掌握檔案信息化管理方法[2]，提高管理效率。可邀請(qǐng)檔案信息化建設(shè)領(lǐng)域的相關(guān)專(zhuān)家對(duì)內(nèi)部檔案管理人員進(jìn)行精細(xì)化培訓(xùn)，根據(jù)事業(yè)單位內(nèi)部的實(shí)際檔案管理情況和檔案管理需求，解答檔案管理人員的工作難題，傳授工作經(jīng)驗(yàn)，進(jìn)一步提高檔案信息化建設(shè)的有效性。第二，事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)與我國(guó)的長(zhǎng)期健康發(fā)展具有密不可分的關(guān)系，基于此，事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)也是促進(jìn)我國(guó)整理管理能力提高的有效路徑之一，我國(guó)相關(guān)部門(mén)應(yīng)該為事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)提供有利支持，可由地方檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)組織召開(kāi)檔案管理信息化建設(shè)經(jīng)驗(yàn)交流會(huì)議，為事業(yè)單位提供交流平臺(tái)，促進(jìn)技術(shù)融合，實(shí)現(xiàn)管理創(chuàng)新。

2.4促進(jìn)系統(tǒng)銜接

事業(yè)單位在建設(shè)信息化檔案管理系統(tǒng)時(shí)，應(yīng)該嚴(yán)格落實(shí)習(xí)近平總書(shū)記系列重要講話精神，按照“五位一體”總體布局和“四個(gè)全面”戰(zhàn)略布局，切實(shí)保證檔案信息化管理的有效性和針對(duì)性。面對(duì)日益增加的電子檔案數(shù)量，事業(yè)單位應(yīng)該實(shí)現(xiàn)信息化系統(tǒng)的有效銜接。目前，事業(yè)單位檔案信息化系統(tǒng)主要包括檔案加工系統(tǒng)、檔案查詢(xún)系統(tǒng)、設(shè)置系統(tǒng)、管理系統(tǒng)和登記系統(tǒng)。為了提高信息傳輸?shù)挠行裕飨到y(tǒng)之間必須進(jìn)行有效銜接。例如，目前醫(yī)院檔案加工系統(tǒng)主要包括檔案轉(zhuǎn)換、檔案排序、檔案質(zhì)檢、檔案信息管理和工作量統(tǒng)計(jì)等相關(guān)功能，而檔案查詢(xún)系統(tǒng)包括檔案信息查詢(xún)、檔案類(lèi)型查詢(xún)、檔案模塊查詢(xún)、檔案處理質(zhì)量查詢(xún)等功能，實(shí)現(xiàn)檔案加工系統(tǒng)和檔案查詢(xún)系統(tǒng)的信息共享可以進(jìn)一步掌握檔案的處理狀態(tài)，獲知檔案位置和檔案的用途。另外，除了實(shí)現(xiàn)各個(gè)檔案管理系統(tǒng)的銜接，還應(yīng)使事業(yè)單位內(nèi)部各個(gè)部門(mén)得到良好銜接，可通過(guò)構(gòu)建線上檔案管理平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)該目的，加強(qiáng)檔案信息共享力度。

結(jié)論：

簡(jiǎn)而言之，目前我國(guó)正處于各項(xiàng)事業(yè)發(fā)展的關(guān)鍵時(shí)期，對(duì)事業(yè)單位的檔案進(jìn)行信息化管理，有助于提高檔案管理效率，保證檔案管理質(zhì)量，進(jìn)一步挖掘事業(yè)單位檔案信息的內(nèi)在價(jià)值，創(chuàng)新發(fā)展體系，提高檔案資源的應(yīng)用有效性，促進(jìn)事業(yè)單位的現(xiàn)代化發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

[1]趙澍，整合單位檔案工作管理模式與規(guī)章制度探索[J].辦公室業(yè)務(wù)，2020（3）.

[2]趙春峰.事業(yè)單位檔案的數(shù)字化管理方略談[J].山西青年，2020（1）.