淺談檔案管理的問(wèn)題與對(duì)策

彭剛

摘 要：隨著時(shí)代的發(fā)展，社會(huì)的進(jìn)步，科學(xué)技術(shù)的迅猛推進(jìn)，檔案管理工作面臨著新的機(jī)遇和挑戰(zhàn)，傳統(tǒng)的管理理念、管理策略、管理工作已經(jīng)遠(yuǎn)遠(yuǎn)更不上時(shí)代發(fā)展的步伐，所以必須立足實(shí)際，分析其中存在的問(wèn)題和不足，探索出更多更有效的策略和方法來(lái)提高檔案管理工作的有效性。為此，本文理論聯(lián)系實(shí)際，就此問(wèn)題展開(kāi)了分析，給出了幾點(diǎn)參考策略，希望能夠?qū)臉I(yè)者更好的展開(kāi)檔案管理工作提供一定的參考和幫助。

關(guān)鍵詞：檔案管理;存在問(wèn)題;應(yīng)對(duì)措施;質(zhì)量提高;實(shí)現(xiàn)

策略

檔案是信息的重要載體，是個(gè)人經(jīng)歷與社會(huì)實(shí)踐上的真實(shí)記錄，檔案記載了思想品德、業(yè)務(wù)能力與工作實(shí)績(jī)等多方面的內(nèi)容，是主要的信息源，相應(yīng)的，與其他的工作不同，檔案管理工作是一項(xiàng)政策性、機(jī)密性、專業(yè)性較強(qiáng)的工作，所以努力提高檔案管理工作的質(zhì)量和有效性就顯得尤為重要了，對(duì)于資源的開(kāi)發(fā)、人才的培養(yǎng)、社會(huì)的發(fā)展有著非常重要的影響，所以，作為從業(yè)者，有必要對(duì)此項(xiàng)工作做進(jìn)一步的分析和研究。

一、檔案管理中存在的問(wèn)題

1.重視程度不高

長(zhǎng)期以來(lái)，一部分人對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)存在偏差，認(rèn)為就是抄抄寫(xiě)寫(xiě)，保管的事務(wù)性工作，不能給單位創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)利益，只要不丟失、不泄密，能應(yīng)付外調(diào)、查檔就行了。所以對(duì)其重視程度不夠高。

2.管理力量薄弱

通過(guò)相關(guān)調(diào)查研究發(fā)現(xiàn)，很多檔案管理人員的綜合素質(zhì)并不高，并不是科班出生，沒(méi)有經(jīng)過(guò)專業(yè)的培訓(xùn)，甚至有人是身兼數(shù)職，對(duì)檔案管理工作投入的精力不足，致使檔案管理力量較為薄弱，及容易出現(xiàn)一些錯(cuò)誤。

3.管理方式滯后

管理方式滯后是比較突出的問(wèn)題之一，主要表現(xiàn)為沒(méi)有專用的檔案室，檔案室狹窄，檔案保護(hù)、防護(hù)設(shè)備不齊全，信息化管理程度不夠高，管理方式形式化、模式化嚴(yán)重，缺乏創(chuàng)新性，致使紙質(zhì)檔案容易出現(xiàn)受潮、蟲(chóng)蛀等問(wèn)題，電子檔案存在較大的安全風(fēng)險(xiǎn)，影響了檔案管理工作應(yīng)有價(jià)值的充分實(shí)現(xiàn)。

二、解決問(wèn)題，提高檔案管理質(zhì)量的對(duì)策

1.加強(qiáng)學(xué)習(xí)，構(gòu)建專業(yè)化人才隊(duì)伍

不論是傳統(tǒng)的檔案管理方式還是信息化檔案管理工作，都需要人的操作來(lái)實(shí)現(xiàn)。可以說(shuō)，人在檔案管理中的地位始終都是無(wú)法替代的，因此，為了解決問(wèn)題，提高檔案管理工作的質(zhì)量，首先就需要構(gòu)建高素質(zhì)、強(qiáng)有力的檔案管理人才隊(duì)伍。為此，我認(rèn)為需要從以下幾點(diǎn)出發(fā)：第一，檔案管理人員自身要樹(shù)立終身學(xué)習(xí)的能力，加強(qiáng)學(xué)習(xí)，拓展視野，夯實(shí)基礎(chǔ)，提升自己的業(yè)務(wù)能力;第二，制定明確的制度規(guī)范，確保檔案管理中涉及到的各個(gè)工作人員能夠相互配合、相互協(xié)作、相互監(jiān)督、相互促進(jìn)，確保檔案管理工作有條不紊的順利進(jìn)行，達(dá)到1+1>2的管理效果;第三，要加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)力度，通過(guò)講座、考試、外出參觀、學(xué)習(xí)等多樣化的方式來(lái)提升檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力;第四，要請(qǐng)進(jìn)更多更專業(yè)的人才，注入新的活力，帶領(lǐng)原有的檔案管理團(tuán)隊(duì)更好的展開(kāi)檔案管理工作;第五，要制定獎(jiǎng)懲機(jī)制，做到有法可依，有章可尋。

2.僅隨時(shí)代，實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化

隨著網(wǎng)絡(luò)時(shí)代的發(fā)展，信息技術(shù)的日漸成熟，檔案也突破了傳統(tǒng)的紙質(zhì)存儲(chǔ)模式，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化、信息化。相應(yīng)的，檔案管理工作也需要緊隨時(shí)代發(fā)展的變化，實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化。而這一方面需要加強(qiáng)對(duì)人才的培養(yǎng)力度，確保其能夠了解信息化檔案，管理好網(wǎng)絡(luò)檔案;另一方面，需要加強(qiáng)對(duì)現(xiàn)代化信息技術(shù)的引用程度，如縮微技術(shù)、現(xiàn)代科技、先進(jìn)多樣的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等，以此來(lái)優(yōu)化檔案管理工作，提高管理效率;此外，還需要加強(qiáng)對(duì)信息化檔案管理工作的資金投入程度，重視對(duì)檔案部門(mén)的管理，為信息化檔案管理質(zhì)量的提高保駕護(hù)航。

3.健全制度，建立完善的管理體系

健全的制度，完善的管理體系是解決問(wèn)題，提高檔案管理質(zhì)量的基礎(chǔ)和根本保障。為此，我們需要在遵守大制度、適應(yīng)整體環(huán)境的基礎(chǔ)上，制定出更具有針對(duì)性的制度規(guī)范，建立更完善、有效的檔案管理體系。具體來(lái)說(shuō)，我認(rèn)為需要從以下幾個(gè)方面著手：第一，規(guī)章制度、管理體系要科學(xué)、合理，根據(jù)實(shí)際工作的變化處于不斷完善和優(yōu)化的積極發(fā)展?fàn)顟B(tài)，確保建立起的制度規(guī)范，形成的管理體系符合單位的特點(diǎn)和檔案管理的實(shí)際需要;第二，一定要堅(jiān)持簡(jiǎn)明、實(shí)用、內(nèi)容全面、易操作的基本原則，以便更好的發(fā)揮制度的作用，管理體系的價(jià)值;第三，制度的建立，體系的完善要堅(jiān)持雙向約束性的原則，也就是說(shuō)既需要對(duì)員工的具體檔案管理工作進(jìn)行有效的約束和引導(dǎo)，也需要對(duì)領(lǐng)導(dǎo)的行為、形象進(jìn)行約束和指引，確保單位的每個(gè)人都是檔案的執(zhí)行者和管理者;第四，要確保制度規(guī)范、管理體系的嚴(yán)肅性、權(quán)威性，也就是說(shuō)一旦形成就需要嚴(yán)格的遵守，做到有功必賞，有過(guò)必罰。這樣一來(lái)，才能在潛移默化的過(guò)程中達(dá)到更優(yōu)質(zhì)的檔案管理效果。

4.強(qiáng)化意識(shí)，提升電子檔案管理水平

現(xiàn)如今，電子檔案是一種重要的檔案承載方式，現(xiàn)如今，隨著信息化的不斷推進(jìn)，檔案數(shù)量和內(nèi)容的逐漸復(fù)雜，電子檔案的重要性日漸突出。為此，我們就需要強(qiáng)化意識(shí)，加強(qiáng)對(duì)電子檔案的重視程度，并想方設(shè)法提高電子檔案的管理水平。具體來(lái)說(shuō)，第一，提高安全意識(shí)，找到防范計(jì)算機(jī)病毒以及黑客攻擊的策略和方法，提高電子檔案的安全性;第二，重視電子檔案的真實(shí)性;第三，強(qiáng)化電子檔案管理意識(shí)，讓現(xiàn)代化、數(shù)字化檔案管理概念深入人心;第四，規(guī)范電子檔案管理的流程，確保人人肩上有責(zé)任，并且做到人盡其則，提高監(jiān)督管理的力度，確保電子檔案管理工作的高質(zhì)量進(jìn)行，盡量減少不必要的錯(cuò)誤和損失。

總的來(lái)說(shuō)，立足實(shí)際，從多方面著手，探究出更多更有效的策略和方法來(lái)提高檔案管理工作的質(zhì)量和有效性是時(shí)代賦予我們行業(yè)工作者艱巨而神圣的使命，我們有責(zé)任和義務(wù)將其落到實(shí)處。但這并不是一件容易的事，也不是幾個(gè)策略和方法就能夠?qū)崿F(xiàn)的，本文所給出的加強(qiáng)學(xué)習(xí)，構(gòu)建專業(yè)化人才隊(duì)伍;僅隨時(shí)代，實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化;健全制度，建立完善的管理體系;強(qiáng)化意識(shí)，提升電子檔案管理水平四個(gè)策略是個(gè)人認(rèn)為比較有效、可行、實(shí)用的四個(gè)策略，當(dāng)然，不夠完善，在日后展開(kāi)檔案管理工作時(shí)還會(huì)繼續(xù)總結(jié)，繼續(xù)為更優(yōu)質(zhì)檔案管理工作效果的獲得貢獻(xiàn)一己之力。

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