通信設計企業產品檔案的掃碼錄入和流水排架的管理模式

摘 要：通信設計企業檔案以產品檔案為主，由于移動通信的飛速發展，產品檔案的數量急劇增加，傳統檔案的管理模式已經不能適應生產的發展，因而因實而變，做到保管和效益的雙贏。

關鍵詞：通信設計企業;產品檔案;掃碼;排架

通信設計企業的產品檔案，是企業檔案的主要門類，隨著移動通信技術的發展，移動通信設計產品量劇增，而檔案室工作人員沒有增加。檔案整理的錄入工作量大，傳統的科技檔案“分類排架”法又存在留空和倒架問題。

為了改變這種局面，我所在的檔案室在技術人員的技術支持下，進行了大膽革新。

一、改革的思維依據：檔案的保管是為了利用，保管不是為了標準和規范而保管，庫房只要具有保管的良好條件， 傳統的紙質檔案庫房要達到八防“防火、防盜、防塵、防鼠、防蟲、防濕、防高溫、防光”，現在電子檔案出現，增加防有害氣體、防磁、防震等等條件，具備這些保管條件之后，那么如何排架，可以根據自己的情況來定，檔案放在庫房里，能找到就行，就是這種最簡單的思維模式，方便查找，方便利用。

二、改革的技術基礎：企業大生產系統平臺的運用，檔案管理系統的接入，檔案電子檔上傳平臺存儲， 檔案計算機檢索的實現。這是通信設計產品電子檔案進行流水排架的技術基礎。

三、掃碼器錄入技術的使用受書店和超市掃碼識別商品價格進行收款的啟示在檔案管理中的大膽運用。

四、革新的過程簡介：

1、安徽時期：2006年，安徽郵電設計院從過去的移動企業的服務公司劃分出來，整體制劃給了中國移動設計院，改名為中國移動設計院安徽分院。院本部頒發了新的檔案分類細則，安徽分院過去沿襲的分類模式不再使用。對2006年的檔案分類進行了關閉。總部統一安排對2006年以后的設計產品檔案進行了大規模的數字化，但新的分類細則，仍然存在排架留空和倒架問題。當時，安徽院的設計年產量已經達年歸檔八、九千冊產品檔案規模，為了提高效率，降低工作成本，徹底去除倒架的后顧之憂，專門與總部負責檔案管理的領導進行了溝通， 遵循院總部大類分類細則，在進行數字化的大類下面，按總部編號規則編號，按流水排列， 又能即來即歸，做到無留空無倒架。在負責出版的部門技術管理人員的配合下，開發出了條形碼應用程序，每本設計都賦予唯一一個條形碼，當出版后的設計，移交檔案室，進行檔案編號后，錄入檔案管理系統的時候，對應的所有此本設計檔案信息都會立即反應在了需要錄入的檔案管理系統界面內，檔案管理人員只要輸入按照分類原則編好的檔案編號和一個大類里被賦予的流水號。雖然編號與排架流水的不一致，但在檔案管理系統里把大類流水錄入檔案系統管理界面的備注里，上架時按各大類的流水順序上架，這是檔案管理改革的大膽嘗試。這樣即來即編，即編即錄的檔案整理模式，做到不積壓，不倒架，極大地提高檔案工作效率。

新疆的革新有所不同：2017年， 本人調入新疆分院，發現產品檔案依舊使用的是傳統的排架模式，到處堆的是沒有全部出完的整理好了待上架的已經歸檔設計檔案，只所以先堆在一邊，因為怕反復倒架。已經出版歸檔完畢的產品檔案，因為留空的多少無法掌握。為了節約或空出空間來存放設計，只有不斷地倒架，值得慶幸的是，新疆產品檔案量不多，就算這樣，檔案管理人員也已經苦不堪言。

更大膽的嘗試，就是把原有的設計一律集中到一起，完成一次總歸集，關閉以往的產品檔案。次年，按一年一個大流水進行排架，即來即歸，無需考慮類別，只是編號依舊按照總部的分類規則編號，即歸即整，即錄即上架。做到即來即清，再不需要到處找地方堆檔案，再不需要每隔一段時間就要求領導派人員進行倒架了。無需去計劃效率的提升，也無需去計算管理效益，單單對于檔案人員精神上就是極大的財富。

五、這種掃碼錄入，流水排架模式有何弊端，又如何規避呢？

1、流水排架依賴的是強大的檔案管理平臺，依賴的計算機搜索功能，檔案的查找利用工作簡單而易于操作。一旦計算機系統出現問題，也會導致查找工作受影響，或造成數據的丟失，這就要求，檔案管理者每年要打出上一年的歸檔檔案目錄，加以永久保存。以備不時之需要。

2、這種流水排架還可能會給若干年后的檔案銷毀工作造成影響，但，一個時期的產品檔案，其保存期限是一致的，當根據年代長遠銷毀的時候，不存在任何問題，一起拿出銷毀就行，如果是根據不同的專業，或某些設備的存在，并且為了節省空間而不得不銷毀的話，比如移動通信發展初期的微波工程設計檔案，移動運營商的微波設備已經全部被淘汰，設備被無線信號發射設備取代，設備不存在了，為建設其設備而做的設計還有存在的必要么？那次，檔案室進行了一次銷毀工作。如果是這種情況，技術的發展，一種技術被另外一種技術代替，一種專業設計檔案沒有存在的意義的時候，就需要從電腦中搜索出所有的這樣的設計，做好銷毀清冊目錄，履行銷毀手續后，即可進行銷毀，只需要在原來的目錄上做下標識即可。然后，剩余的其他設計重新排架。

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作者簡介：孟慶梅（1968-06-），女，漢族，安徽亳州人，大學本科學歷，檔案館員，工作于中國移動通信集團設計院新疆分院。