提升公路部門檔案管理水平的實踐和思考

劉宜雙

摘 要：檔案作為黨和國家各項工作和人民群眾各方面情況的真實記錄，是促進各項事業科學發展、維護黨和國家及人民群眾根本利益的重要依據。做好公路檔案管理，才能有效保存公路改革發展重要資料，促進公路事業更好地發展。本論文以廣西公路部門檔案管理的實踐工作為例，結合檔案管理相關理論和制度，進行總結和思考，促進公路檔案更好地發揮“留存歷史、服務現實、著眼未來”的服務作用。

關鍵詞：公路;檔案管理;實踐和思考

檔案工作是黨和國家工作中不可缺少的基礎性工作，做好檔案工作是各地區各部門各單位的重要職責。隨著機關單位管理的日趨規范，機關檔案管理工作也越來越受到重視，逐步向制度化、規范化、數字化發展。近年來，公路檔案的數量越來越多，種類越來越多，檔案查詢和服務的需求也日益多樣化，這要求公路管理單位進一步規范機關檔案管理，提升公路檔案的管理水平。

一、公路部門檔案管理存在的普遍性問題

（一）檔案經費投入不足，軟硬件設施建設不完備。受公路改革變化、公路建養事業繁忙等諸多因素影響，一些單位對檔案工作不夠重視，沒有將檔案工作經費納入部門預算中，投入的經費十分有限，檔案軟硬件設施陳舊。一些基層單位檔案室規格不高、配置不全，不符合檔案“九防”要求，檔案安全存在一定的風險和隱患。少數基層單位缺少檔案管理軟件，檔案保管、查詢和利用手段原始落后。

（二）檔案資源有限，檔案管理規范化水平不高。檔案資源比較單一，文書類、會計類、公路專業檔案收集較齊全，其他門類檔案收集較少，缺少影像類、活動類、實物類等檔案。一些單位缺少檔案管理的相關制度，對檔案保管和使用管理不到位，缺少檔案借閱流程和審批手續等，與檔案規范管理要求還有一定差距。

（三）檔案電子化程度低，檔案管理工作效率不高。整體上看，公路檔案數字化建設起步較慢，目前只有少部分永久類文書檔案進行了數字化整理工作，大部分單位的檔案仍然是以紙質檔案為主。紙質檔案容易老化和破損，在調閱、查詢時有諸多不便，也不利于檔案的開發、編研和利用，工作效率不夠高。

二、廣西公路部門在檔案管理方面的實踐探索

為解決公路檔案管理存在的問題，促進檔案管理水平提升，更好服務公路事業發展，廣西公路系統進行了積極的實踐探索，積累了一些工作經驗。

（一）健全檔案管理機制。強化組織領導，把檔案工作納入本單位工作計劃和議事日程，明確承擔檔案工作的機構，建立機關檔案工作網絡，指定人員負責檔案工作，制定檔案管理有關制度，及時做好各種門類、各種載體文件材料的收集、整理、歸檔等工作。自2019年起，把檔案工作納入年度績效考核內容。同時，要求各公路部門主動向地方檔案行政管理部門匯報工作，積極主動參加地方組織的各類檔案活動。

（二）加強公路檔案基礎設施建設。規范和加強各級公路部門檔案室建設。用房條件允許的，已經逐步改造和升級現有檔案室，力爭將其建成面積達標、設施完善、安全保密、服務便捷、節能環保的新型檔案室，使其庫容滿足今后20年以上保管檔案的需要。檔案數量較少的縣級公路部門，進一步加強檔案基礎設施建設，嚴格按照檔案室“九防”要求完善相關設施，做好檔案安全保管工作。

（三）完善公路檔案資源體系建設。制定《廣西壯族自治區公路管理局機關文件材料歸檔實施辦法和機關文件歸檔范圍、保管期限表》報廣西壯族自治區檔案局審核同意實施，并組織各單位認真學習。加強資料收集和保管，凡是應歸檔的文件材料（包括照片、錄音錄像、實物等），需每年定期歸檔，歸檔文件材料應當真實、準確、系統，文件材料組件齊全、內容完整，確保重要行業檔案不流失。

（四）完善公路檔案安全體系建設。完善檔案安全應急制度，制定應急預案，把檔案室列入重點保護范圍，確保檔案受到危險時得到優先搶救和妥善處置，特別要加強汛期檔案安全保管工作。做好檔案利用服務，確保檔案在利用服務過程中不丟失、不損壞、不泄密。重視“互聯網+”環境下檔案的風險和信息安全，在檔案數字化外包中嚴格遵守保密規定，嚴防檔案資源在傳輸、處理中失泄密。

（五）加快公路檔案信息化建設。把檔案信息化列入本單位信息化建設整體規劃，提升檔案信息化管理水平。在自治區級公路部門全面完成重要檔案數字化的基礎上，及時總結經驗，于2019年投入150萬元，全面啟動檔案信息化建設工作。目前，9個市級公路部門對檔案信息管理系統的使用率達到100%。逐步健全檔案機讀電子目錄，推進傳統載體檔案數字化，對重要程度高、保管期限長、利用頻率高的傳統載體檔案，加快進行數字化加工，預計2021年底前，市級以上公路管理機構檔案室文書類永久檔案數字化率達到100%。

三、健全公路檔案管理長效保障機制的思考

鞏固檔案管理成果和持續提升檔案管理水平，離不開長效保障機制。從資金、人員、環境等方面建立起有效的機制，才能保障公路檔案事業健康持續發展。

（一）建立穩定的資金保障機制。將檔案工作預算納入單位預算中，作為專項經費，加大資金投入力度，進一步完善公路檔案室基礎設施建設，支持信息化工程，配置檔案管理必需設施設備，保障運行維護。支持基層單位創建等級檔案室，數字檔案室，對創建成功的單位給予一定的工作經費獎勵。

（二）建立人才保障機制。依據檔案管理相關規定和實際需要，配備能滿足檔案工作的專（兼）職檔案工作人員，保持隊伍相對穩定。優化人才結構，通過公開招聘等形式引進具有檔案管理、信息資源管理等專業知識的人才。積極創造條件，加強培訓交流，組織檔案管理人員到先進單位參觀學習，加強經驗交流，不斷提高公路系統檔案管理人員業務水平。

（三）建立檔案普法宣傳教育機制。加強檔案法律法規和檔案知識宣傳工作，樹立公路系統全員檔案意識，提升全社會對檔案工作的認識，不斷增強檔案工作人員責任感和使命感。積極開發利用檔案資源，挖掘檔案現實價值和歷史價值，加大檔案宣傳力度，增強檔案工作影響力，努力開創檔案工作新局面。