加強(qiáng)預(yù)付款管理提高資金使用安全

王成業(yè)

摘 要：旅客、貨主預(yù)付款是鐵路運(yùn)輸費(fèi)用核收方式之一，加強(qiáng)鐵路客戶預(yù)付款管理，是企業(yè)財(cái)務(wù)會計(jì)核算和鐵路運(yùn)輸收入管理重要組成部分。正確核算客戶預(yù)付款，加快鐵路運(yùn)輸進(jìn)款核收，履行簽認(rèn)制度，確保債權(quán)債務(wù)核對相符，保證預(yù)付款資金安全使用。

關(guān)鍵詞：預(yù)付款管理;資金使用安全

為規(guī)范鐵路客戶預(yù)付款管理，為客戶提供便捷服務(wù)，確保運(yùn)輸收入進(jìn)款和客戶預(yù)付款安全，國鐵集團(tuán)（原中國鐵路總公司）印發(fā)了《鐵路客戶預(yù)付款管理辦法》（鐵總財(cái)，2014，303 號），對加強(qiáng)鐵路預(yù)付款管理起到指導(dǎo)作用。根據(jù)集團(tuán)公司轄區(qū)客貨營業(yè)單位預(yù)付款管理的實(shí)際情況，結(jié)合預(yù)付款管理的相關(guān)規(guī)定和要求，從鐵路運(yùn)輸進(jìn)款管理角度，淺談鐵路運(yùn)輸收入工作中對預(yù)付款的核算和問題處理。

一、鐵路客戶預(yù)付款簡述

鐵路客戶預(yù)付款（以下簡稱客戶預(yù)付款）是指付款人（即鐵路客戶）與收款人（即鐵路單位）在簽訂鐵路客戶票款或運(yùn)雜費(fèi)預(yù)付款協(xié)議后，向鐵路支付并?？钣糜诟犊钊酥Ц段磥戆l(fā)生鐵路運(yùn)輸費(fèi)用的款項(xiàng)。辦理鐵路客戶預(yù)付款應(yīng)遵循收付雙方自愿的原則，并簽訂鐵路客戶預(yù)付款協(xié)議。

（一）鐵路客戶預(yù)付款分類

1.客貨營業(yè)車站辦理結(jié)算的客戶預(yù)付款

2.鐵路局集團(tuán)公司集中結(jié)算的客戶預(yù)付款

3.電子支付平臺結(jié)算的旅客候補(bǔ)購票預(yù)付款

（二）鐵路客戶預(yù)付款主要支付方式

1.現(xiàn)金

2.支票

3.電子支付（銀行 POS 機(jī)刷卡、銀行網(wǎng)銀支付等）

（三）辦理客貨預(yù)付款單位

局集團(tuán)公司車務(wù)站段 13 個(gè)，客貨營業(yè)單位辦理預(yù)付款結(jié)算109 個(gè);集團(tuán)公司管理的集中結(jié)算預(yù)付款客戶 5 個(gè)。

二、易于發(fā)生的幾種預(yù)付款核算差錯(cuò)

1.車站進(jìn)款員違規(guī)抵用預(yù)付款。例：某車站分別管理甲、乙、丙 3 個(gè)客票代售點(diǎn)。當(dāng)日結(jié)賬時(shí)，車站進(jìn)款員發(fā)現(xiàn)甲代售點(diǎn)賬面預(yù)付款余額不足，無法進(jìn)行抵用當(dāng)日實(shí)際發(fā)生的客票進(jìn)款金額，為達(dá)到當(dāng)日進(jìn)款當(dāng)日核收和平衡票據(jù)進(jìn)款報(bào)表的目的，擅自從乙或丙代售點(diǎn)預(yù)付款余額中抵用全部或部分甲代售點(diǎn)實(shí)際客票進(jìn)款金額，違背了預(yù)付款不能相互抵用的原則。

2.單位間相互混用預(yù)付款。例：某站貨運(yùn)營業(yè)部（以下簡稱營業(yè)部）辦理甲公司當(dāng)日發(fā)送貨物運(yùn)雜費(fèi)結(jié)算時(shí)，發(fā)現(xiàn)甲公司賬面預(yù)付款余額不足，經(jīng)聯(lián)系甲公司確認(rèn)，當(dāng)日無法向營業(yè)部收入專戶存入預(yù)付款。甲公司提出其子公司也在該營業(yè)部辦理預(yù)付款業(yè)務(wù)，允許營業(yè)部從其子公司預(yù)付款賬面余額中抵用甲公司實(shí)際發(fā)生的運(yùn)雜費(fèi)結(jié)算款。營業(yè)部進(jìn)款員未按規(guī)定填制“運(yùn)輸進(jìn)款欠補(bǔ)款報(bào)告”（財(cái)收-35）進(jìn)行運(yùn)輸收入正確核算，而是從甲公司的子公司賬面預(yù)付款余額中抵用了甲公司的運(yùn)雜費(fèi)結(jié)算款。

3.信譽(yù)使用預(yù)付款。例：某個(gè)體公司長期在車站貨運(yùn)發(fā)送

貨物，預(yù)付款賬面余額足以抵用運(yùn)雜費(fèi)結(jié)算款，信譽(yù)度很好。某日，該公司流動資金不足，預(yù)付款賬面余額無法支付當(dāng)日發(fā)生的運(yùn)雜費(fèi)結(jié)算款，車站因?yàn)樵摴拘抛u(yù)度較好，為了穩(wěn)定客戶，默許該公司長期欠款裝車，按規(guī)定填制相關(guān)憑據(jù)，進(jìn)行運(yùn)輸收入核算，欠交的運(yùn)雜費(fèi)結(jié)算款進(jìn)行債權(quán)債務(wù)核算和管理。當(dāng)收到該公司因債務(wù)糾紛，資金鏈斷裂，無法維持企業(yè)正常經(jīng)營，公司倒閉清算時(shí)，車站開展追補(bǔ)工作，造成運(yùn)輸收入進(jìn)款安全隱患。

4.未按規(guī)定核算方式處理預(yù)付款。例：某私營物流公司到

車站營業(yè)部開辦貨物運(yùn)輸業(yè)務(wù)，為了方便結(jié)算，提出運(yùn)雜費(fèi)結(jié)算

款采取預(yù)交現(xiàn)金方式。營業(yè)部收取該物流公司現(xiàn)金后，按規(guī)定存入車站運(yùn)輸收入專戶并匯繳上級收入專戶，但未按照預(yù)付款管理規(guī)定，填制“預(yù)付款存入憑證”（財(cái)收-33）進(jìn)行預(yù)付款核算及列報(bào)。營業(yè)部對該物流公司設(shè)立手工明細(xì)賬，形成賬外賬，詳細(xì)記錄物流公司每筆現(xiàn)金存入、結(jié)算款等。當(dāng)物流公司發(fā)生運(yùn)雜費(fèi)結(jié)算款時(shí)，營業(yè)部未填制“預(yù)付款抵用（退款憑證）”（財(cái)收-33-1），而是在“運(yùn)輸進(jìn)款收支報(bào)告”（財(cái)收-8）和“票據(jù)進(jìn)款交接單”（財(cái)收-22）支方“現(xiàn)金”欄列報(bào)該物流公司當(dāng)日實(shí)際發(fā)生的運(yùn)雜費(fèi)結(jié)算款，表間勾稽關(guān)系雖然核對相符，但造成賬實(shí)不符。

三、車站客貨預(yù)付款差錯(cuò)處理

旅客或托、收貨人繳納的預(yù)付款上繳集團(tuán)公司收入管理部門統(tǒng)一管理，車站必須建立“運(yùn)輸進(jìn)款債權(quán)債務(wù)登記簿（財(cái)收-36）”和分戶名（按旅客、貨主單位的）的“分戶輔助賬（財(cái)收-34）”。“分戶輔助賬”按單位建立，按日逐筆登賬，按月按戶結(jié)出余額;“運(yùn)輸進(jìn)款債權(quán)債務(wù)登記簿”應(yīng)按日、按單位分行登記，掌握發(fā)生和處理情況，做到“運(yùn)輸進(jìn)款債權(quán)債務(wù)登記簿”與“分戶輔助賬”相符。

預(yù)付款存入、抵用（退款）憑證填開錯(cuò)誤時(shí)處理方法。

1.當(dāng)日結(jié)賬前，車站發(fā)現(xiàn)“預(yù)付款存入憑證”或“預(yù)付款抵

用（退款）憑證”中“預(yù)付款單位”或“金額”填寫錯(cuò)誤時(shí)，車站應(yīng)收回原憑證，進(jìn)行作廢處理，重新填開正確的“預(yù)付款存入憑證”或“預(yù)付款抵用（退款）憑證”，按規(guī)定列賬。

2.次日或月末，車站發(fā)現(xiàn)“預(yù)付款存入憑證”或“預(yù)付款抵

用（退款）憑證”中“預(yù)付款單位”填寫錯(cuò)誤，車站應(yīng)主動向上級收入審核部門匯報(bào)，經(jīng)上級收入管理部門同意，審核分管人員授權(quán)將“鐵路運(yùn)輸收入信息管理系統(tǒng)”解封，車站重新填開正確的“預(yù)付款存入憑證”或“預(yù)付款抵用（退款）憑證”，在憑證備注欄進(jìn)行情況說明或另附憑證說明，重新結(jié)賬，上傳收入數(shù)據(jù)電子信息和紙質(zhì)憑證。

3.次月發(fā)現(xiàn)時(shí)，車站填開的上期客戶“預(yù)付款存入憑證”或

“預(yù)付款抵用（退款）憑證”中“預(yù)付款單位”填寫錯(cuò)誤，應(yīng)主動向上級收入審核部門匯報(bào)，經(jīng)上級收入管理部門同意，對原始“預(yù)付款存入憑證”或“預(yù)付款抵用（退款）憑證”紅字沖正，重新填開正確的“預(yù)付款存入憑證”或“預(yù)付款抵用（退款）憑證”，分別在備注欄進(jìn)行情況說明或另附憑證說明，上報(bào)紙質(zhì)憑證。

4.因車站責(zé)任導(dǎo)致客戶預(yù)付款余額不足而收取的運(yùn)雜費(fèi)遲交金，應(yīng)予以退還。

四、落實(shí)預(yù)付款簽認(rèn)制度，確保資金使用安全。

1.是會計(jì)核算的主要組成部分。核對簽認(rèn)記錄用于上下級和往來單位之間，單位內(nèi)部一定期間互相核對的證明憑證。

2.是明確債權(quán)人與債務(wù)人之間經(jīng)濟(jì)往來，費(fèi)用結(jié)算，資金結(jié)余確認(rèn)，保護(hù)雙方資金履約使用的需要。雙方應(yīng)定期（按季）簽認(rèn)，核對相符。

3.客戶預(yù)付款單位與鐵路受理單位季度簽認(rèn)余額存在差異時(shí)，雙方應(yīng)主動進(jìn)行預(yù)付款存入、抵用（退款）、發(fā)票開具情況、財(cái)務(wù)進(jìn)賬情況等核對，查明原因，在“簽認(rèn)記錄”附注欄進(jìn)行說明，最終達(dá)到賬款相符，賬實(shí)相符、賬賬相符。

4.因預(yù)付款客戶消失、倒閉、重組及其他原因長期無法取得聯(lián)系，“簽認(rèn)記錄”不能正常簽認(rèn)時(shí)，應(yīng)在“簽認(rèn)記錄”附注欄說明原因。超過規(guī)定期限無法支付時(shí)，集團(tuán)公司收入管理部門提出處理意見，按照會計(jì)制度規(guī)定處理。

結(jié)束語

預(yù)付款管理在企業(yè)財(cái)務(wù)管理中具有重要意義，有利于提高資金使用效率，加速資金周轉(zhuǎn)，避免或減少資金壞賬損失。鐵路客貨營業(yè)單位，要嚴(yán)格執(zhí)行國鐵集團(tuán)《鐵路客戶預(yù)付款管理辦法》和運(yùn)輸企業(yè)管理部門制定的預(yù)付款管理辦法，正確核算客戶預(yù)付款，準(zhǔn)確列報(bào)運(yùn)輸收入相關(guān)報(bào)表，為旅客和貨主提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，樹立良好的企業(yè)形象。