關于加強人事檔案的開放式管理及信息化水平探究

劉津津

【摘要】本文首先從社會形勢、現有管理模式下檔案作用的弱化及人事檔案自身的不足等方面探討了人檔分離管理模式的成因。之后闡述了目前人檔分離面臨的一系列問題。最后從加強檔案信息真實有用性，人事檔案的開放式管理及檔案管理的信息化建設等方面提出了建議。

【關鍵詞】人檔分離;社會化管理;建議

當前“人檔分離”社會化管理還存在很多不足之處，對此文章提出加強檔案信息真實有用性，加強人事檔案的開放式管理，加強人事檔案管理的信息化水平等建議。

一、人檔分離的成因剖析

（一）檔案作用的逐漸弱化

隨著我國改革開放的不斷深入人事制度也隨之改革，非檔案的作用已慢慢趨向弱化，以前跟檔案有很大關系的東西現在已經不太依附在檔案里。近年來非公有制經濟在國民經濟中占的比例越來越高，外資和私營企業在進行招聘時只需把自己的個人資料交給他們就行了，比如畢業證、資格證、獲獎證等各種證的復印件。但是應聘人員必須把自身的檔案交由人才市場管理，人才之間的激烈競爭更強化了“人檔分離”這一行為。

（二）人事檔案自身的“缺陷”是主要原因

缺乏有效的信息，沒辦法使招聘企業的需求得到滿足。人事檔案必須保證其真實性和全面性。但是目前的檔案資料內容十分空洞，一般都是對個人經歷的記錄，包括入團入黨、家庭狀況和獎罰情況等等，而對于招聘人員的一些特長、心理狀況、性格等實際情況卻很少描述。人事檔案每份都應該獨具特色，而不是千篇一律，現在的人事檔案就存在這種格調相同，每個人的長短處一致的情況，缺乏特色，也沒有對具體事例的詳細分析，就是單純的評價招聘人員的綜合素質，因此在人事檔案里很難看出一個人真正的特點與特長。

（三）人檔分離是人事社會化管理的發展方向

以人事代理的合法方式來管理人事檔案，不僅可以讓員工免除后顧之憂，保證其根本利益，而且也減輕了用人單位的負擔。也就是說，在國家發展的新形勢下把“人檔分離”納入法制軌道，在一定程度上可以看出人事檔案管理的社會化程度，即“人檔分離”是人事管理社會化的一個重要表現。

二、當前“人檔分離”社會化管理存在的問題

（一）人事檔案管理缺乏規范性

目前不僅區的人才服務中心能夠寄存檔案，此外勞動部門的職介中心，企事業人才服務中心等也可以承擔存放檔案的責任。由于管理權責不明確，經常會出現很多漏洞，出現很多問題。

（二）有損個人利益

根據相關規定，個人把自己的人事檔案交由各級政府的人才流動服務機構管理的話，他們的權益以及應得的一些社會政治地位和待遇都會得到保護，比如保留自己原來的身份，按照國家規定進行檔案工資的提升，此外還有對員工進行轉正定級、對職業資格進行評定、出國政審、處理黨團關系、辦理社會保險、對個人證件進行年審、開與檔案有關的證明等。假如流動人員不遵守規定把人事檔案放錯了機構，人事部門就不會承認流動人員的原有身份，這樣一來肯定對他自身的利益有很大影響，上述待遇也就會沒有保障。

（三）不利于用人單位對人才的考察

對于企事業單位來講，人事檔案是他們對人才進行考察和任用的基本依據。因為缺乏真實全面的人事檔案，單憑個人對自己的描述單位很難準確掌握人才以前的成長以及專業技能，因此也就很難準確的評價人才，這樣一來就會給用人單位引進人才帶來風險。更有甚者，還有可能引發糾紛。

三、加強“人檔分離”社會化管理模式的幾點建議

“人檔分離”使得人跟自己檔案的距離變遠了，然而卻把兩者的關系拉近了。對“人檔分離”進行社會化管理使人事檔案的服務功能更加明顯，彰顯了以人為本的原則。這種模式要求對人事檔案進行管理一定得從下面這幾個方面進行改善：

（一）加強檔案信息真實有用性

與人才的成長和發展有關的資料，比如個人的受教育狀況、各種資格證書、職稱評定和個人以前承擔職務的情況、獲獎級別的記錄、個人是否有良好的信用等都應該保證其真實性。然而個人由于一時的錯誤導致受到用人單位的處分記錄不應該寫入人事檔案中，因為這有可能會影響人才一生的發展。

（二）加強人事檔案的開放式管理

在獲取檔案信息時也要秉承開放性的模式，個人擁有查看自己檔案記錄的權利，并可以索要有關的證明，如果發現錯誤記錄也可以要求對其進行改正;企事業單位如果想要查閱個人的檔案信息要經過必要的手續。檔案管理的最終目的是為了讓社會各方面更好的對其進行利用，但是也要有利于人事檔案的管理。

（三）加強人事檔案管理的信息化水平

把人事檔案交給公共管理機構進行集中統一管理是一項非常巨大的工程，一定得運用數字信息化的方法對其進行管理，只有這樣，才可以做到既拉近了的人與檔案的關系，又實現了人檔分離，不僅能很好的發揮人事檔案對人才發展的重要作用，又不至于像以前一樣束縛人才流動。

四、結語

如今社會主義市場經濟發展得越來越好，我國的經濟成分也趨向多元化，所以對人力資源進行優化配置也要隨之完善并形成完善的體系。然而檔案作用的逐漸弱化及檔案信息不夠全面，缺乏特色，也沒有對具體事例的詳細分析，就是單純的評價招聘人員的綜合素質，因此在人事檔案里很難看出一個人真正的特點與特長等因素成為了推動人檔分離的重要原因。

參考文獻：

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