淺談事業單位檔案工作規范化措施研究

程虹

【摘要】本文將闡述事業單位檔案工作規范化的主要內容和有效措施，希望能夠大幅度提高事業單位檔案管理工作水平，加快檔案工作信息化建設進程，從而全面推動事業單位檔案管理工作的現代化、信息化、規范化發展步伐，最大程度的發揮出檔案資源價值，為事業單位的蓬勃健康發展提供有力支持和保障。

【關鍵詞】事業單位;檔案工作;規范化;措施

檔案管理是一項系統性、綜合性的工作，主要涉及到檔案收集、整理、鑒定、保管等多個層面，檔案資源利用率更是直接關系到事業單位的發展前景。要想保證事業單位檔案資源得到科學合理的利用，就要切實加強檔案工作的規范化建設，爭取早日實現檔案管理的信息化，這樣事業單位制定的決策才能更具科學性，能夠迅速得以貫徹落實，事業單位管理服務能力得到顯著提升，將會更好的服務于社會公眾，為社會穩定和諧及經濟快速發展貢獻巨大力量。

一、事業單位檔案工作規范化的主要內容

（一）檔案收集規范化

檔案收集是檔案管理的首要環節，其實際工作效果將會對后續環節工作質量產生重大影響。在新時期，事業單位檔案工作規范化已經是必然趨勢，確保單位各個部門的有效溝通，打破信息壁壘，促使其將內部信息予以交換和共享，對于收集真實完整的檔案信息大有助益，可謂是一個好的開始，在此情況下檔案工作的規范化也能得以真正實現。

（二）檔案整理規范化

一般來說，檔案整理是緊跟在檔案收集之后的一項工作，旨在清晰反映檔案信息，為檔案資源的利用創造條件。此環節需要對檔案信息進行深度加工，包括分類、組合和編制等等，先要對檔案信息的真偽進行核實，確定無誤后才能開展后續工作。經過處理后的檔案信息可讀性較強，會分門別類的保存在對應目錄下，給人以一目了然之感。

（三）檔案鑒定規范化

對于事業單位而言，檔案資源的價值有著高低之分，價值越高的檔案資源意味著對單位發展的影響越大，這給檔案管理人員鑒定檔案資源價值提出了較為嚴格的標準和要求。相關工作人員應該學會正確鑒定檔案價值，適當延長這部分檔案的保管時間，深度挖掘檔案資源潛在內涵，提高其利用率。而價值較低的檔案則要定期進行銷毀，以免占據過多資源，增加檔案管理成本。

（四）檔案保管規范化

經過上述幾個環節處理后的檔案資源要進行規范化的保管，當今時代通常是對檔案資源進行數字化處理，然后保管在數據庫中，或者是用膠片、光盤、硬盤等保管檔案，大大降低了檔案占據空間，檔案信息遺失和泄露問題也能得以避免。檔案管理人員應該認識到現代技術手段在檔案保管工作中的應用優勢，學會運用多種方式來保管單位檔案，保證檔案信息的安全性。

二、事業單位檔案工作規范化的有效措施

（一）健全檔案工作機制

建立健全的檔案工作機制，可以體現出事業單位領導對檔案工作規范化的高度重視，還能保證數字化建設投入資源的充足性，嚴格規范檔案管理人員的行為，督促相關工作人員按照制度開展標準化操作，避免違規行為的發生，同時調動他們的工作積極性，使其認真負責的對待檔案管理工作，落實崗位職責。事業單位建立的制度應涵蓋檔案資源處理流程、歸檔范圍、保管期限、分類大綱、安全管理等方方面面，具體包括崗位責任制、激勵機制、保障機制等，強化各主體責任意識，推行文檔一體化要求，促進各個部門的交流合作，為檔案工作規范化夯實基礎。

（二）加強人才隊伍建設

作為事業單位檔案管理工作的主要實施者，檔案管理人員身上肩負著重大責任和使命，為了更加出色的完成檔案工作的規范化建設，實現檔案資源的信息化管理，必須要大力加強檔案管理人員的教育培訓，提高他們的專業素質能力，打造一支思想先進、業務水平高、責任心強的檔案管理人才隊伍。還要重點培養他們的信息素質，提高其計算機操作能力，那么檔案管理人員就會全身心的投入到檔案管理工作中，憑借自身智慧和能力來推動檔案工作的創新，促進檔案工作各個環節的規范化開展，事業單位檔案管理工作就會取得理想成效，檔案資源價值也將最大化的呈現出來。

（三）加強軟硬件設施建設

現代信息技術在事業單位檔案管理工作中的應用是推進其標準化、規范化的重要舉措，需要加大資金技術投入力度，結合我國法律法規及事業單位檔案管理信息系統建設要求合理選擇軟硬件設施，統一檔案資源格式，同時建立安全防御機制，保證檔案信息的安全性。該系統的建設能夠實現辦公自動化，減輕檔案管理人員工作負擔，將其從繁瑣的數據分析工作中解放出來，他們就會有更多時間和精力來分析檔案信息價值，及時發現和處理現有工作弊端，優化檔案管理工作模式，事業單位檔案管理工作成效也將邁上一個新臺階。

（四）強化檔案服務意識

檔案工作規范化的根本目標就是發揮檔案資源價值，使之能夠更好的服務于事業單位各項業務活動，提高事業單位管理與服務能力，促使事業單位切實履行社會職能。對此，增強檔案服務意識至關重要，應該創新檔案信息查詢方式，確保使用者可以通過多種形式快速便捷的查詢到需求的檔案信息，檔案資源在單位運營管理中就會起到關鍵性的作用。檔案管理人員應該樹立良好的創新思維，學會從現有工作中不斷汲取經驗，完善檔案管理信息系統功能，讓不同能力水平的使用者都能靈活使用該系統來獲取檔案信息，檔案信息的利用率就會明顯提升，事業單位的發展腳步也會走的更加穩健。

三、結語

信息時代的到來對于檔案工作規范化、電子化建設提出了迫切需求，事業單位應該加強制度體系和人才隊伍建設，加大資金資源投入力度，充分認識到檔案工作的服務職能，不斷實施檔案工作的改革和創新，以提高實際工作效率和質量，確保檔案信息得到最大程度的開發和利用，從而制定科學合理的戰略發展決策，為事業單位的可持續發展保駕護航。

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